• Как правильно управлять финансами своего бизнеса, если вы не специалист в области финансового анализа - Финансовый анализ

    Финансовый менеджмент - финансовые отношения между суъектами, управление финасами на разных уровнях, управление портфелем ценных бумаг, приемы управления движением финансовых ресурсов - вот далеко не полный перечень предмета "Финансовый менеджмент"

    Поговорим о том, что же такое коучинг? Одни считают, что это буржуйский брэнд, другие что прорыв с современном бизнессе. Коучинг - это свод правил для удачного ведения бизнесса, а также умение правильно распоряжаться этими правилами

Глава III. Как можно вырасти в процессе административного управления?

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 

Революция в административно-канцелярской работе не окончилась, но ее исход ясно предопределен. Современная контора — это штаб руководства, а новый административный руководитель конторы — начальник штаба. Для того чтобы выполнять свои новые обязанности, руководитель конторы должен знать весь механизм своей организации.

В майском номере журнала «Администрейтив менеджмент» за 1961 г. приветствовался вновь появившийся управляющий административными службами, как «новое название для новой эры» и объявлялось, что журнал отказывается от своего прежнего названия «Оффис менеджмент энд америкэн бизнес», отражая «повышение в рангах и служебном статусе своих подписчиков на журнал». В редакционной статье апрельского номера подробно рассматривались изменения, происходящие в конторе и с «управляющим конторой».

В результате все большего влияния на американские концерны растущего усложнения системы связи и оборудования по обработке информации пересмотрены прежние тенденции к децентрализации в сторону сосредоточения традиционных связей и функций по руководству в центральном административном аппарате. Этот аппарат стал мозговым центром по руководству всей деятельностью компании, исходной точкой рождения всех директив. В этом процессе лицу, ответственному за деятельность конторы, независимо от его ранга передавалось все больше и больше полномочий и расширялся круг его функций, касающихся всей компании.

В небольших компаниях, хотя и не всегда происходят такие резкие изменения, отражение меняющегося положения административной функции имело в значительной мере тот же эффект на повышение обязанностей управляющего.

В настоящее время ответственность лица, ведающего центральным административным аппаратом, не ограничивается зданием и кадрами центральной конторы. Этот руководитель отвечает за всю систему связи — будь то документооборот, арендованные средства связи или перфорированная лента, которая обеспечивает деятельность компании и ее конкурентоспособность. В связи с этим он перешел на совершенно новое положение, которое обеспечивает ему значительно большие масштабы, полномочия и ответственность, чем то, которое он занимал в прошлом.

От управляющего конторой до администратора

Обычно считается, что традиционный управляющий конторой не подходит для новых обязанностей. Бад Сил, вице-президент компании «Шпигель», недавно заявил: «К сожалению, скрепки, резинки и шариковые ручки часто являются символами руководства конторой. Когда управляющие контор откажутся от этих тривиальных атрибутов и заменят их нормами времени, учетом производства и логарифмической линейкой, они более глубоко поймут свой потенциал вкладчика в прибыли промышленности».

Хотя многие улучшения канцелярских операций явились результатом деятельности сознательных руководителей контор, — отмечает Сил,— основной вклад, по-видимому, делают специальные группы персонала, такие как отделения по методам, отделы по организации производства, группы программирования при вычислительных центрах и отделы по системам и процедурам».

В мае 1961 г. Джеймс Р. Тейлор, директор программ по подготовке специалистов высшей школы коммерческой администрации университета Вейн, который был выбран президентом национального бюро по управлению конторами (НОМА), заявил на заседании этого бюро относительно нового управляющего по административным вопросам:

«Место управляющего конторой является идеальной должностью, но управляющий должен расширить свой кругозор. Вместо того чтобы думать лишь о своих текущих делах, управляющий должен параллельно заниматься вопросами сбыта, производства, финансов и закупок». Он должен стать «пятой спицей во всей административной колеснице». Хотя профессор Тейлор также считает, что управляющий конторой вчерашнего дня не готов к выполнению этой обязанности, он отмечает, что растет новое поколение.

НОМА обследует административное руководство. Для того чтобы определить, что произошло с управляющим конторой вчерашнего дня и каково новое поколение сегодняшнего дня, журнал «Администрейтив менеджмент» обследовал около 200 человек, присутствовавших на совещании НОМА в мае 1961 г. в Сен-Луисе. Компании, представленные этими администраторами, были в среднем крупнее американских фирм в целом. Менее 18% обследуемых лиц представляли компании, имеющие 99 и меньше служащих, в то время как 40% приходилось на корпорации, имеющие 1000 человек и более.

