• Как правильно управлять финансами своего бизнеса, если вы не специалист в области финансового анализа - Финансовый анализ

    Финансовый менеджмент - финансовые отношения между суъектами, управление финасами на разных уровнях, управление портфелем ценных бумаг, приемы управления движением финансовых ресурсов - вот далеко не полный перечень предмета "Финансовый менеджмент"

    Поговорим о том, что же такое коучинг? Одни считают, что это буржуйский брэнд, другие что прорыв с современном бизнессе. Коучинг - это свод правил для удачного ведения бизнесса, а также умение правильно распоряжаться этими правилами

3.2. Компьютеризация комплексного планирования

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 
102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 
119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 
136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 
153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 
170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 
187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 
204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 
221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 
238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 
255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 
272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 
289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 
306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 
323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 
340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 
357 358 359 360 361 362 363 364 365 366 367 368 369 370 371 372 373 
374 375 376 377 378 379 380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 
391 392 393 394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 
408 409 410 411 

 

Каждый отдел и каждая оперативная группа не только ведут комплексное компьютерное планирование своей работы, но и отмечают выполнение плановых заданий. Практика показывает, что это удобно делать в виде универсальных формализованных таблиц для всех отделов и оперативных групп. К данным выполнения комплексных планов любым подразделением фирмы может быть допущен либо любой работник фирмы, либо ограниченное их число (личные коды сотрудников закладываются в программу).

Сетевые программы на некоторых фирмах имеют и другие ограничения. Например, директор фирмы не может дать по компьютерной сети указание непосредственному исполнителю, минуя руководство специализированного отдела, которому подчинен исполнитель, а исполнитель не может обратиться с предложением к руководителям фирмы через голову начальника отдела, которому подчинена структура, в которой он работает. В то же время руководитель отдела при докладе по компьютерной сети руководству фирмы обязан сослаться на автора предложения, дать этому предложению объективную оценку, подтвердить согласие с ним либо внести в него корректировки или выразить свое принципиальное несогласие. Однако во всех случаях он обязан сохранить в памяти компьютера первоначальный вариант автора.

Наряду с общим комплексным планированием, не менее важно компьютерное планирование работы непосредственных исполнителей. Получив задание по реализации на рынке определенного товара с указанием объемов поставок, сумм и сроков получения выручки, оперативная коммерческая группа составляет свой календарный план действий, сводя его в табличную форму. В табл. 22.3 в качестве примера представлено поэтапное планирование работы оперативно-коммерческой группы.

 

Таблица 22.3. Часть комплексного плана оперативно-коммерческой группы

 

 

Например, оперативная коммерческая группа получила плановое задание от 29 декабря 1997 г. на реализацию на внутреннем (или внешнем) рынке в 1998 г. нового товара. В компьютер за № 331 введено плановое поручение, полученное 29 декабря 1997 г. от планово-аналитического отдела через финансового и коммерческого директоров и отдел координации закупок и продаж, на сбыт в 1998 г. 40 тыс. т химического концентрата с получением валютной выручки в ноябре 1998 г. Одновременно до оперативных работников доводится информация, что поставщик может начать поставку концентрата только в сентябре 1998 г. и средства на его закупку у поставщика предусмотрены на август—сентябрь 1998 г.

В связи с этим оперативно-коммерческой группой принято решение запросить отдел маркетинга и рекламы о следующем:

1) сообщить наиболее перспективные рынки сбыта;

2) сообщить адреса наиболее перспективных покупателей;

3) провести рекламную кампанию в мае—июне (до мертвого сезона отпусков в июле — августе);

4) предоставить ценовые материалы.

Отдел маркетинга и рекламы, исходя из времени, необходимого на выполнение перечисленных задач, предлагает включить в комплексный план следующие сроки исполнения:

по пункту 1 перечень наиболее перспективных рынков сбыта может быть сообщен до 1 марта 1998 г.;

по пункту 2 адреса наиболее перспективных покупателей — не ранее 1 июля 1998 г.;

по пункту 3 предлагается провести рекламную кампанию в апреле — мае 1998 г. Вопрос финансирования рекламной кампании согласован;

по пункту 4 ценовые материалы могут быть переданы до 1 апреля 1998 г.

На просьбу оперативно-коммерческой группы приблизить сроки запросов отдел маркетинга и рекламы ответил отказом, ссылаясь на то, что эти адреса могут быть выяснены только в результате проведения первого этапа рекламной кампании.

Оперативно-коммерческая группа, надеясь на получение запросов предложений в результате первого этапа рекламной кампании в апреле—июне, принимает решение заранее рассчитать и утвердить цены, подготовить к рассылке технико-коммерческие предложения, составить и согласовать с юридическим и валютно-финансовым отделами проект контракта. Затем оперативно-коммерческая группа планирует период вступления в переговоры и подписания контрактов, предусматривает осуществление контроля поставки товаров и получения валютной выручки к установленному заданием сроку.

