• Как правильно управлять финансами своего бизнеса, если вы не специалист в области финансового анализа - Финансовый анализ

    Финансовый менеджмент - финансовые отношения между суъектами, управление финасами на разных уровнях, управление портфелем ценных бумаг, приемы управления движением финансовых ресурсов - вот далеко не полный перечень предмета "Финансовый менеджмент"

    Поговорим о том, что же такое коучинг? Одни считают, что это буржуйский брэнд, другие что прорыв с современном бизнессе. Коучинг - это свод правил для удачного ведения бизнесса, а также умение правильно распоряжаться этими правилами

3. Компьютеризация управления делопроизводством

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 
102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 
119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 
136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 
153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 
170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 
187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 
204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 
221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 
238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 
255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 
272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 
289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 
306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 
323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 
340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 
357 358 359 360 361 362 363 364 365 366 367 368 369 370 371 372 373 
374 375 376 377 378 379 380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 
391 392 393 394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 
408 409 410 411 

 

Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:

• ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;

• комплексность в проработке коммерческой документации;

• обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;

• установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;

• резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.

Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм. Поэтому в учебнике на практических примерах будут показаны принципы такой организации применительно к структуре коммерческой фирмы, представленной в гл. 21, рис. 21.1.

В предыдущих главах этого раздела уже были показаны принципы компьютеризации комплексного планирования, доведения плановых заданий до исполнителей, самостоятельного планирования работы оперативным составом и контроля на всех уровнях исполнения. Все это также можно рассматривать, как часть общего процесса компьютеризации делопроизводства.

Делопроизводство, если его рассматривать как обработку входящей внешней информации, порядок принятия решений, контроля их исполнения и подготовки ответов, должно подчиняться следующему порядку.

1. Вся входящая информация должна регистрироваться и проходить первичную обработку в объединенной группе помощников и секретарей (6). В более крупных фирмах это могут быть специальные отделы, в мелких — делопроизводители-секретари.

2. Первичная обработка входящей информации осуществляется одним или группой опытных помощников, которые регистрируют ее получение и знакомятся с содержанием. В зависимости от адресата и содержания полученного документа принимаются различные решения.

Если документ, полученный на имя генерального директора, носит персональный характер или решение по нему должен и может без дополнительной проработки принять генеральный директор (2), то помощник либо передает ему документ, либо докладывает его содержание. По доложенному документу записывается или смысл ответа, или поручение подразделениям фирмы по его проработке и подготовке согласованного ответа. В первом случае помощник сам готовит проект ответа и после получения подписи генерального директора регистрирует код, дату ответа и передает его на отправку адресату. Оригинал входящего письма и копия ответа подшиваются под единым кодом в досье общей переписки генерального директора, а в соответствующий файл компьютера под тем же кодом вносятся их краткие аннотации.

Во втором случае генеральный директор может дать поручение проработать вопрос и подготовить за его подписью ответ на входящее письмо. Например, на имя генерального директора пришло предложение от другой фирмы о совместной кооперации в сбыте товаров. Тогда помощник пишет на письме резолюцию генерального директора, получает под резолюцией его подпись, кодирует этот документ, сканирует его и направляет по компьютерной сети маркетинг-директору (3) и коммерческому директору (4). Маркетинг-директор, в свою очередь, дает поручение отделу по кооперации (10) и направляет его в отдел по компьютерной сети, коммерческий директор направляет документ со своим поручением отделу координации закупок и продаж (13). Руководство указанных отделов уже со своими поручениями включает их в комплексные компьютерные планы непосредственных исполнителей. Одновременно маркетинг-директор (3) направляет компьютерную копию этого письма в отдел маркетинга и цен (7) для занесения его в файл справочных материалов на фирмы. В тот же отдел помощники направляют оригинал полученного письма.

Отдел кооперации (10) готовит проект ответа, направляет его на согласование отделу координации закупок и продаж (13). Согласованный проект ответа направляется маркетинг-директору, который визирует проект и направляет группе помощников (6). Помощники распечатывают проект ответа на принтере, получают подпись генерального директора и передают письмо секретарям на отправку. Секретарь регистрирует исходящее письмо и вводит в компьютерную сеть дату отправки письма под присвоенным ему кодом.

Если на любом этапе согласования в письмо вносятся поправки, то в отделы кооперации и координации закупок и продаж (10, 13), участвовавшие в подготовке проекта ответа, а также в отдел маркетинга и цен (7) передаются скорректированные экземпляры ответа. Упрощенные программы могут предусматривать, что команды на передачу скорректированных ответов соответствующим отделам (7), (10) и (13) даются секретарями, более сложные программы должны предусматривать их автоматическую передачу.