«Означает ли это, что компании прогрессивны, потому что они столь велики?» Возможно, — замечает Джон Ален Ри, — но, всего лишь 50 лет назад и такие небольшие организации, как «Дженерал моторе» и «Интернешенл бизнес машинз», были также прогрессивными».

Администраторы теперь занимают должности, как показало обследование НОМА, которые отражают их возросший престиж. Более 1/3 ответивших на вопросы занимают такие должности, как управляющий канцелярскими службами, заведующий общими конторскими службами, управляющий общим сектором, главный управляющий канцелярскими службами, управляющий административными службами и другие аналогичные им.

Управляющий конторой — второе, наиболее часто употребляемое наименование, однако оно приходилось лишь на 1/8 присланных ответов. Почти одинаковое количество (1/10) были либо вице-президентами, либо казначеями, еще 1/10— управляющим персоналом. Вторая треть приславших ответы приходилась на эти группы. На оставшуюся треть приходились такие наименования, как управляющий по продажам, управляющий по учету, контролер, управляющий по системам и процедурам и помощники по персоналу. Численность штата администраторов была выше средней. Хотя более половины из них имели штат менее 25 человек, почти 1/5 руководила более чем 100 служащими. Разбивка по численности представляла следующую картину:

%

Число подчиненных

54

0—24

11

25—49

16

50—99

19

100 и более

Современная контора требует руководителя. Аналогичное обследование было проведено журналом «Модерн оффис просиджерс», который был основан в 1956 г. для освещения самых последних достижений в области административной работы. Из ответов 12 тыс. работников служб управления журнал сделал вывод.

Должностное наименование — управляющий конторой — почти исчезло. Несколько лет назад, когда контора являлась «падчерицей» компании, это наименование было слишком общим. В настоящее время должностные, наименования отражают новое положение в отношении ответственности в конторе — контролер, директор по финансам и службам, главный управляющий, казначей, управляющий по административным вопросам, президент, заведующий учетом, инженер по расчетам и программам, управляющий по системам и процедурам, директор по планированию и процедурам, управляющий по операциям, вице-президент и секретарь.

Хотя нового руководителя конторы нельзя охарактеризовать одним должностным наименованием или спецификой выполняемой им работы, для них всех существует общий знаменатель независимо от предприятия, с которым они связаны, или размера их компании. Этим знаменателем является «сила и способность, которую они имеют для осуществления тяжелой и требовательной работы». В небольших и средних конторах один руководитель несет всю тяжесть ответственности за контору. В крупных компаниях несколько человек отвечает за определенные области операций конторы: «высший руководитель не может делать всю работу один».

Типичным руководителем согласно обследованию является 44-летний мужчина. Этот новый руководитель конторой работает в своей компании 12 лет, но он не занимает этот пост слишком долго — статистическая медиана составляет в среднем пять с половиной лет.

Обследованием установлено, что когда речь шла о лицах, являвшихся членами «руководящего состава» корпорации, 61% было членами правлений компаний с различной ответственностью, прежде чем они начали руководить административной работой. Такие должности, как помощник заведующего финансовыми вопросами, являлись школой для 62% руководителей по финансовым вопросам и 60% руководителей по административным вопросам. Сферы работы новых руководителей многообразны

—более 50% выбирают банк, обслуживающий компанию, и работают в контакте с ним;

—более 95% отвечают за аренду автомобилей;

—более 75% выбирают «компанию кредитных карточек» 1;

— почти 65% отбирают и покупают счетные машины, 49% отвечают за машины по обработке информации и 97% — за работу центров по обработке информации;

—более 47% осуществляют руководство пенсионными фондами, 68% выбирают компанию для больничного страхования своих служащих, 70% обеспечивают свою компанию полисами по страхованию от увечья и страхованию жизни ее служащих;

—почти 80% нанимают канцелярский персонал, 60% отбирают программы тестов для служащих и 75% организуют наем служащих на временную работу;

—более 90% отвечают за формы, документы, размножение документов и печатание.