Компьютерная программа должна обеспечивать возможность вызова на свой монитор руководством фирмы и каждым участником выполнения комплексной программы по присвоенному ей коду (в нашем примере — код № 331) части комплексного плана каждого подразделения фирмы, участвующего в его реализации, и получения данных о ходе исполнения запланированных операций.

Естественно, что на этом планирование работы оперативно-коммерческой группы по заданию № 331 не заканчивается. Вполне возможно, что в ходе выполнения плана в него будут внесены коррективы. Например, в результате проведения рекламной кампании стало очевидно, что первые запросы на поставку концентрата будут получены в мае 1998 г., вследствие чего будут приближены сроки рассылки технико-коммерческих предложений и подготовки проектов контрактов. Или, например, из-за ограниченного числа твердых запросов выяснилось, что придется провести дополнительную рекламную кампанию в сентябре 1998 г.

В ходе проработки запросов покупателей обязательно должны быть уточнены сроки переговоров и подписания контрактов с отдельными фирмами, при экспорте запланированы срочные вылеты на переговоры за границу, приглашение фирм-покупателей в Россию. Как обычно, придется обращаться к поставщикам с просьбой сообщить ход исполнения поставок товара и т.д.

Некоторым начинающим коммерсантам может показаться ненужным излишеством столь детальная разработка плана. Однако следует учесть то обстоятельство, что оперативно-коммерческая группа фирмы одновременно может вести более десятка подобных поручений, не считая срочных внеплановых заданий руководства. Опыт показывает, что, во-первых, время, затрачиваемое на детальное планирование работы, экономит в несколько раз большее время на саму работу, во-вторых, только такое планирование позволяет обеспечить взаимозаменяемость работников в оперативной коммерческой группе, в-третьих, оно освобождает оперативный состав от необходимости составлять справки и периодически докладывать руководству о состоянии дел, поскольку само руководство может вызвать на свой монитор интересущие его этапы проработки всех поручений по присвоенным кодам. Очень полезно предусмотреть в программе возможность для оперативных работников вызывать на монитор по отдельным кодам или по всему плану группы Данные трех видов: «Что надо сделать сегодня», «Что надо сделать завтра» и «Что надо сделать до определенного заданного числа». Такая система практически исключает срывы выполнения запланированных сроков подготовки документов, встреч, командировок и т.д., что повышает оперативность и надежность коммерческой деятельности.

Практика работы российских коммерческих фирм показывает, что комплексное компьютерное планирование пока еще редкое явление, хотя уже есть примеры такой организации коммерческой работы, которые отличаются от изложенного только в некоторых деталях. Различия чаще всего состоят в ограниченности комплексного характера планов, недостаточной проработанности отдельных этапов и несвоевременности их комплексных корректировок.

 

 

Каждый отдел и каждая оперативная группа не только ведут комплексное компьютерное планирование своей работы, но и отмечают выполнение плановых заданий. Практика показывает, что это удобно делать в виде универсальных формализованных таблиц для всех отделов и оперативных групп. К данным выполнения комплексных планов любым подразделением фирмы может быть допущен либо любой работник фирмы, либо ограниченное их число (личные коды сотрудников закладываются в программу).

Сетевые программы на некоторых фирмах имеют и другие ограничения. Например, директор фирмы не может дать по компьютерной сети указание непосредственному исполнителю, минуя руководство специализированного отдела, которому подчинен исполнитель, а исполнитель не может обратиться с предложением к руководителям фирмы через голову начальника отдела, которому подчинена структура, в которой он работает. В то же время руководитель отдела при докладе по компьютерной сети руководству фирмы обязан сослаться на автора предложения, дать этому предложению объективную оценку, подтвердить согласие с ним либо внести в него корректировки или выразить свое принципиальное несогласие. Однако во всех случаях он обязан сохранить в памяти компьютера первоначальный вариант автора.

Наряду с общим комплексным планированием, не менее важно компьютерное планирование работы непосредственных исполнителей. Получив задание по реализации на рынке определенного товара с указанием объемов поставок, сумм и сроков получения выручки, оперативная коммерческая группа составляет свой календарный план действий, сводя его в табличную форму. В табл. 22.3 в качестве примера представлено поэтапное планирование работы оперативно-коммерческой группы.

 

Таблица 22.3. Часть комплексного плана оперативно-коммерческой группы

 

 

Например, оперативная коммерческая группа получила плановое задание от 29 декабря 1997 г. на реализацию на внутреннем (или внешнем) рынке в 1998 г. нового товара. В компьютер за № 331 введено плановое поручение, полученное 29 декабря 1997 г. от планово-аналитического отдела через финансового и коммерческого директоров и отдел координации закупок и продаж, на сбыт в 1998 г. 40 тыс. т химического концентрата с получением валютной выручки в ноябре 1998 г. Одновременно до оперативных работников доводится информация, что поставщик может начать поставку концентрата только в сентябре 1998 г. и средства на его закупку у поставщика предусмотрены на август—сентябрь 1998 г.

