• Как правильно управлять финансами своего бизнеса, если вы не специалист в области финансового анализа - Финансовый анализ

    Финансовый менеджмент - финансовые отношения между суъектами, управление финасами на разных уровнях, управление портфелем ценных бумаг, приемы управления движением финансовых ресурсов - вот далеко не полный перечень предмета "Финансовый менеджмент"

    Поговорим о том, что же такое коучинг? Одни считают, что это буржуйский брэнд, другие что прорыв с современном бизнессе. Коучинг - это свод правил для удачного ведения бизнесса, а также умение правильно распоряжаться этими правилами

2.7.5. Пример «Сертификация». Анализ процесса

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 

Основная задача оптимизации данного процесса - сокращение его длительности. Для этого необходимо проанализировать возможные варианты исполнения процесса, рассчитать их продолжительность, и выявить возможные пути оптимизации.

Рис. 54 Время выполнения функций в процессе сертификации

Для процесса Сертификации были установлены следующие продолжительности выполнения функций (см. Рис. 54). Эти результаты получены в результате опроса работнике и.

Расчет продолжительности по сценариям процесса Сертификации приведен в Табл. 14.

Табл. 14 Продолжительность вариантов процесса сертификации

Функция

Продолжительность исполнения

функции

Количество исполнений функции по сценариям

1

2

3

4

Формирование комплекта для сертификации

10 мин.

1

1

2

2

Доставка комплекта в Центр сертификации

1,5 часа

1

1

2

1

Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата

5 дней

1

1

2

1

Доставка результатов сертификации

1,5 часа

1

1

2

1

Информирование Отдела продаж о получении Сертификата

10 мин.

1

 

1

1

Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара

10 мин.

 

1

 

 

Запрос недостающих документов от поставщика

1 день

 

 

1

1

Отправка недостающих документов

5 дней

 

 

1

1

Длительность процесса, округленная до целых дней

 

6

6

17

12

Сценарий 1 - наименее продолжительный путь течения процесса. В этом случае выполняются следующие функции: «Формирование комплекта для сертификации» -«Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».

При этом функция «Оплата услуг Сертификационного центра» не должна учитываться при измерении срока сертификации продукции потому, что после «Информирования Отдела продаж о получении Сертификата» товар выпускается в продажу и дальнейшее продолжение процесса не влияет на замораживание оборотных средств.

Сценарий 2 - приведенный в таблице, показывает такую же продолжительность процесса, как и оптимальный, но при этом не достигает цели. При получении мотивированного отказа из Центра сертификации следует оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара. В итоге все убытки, понесенные в процессе закупки, доставки, хранения и, возможно, утилизации товара, необходимо взыскивать с поставщика. Это также. возможно, потребует времени и дополнительных затрат. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара».

Сценарий 3 - самый продолжительный вариант из приведенных в таблице. Процесс, фактически, повторяется дважды: после получения результатов сертификации выясняется, что в сертификации отказано из-за несоответствия документации. Следовательно, необходимо запросить у поставщика недостающую документацию и после ее получения начинать процесс с формирования комплекта для сертификации. В результате повторение процесса приводит к резкому увеличению продолжительности - до 17 дней. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».

Сценарий 4 - менее продолжительный, чем предыдущий, потому что здесь некомплектность документации выявляется на этапе формирования комплекта для сертификации. В результате только одна функция повторяется дважды (формирование комплекта для сертификации). Задержку же вызывает длительное получение недостающей документации у поставщика. В итоге продолжительность этого варианта процесса увеличивается до 12 суток. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» -«Информирование Отдела продаж о получении Сертификата»

Основная задача оптимизации данного процесса - сокращение его длительности. Для этого необходимо проанализировать возможные варианты исполнения процесса, рассчитать их продолжительность, и выявить возможные пути оптимизации.

Рис. 54 Время выполнения функций в процессе сертификации

Для процесса Сертификации были установлены следующие продолжительности выполнения функций (см. Рис. 54). Эти результаты получены в результате опроса работнике и.

Расчет продолжительности по сценариям процесса Сертификации приведен в Табл. 14.

Табл. 14 Продолжительность вариантов процесса сертификации

Функция

Продолжительность исполнения

функции

Количество исполнений функции по сценариям

1

2

3

4

Формирование комплекта для сертификации

10 мин.

1

1

2

2

Доставка комплекта в Центр сертификации

1,5 часа

1

1

2

1

Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата

5 дней

1

1

2

1

Доставка результатов сертификации

1,5 часа

1

1

2

1

Информирование Отдела продаж о получении Сертификата

10 мин.

1

 

1

1

Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара

10 мин.

 

1

 

 

Запрос недостающих документов от поставщика

1 день

 

 

1

1

Отправка недостающих документов

5 дней

 

 

1

1

Длительность процесса, округленная до целых дней

 

6

6

17

12

Сценарий 1 - наименее продолжительный путь течения процесса. В этом случае выполняются следующие функции: «Формирование комплекта для сертификации» -«Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».

При этом функция «Оплата услуг Сертификационного центра» не должна учитываться при измерении срока сертификации продукции потому, что после «Информирования Отдела продаж о получении Сертификата» товар выпускается в продажу и дальнейшее продолжение процесса не влияет на замораживание оборотных средств.

Сценарий 2 - приведенный в таблице, показывает такую же продолжительность процесса, как и оптимальный, но при этом не достигает цели. При получении мотивированного отказа из Центра сертификации следует оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара. В итоге все убытки, понесенные в процессе закупки, доставки, хранения и, возможно, утилизации товара, необходимо взыскивать с поставщика. Это также. возможно, потребует времени и дополнительных затрат. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара».

Сценарий 3 - самый продолжительный вариант из приведенных в таблице. Процесс, фактически, повторяется дважды: после получения результатов сертификации выясняется, что в сертификации отказано из-за несоответствия документации. Следовательно, необходимо запросить у поставщика недостающую документацию и после ее получения начинать процесс с формирования комплекта для сертификации. В результате повторение процесса приводит к резкому увеличению продолжительности - до 17 дней. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».

Сценарий 4 - менее продолжительный, чем предыдущий, потому что здесь некомплектность документации выявляется на этапе формирования комплекта для сертификации. В результате только одна функция повторяется дважды (формирование комплекта для сертификации). Задержку же вызывает длительное получение недостающей документации у поставщика. В итоге продолжительность этого варианта процесса увеличивается до 12 суток. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» -«Информирование Отдела продаж о получении Сертификата»