Такая система позволяет генеральному директору, его заместителям и помощникам, набрав код документа и номер отдела, в любой момент узнать состояние проработки поручения и подготовки ответа, не отвлекая исполнителей от ведения плановой оперативной работы.

Если на имя генерального директора получено письмо, из содержания которого следует, что в его проработке и подготовке ответа не требуется участия ни самого генерального директора, ни его заместителей, помощники могут направить его на проработку непосредственно в специализированные отделы. Например, получена претензия в связи с опозданием в поставке покупателю партии товара, включающая требование выплаты в соответствии с условиями контракта штрафных санкций.

В этом случае помощники сканируют поступившую претензию и направляют ее в отдел координации закупок и продаж (13), а также в юридический отдел (17) с резолюцией проверить ее обоснованность и подготовить ответ за подписью коммерческого директора (4). Руководство указанных отделов включает задания на подготовку и согласование письма в планы оперативных работников.

К примеру, работники оперативно-коммерческой группы, ведущие этот заказ (18), готовят ответ, объясняющий, что опоздание в поставке произошло из-за задержки покупателем открытия аккредитива, и согласовывают с юридическим отделом (17) встречную претензию с обоснованием права взыскать санкции с покупателя. Завизированный начальником отдела координации закупок и продаж (13), а также юристом (17) проект встречной претензии передается по компьютерной системе на визу коммерческому директору. Если коммерческий директор не знает о получении от покупателя претензии, он по коду на проекте ответа вызывает на свой монитор содержание письма покупателя. При согласии с проектом ответа он визирует этот проект, впечатывая «Согласен, такой-то», и передает его помощникам и секретарям. Они распечатывают на принтере ответ, получают подпись коммерческого директора, регистрируют и отправляют письмо. Начальникам отделов и оперативным работникам по сети передается сообщение: «Отправлено без изменений такого-то числа под таким-то номером».

Программа может предусматривать возможность ознакомления с входящей коммерческой корреспонденцией, ходом ее проработки и принятыми решениями всеми работниками фирмы или только теми, кто имел отношение к проработке конкретной информации или задания. И тот и другой вариант имеют свои положительные и отрицательные стороны.

Опыт показывает, что найти в продаже компьютерную программу, учитывающую индивидуальные особенности коммерческой работы фирмы, практически очень сложно. Пока проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно. В разработке алгоритмов программ должны участвовать представители всех подразделений фирмы.

Приведенный в этой главе материал, использующий обобщение опыта компьютеризации планирования и делопроизводства достаточного числа российских и зарубежных фирм, может рассматриваться как перечень некоторых принципов для самостоятельной разработки программ каждой фирмой.

 

 

Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:

• ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;

• комплексность в проработке коммерческой документации;

• обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;

• установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;

• резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.

Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм. Поэтому в учебнике на практических примерах будут показаны принципы такой организации применительно к структуре коммерческой фирмы, представленной в гл. 21, рис. 21.1.

В предыдущих главах этого раздела уже были показаны принципы компьютеризации комплексного планирования, доведения плановых заданий до исполнителей, самостоятельного планирования работы оперативным составом и контроля на всех уровнях исполнения. Все это также можно рассматривать, как часть общего процесса компьютеризации делопроизводства.

Делопроизводство, если его рассматривать как обработку входящей внешней информации, порядок принятия решений, контроля их исполнения и подготовки ответов, должно подчиняться следующему порядку.

1. Вся входящая информация должна регистрироваться и проходить первичную обработку в объединенной группе помощников и секретарей (6). В более крупных фирмах это могут быть специальные отделы, в мелких — делопроизводители-секретари.

2. Первичная обработка входящей информации осуществляется одним или группой опытных помощников, которые регистрируют ее получение и знакомятся с содержанием. В зависимости от адресата и содержания полученного документа принимаются различные решения.

Если документ, полученный на имя генерального директора, носит персональный характер или решение по нему должен и может без дополнительной проработки принять генеральный директор (2), то помощник либо передает ему документ, либо докладывает его содержание. По доложенному документу записывается или смысл ответа, или поручение подразделениям фирмы по его проработке и подготовке согласованного ответа. В первом случае помощник сам готовит проект ответа и после получения подписи генерального директора регистрирует код, дату ответа и передает его на отправку адресату. Оригинал входящего письма и копия ответа подшиваются под единым кодом в досье общей переписки генерального директора, а в соответствующий файл компьютера под тем же кодом вносятся их краткие аннотации.