В связи с этим оперативно-коммерческой группой принято решение запросить отдел маркетинга и рекламы о следующем:

1) сообщить наиболее перспективные рынки сбыта;

2) сообщить адреса наиболее перспективных покупателей;

3) провести рекламную кампанию в мае—июне (до мертвого сезона отпусков в июле — августе);

4) предоставить ценовые материалы.

Отдел маркетинга и рекламы, исходя из времени, необходимого на выполнение перечисленных задач, предлагает включить в комплексный план следующие сроки исполнения:

по пункту 1 перечень наиболее перспективных рынков сбыта может быть сообщен до 1 марта 1998 г.;

по пункту 2 адреса наиболее перспективных покупателей — не ранее 1 июля 1998 г.;

по пункту 3 предлагается провести рекламную кампанию в апреле — мае 1998 г. Вопрос финансирования рекламной кампании согласован;

по пункту 4 ценовые материалы могут быть переданы до 1 апреля 1998 г.

На просьбу оперативно-коммерческой группы приблизить сроки запросов отдел маркетинга и рекламы ответил отказом, ссылаясь на то, что эти адреса могут быть выяснены только в результате проведения первого этапа рекламной кампании.

Оперативно-коммерческая группа, надеясь на получение запросов предложений в результате первого этапа рекламной кампании в апреле—июне, принимает решение заранее рассчитать и утвердить цены, подготовить к рассылке технико-коммерческие предложения, составить и согласовать с юридическим и валютно-финансовым отделами проект контракта. Затем оперативно-коммерческая группа планирует период вступления в переговоры и подписания контрактов, предусматривает осуществление контроля поставки товаров и получения валютной выручки к установленному заданием сроку.

Компьютерная программа должна обеспечивать возможность вызова на свой монитор руководством фирмы и каждым участником выполнения комплексной программы по присвоенному ей коду (в нашем примере — код № 331) части комплексного плана каждого подразделения фирмы, участвующего в его реализации, и получения данных о ходе исполнения запланированных операций.

Естественно, что на этом планирование работы оперативно-коммерческой группы по заданию № 331 не заканчивается. Вполне возможно, что в ходе выполнения плана в него будут внесены коррективы. Например, в результате проведения рекламной кампании стало очевидно, что первые запросы на поставку концентрата будут получены в мае 1998 г., вследствие чего будут приближены сроки рассылки технико-коммерческих предложений и подготовки проектов контрактов. Или, например, из-за ограниченного числа твердых запросов выяснилось, что придется провести дополнительную рекламную кампанию в сентябре 1998 г.

В ходе проработки запросов покупателей обязательно должны быть уточнены сроки переговоров и подписания контрактов с отдельными фирмами, при экспорте запланированы срочные вылеты на переговоры за границу, приглашение фирм-покупателей в Россию. Как обычно, придется обращаться к поставщикам с просьбой сообщить ход исполнения поставок товара и т.д.

Некоторым начинающим коммерсантам может показаться ненужным излишеством столь детальная разработка плана. Однако следует учесть то обстоятельство, что оперативно-коммерческая группа фирмы одновременно может вести более десятка подобных поручений, не считая срочных внеплановых заданий руководства. Опыт показывает, что, во-первых, время, затрачиваемое на детальное планирование работы, экономит в несколько раз большее время на саму работу, во-вторых, только такое планирование позволяет обеспечить взаимозаменяемость работников в оперативной коммерческой группе, в-третьих, оно освобождает оперативный состав от необходимости составлять справки и периодически докладывать руководству о состоянии дел, поскольку само руководство может вызвать на свой монитор интересущие его этапы проработки всех поручений по присвоенным кодам. Очень полезно предусмотреть в программе возможность для оперативных работников вызывать на монитор по отдельным кодам или по всему плану группы Данные трех видов: «Что надо сделать сегодня», «Что надо сделать завтра» и «Что надо сделать до определенного заданного числа». Такая система практически исключает срывы выполнения запланированных сроков подготовки документов, встреч, командировок и т.д., что повышает оперативность и надежность коммерческой деятельности.

Практика работы российских коммерческих фирм показывает, что комплексное компьютерное планирование пока еще редкое явление, хотя уже есть примеры такой организации коммерческой работы, которые отличаются от изложенного только в некоторых деталях. Различия чаще всего состоят в ограниченности комплексного характера планов, недостаточной проработанности отдельных этапов и несвоевременности их комплексных корректировок.