Во втором случае генеральный директор может дать поручение проработать вопрос и подготовить за его подписью ответ на входящее письмо. Например, на имя генерального директора пришло предложение от другой фирмы о совместной кооперации в сбыте товаров. Тогда помощник пишет на письме резолюцию генерального директора, получает под резолюцией его подпись, кодирует этот документ, сканирует его и направляет по компьютерной сети маркетинг-директору (3) и коммерческому директору (4). Маркетинг-директор, в свою очередь, дает поручение отделу по кооперации (10) и направляет его в отдел по компьютерной сети, коммерческий директор направляет документ со своим поручением отделу координации закупок и продаж (13). Руководство указанных отделов уже со своими поручениями включает их в комплексные компьютерные планы непосредственных исполнителей. Одновременно маркетинг-директор (3) направляет компьютерную копию этого письма в отдел маркетинга и цен (7) для занесения его в файл справочных материалов на фирмы. В тот же отдел помощники направляют оригинал полученного письма.

Отдел кооперации (10) готовит проект ответа, направляет его на согласование отделу координации закупок и продаж (13). Согласованный проект ответа направляется маркетинг-директору, который визирует проект и направляет группе помощников (6). Помощники распечатывают проект ответа на принтере, получают подпись генерального директора и передают письмо секретарям на отправку. Секретарь регистрирует исходящее письмо и вводит в компьютерную сеть дату отправки письма под присвоенным ему кодом.

Если на любом этапе согласования в письмо вносятся поправки, то в отделы кооперации и координации закупок и продаж (10, 13), участвовавшие в подготовке проекта ответа, а также в отдел маркетинга и цен (7) передаются скорректированные экземпляры ответа. Упрощенные программы могут предусматривать, что команды на передачу скорректированных ответов соответствующим отделам (7), (10) и (13) даются секретарями, более сложные программы должны предусматривать их автоматическую передачу.

Такая система позволяет генеральному директору, его заместителям и помощникам, набрав код документа и номер отдела, в любой момент узнать состояние проработки поручения и подготовки ответа, не отвлекая исполнителей от ведения плановой оперативной работы.

Если на имя генерального директора получено письмо, из содержания которого следует, что в его проработке и подготовке ответа не требуется участия ни самого генерального директора, ни его заместителей, помощники могут направить его на проработку непосредственно в специализированные отделы. Например, получена претензия в связи с опозданием в поставке покупателю партии товара, включающая требование выплаты в соответствии с условиями контракта штрафных санкций.

В этом случае помощники сканируют поступившую претензию и направляют ее в отдел координации закупок и продаж (13), а также в юридический отдел (17) с резолюцией проверить ее обоснованность и подготовить ответ за подписью коммерческого директора (4). Руководство указанных отделов включает задания на подготовку и согласование письма в планы оперативных работников.

К примеру, работники оперативно-коммерческой группы, ведущие этот заказ (18), готовят ответ, объясняющий, что опоздание в поставке произошло из-за задержки покупателем открытия аккредитива, и согласовывают с юридическим отделом (17) встречную претензию с обоснованием права взыскать санкции с покупателя. Завизированный начальником отдела координации закупок и продаж (13), а также юристом (17) проект встречной претензии передается по компьютерной системе на визу коммерческому директору. Если коммерческий директор не знает о получении от покупателя претензии, он по коду на проекте ответа вызывает на свой монитор содержание письма покупателя. При согласии с проектом ответа он визирует этот проект, впечатывая «Согласен, такой-то», и передает его помощникам и секретарям. Они распечатывают на принтере ответ, получают подпись коммерческого директора, регистрируют и отправляют письмо. Начальникам отделов и оперативным работникам по сети передается сообщение: «Отправлено без изменений такого-то числа под таким-то номером».

Программа может предусматривать возможность ознакомления с входящей коммерческой корреспонденцией, ходом ее проработки и принятыми решениями всеми работниками фирмы или только теми, кто имел отношение к проработке конкретной информации или задания. И тот и другой вариант имеют свои положительные и отрицательные стороны.

Опыт показывает, что найти в продаже компьютерную программу, учитывающую индивидуальные особенности коммерческой работы фирмы, практически очень сложно. Пока проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно. В разработке алгоритмов программ должны участвовать представители всех подразделений фирмы.

Приведенный в этой главе материал, использующий обобщение опыта компьютеризации планирования и делопроизводства достаточного числа российских и зарубежных фирм, может рассматриваться как перечень некоторых принципов для самостоятельной разработки программ каждой фирмой.