Журнал «Модерн оффис просиджерс» отмечает, что имеется «несколько важных оснований», почему роль руководителя конторы сейчас значительнее, чем было в прошлом. «Число конторских служащих, которыми надо руководить, намного больше, чем было раньше, и оно ежедневно растет. Капитальные затраты на конторское оборудование приближаются к затратам на заводское оборудование. Ключ к контролю и сокращению затрат для всех операций компании лежит в конторе, особенно сейчас, когда машины по своевременной обработке информации становятся мостом между конторой и предприятием».

Изменение в распределении ответственности в конторах. Для того чтобы закончить рассмотрение вопроса об ответственности администратора, в обоих обследованиях руководителям контор задавался вопрос о том, кому они подчинены. Журнал «Администрейтив менеджмент» установил, что свыше половины приславших ответы подчинялись президенту, вице-президенту или контролеру. Среди руководителей, обследованных журналом «Модерн оффис просиджерс», немногим больше половины подчинялись членам «руководящего состава» корпорации.

Дальнейшим показателем возросшей ответственности в конторах являются изменения в положении и должностных наименованиях лиц, присутствовавших на трехдневных совещаниях круглого стола, проведенных «Dun's Review» в 1960 г. Все они были «руководителями, связанными с операциями контор».

Из 74 человек, которые присутствовали, несколько человек были консультантами или были связаны с деятельностью консультирующих фирм. Только один из 74 был «управляющим конторой». Список участников включал «управляющего по административно-канцелярским службам» и «главного управляющего отделом административно-канцелярских служб». Оба они служили, в крупных компаниях.

Многие из присутствовавших представляли высшее звено руководства в своих компаниях. Список включал 5 президентов и одного помощника президента, 6 вице-президентов (один из которых был вице-президентом, отвечавшим за деятельность компании, и другой — вице-президентом и контролером). 4 человека были контролерами из управления контролера — 1 руководитель и 3 помощника. Управляющие или директора таких отделов, как отдел по системам, отдел по методам, отдел по службам управления и административным службам, насчитывали 16 человек, 10 из них были либо директорами, либо управляющими по сбыту или продаже и 4 — руководителями по связи с общественностью и прессой.

Профиль административного управляющего

Поскольку нет двух авторов или двух руководителей деловых кругов, которые бы имели единое мнение в отношении того, что представляет собой хороший руководитель, нельзя ожидать точного определения или описания идеального руководителя, отвечающего за административные службы. Трудность усложняется, поскольку эта должность появилась недавно. В речах и статьях говорят и пишут о его отделе, его целях и его ответственности, но очень мало о самом человеке. Тем не менее все-таки можно получить четкое представление о том, какого характера человек будет, вероятно, хорошим вице-президентом, управляющим или директором административных служб.

Человек и работа. Человек должен уметь прежде всего быть руководителем. Отметив, что качества, присущие преуспевающему руководителю, больше чем что-либо другое, не поддается материальной оценке, Крауфорд Г. Гринвольт, президент компании «Дюпон де Немур», заявил следующее о руководителе и его таланте: «Лучшее, что я могу предложить, это сказать, что основное требование к руководителю — его способность создать гармоничное целое из того, что в академическом мире называется различными дисциплинами. Это может звучать странно, но руководитель хорош тогда, когда он может сделать одно гармонично функционирующее целое из людей самых различных профессий, необходимых для деятельности современного бизнеса».

Человек, отвечающий за административные службы, должен уметь понимать, планировать, организовывать и руководить людьми и деятельностью, за которые он отвечает. Масштабы его ответственности различны в разных компаниях, и чем больше компания, тем выше его ответственность и шире сфера деятельности. В компании «с ограниченным подходом» он может отвечать за канцелярские службы, операции по обработке информации машинами, системы и процедуры. В других компаниях масштабы его ответственности могут быть расширены и включать технику управления и науку об управлении (иногда называемую организационным планированием), исследование операций, информацию руководства и системы отчетности и даже недвижимое имущество, персонал, планирование финансов и контроль (гл. II).

Его деятельность по планированию и организации часто, если не обычно, начинается до организации нового управления или отдела. Многие руководители административных служб в свое время были членами групп планирования и исследований, без которых реорганизация была бы полностью неэффективна. Внешние консультанты оставляют свои знания при себе, когда покидают предприятие. Служащие компании, входящие в исследовательские группы, должны передать свои технические знания и навыки для того, чтобы провести в жизнь нововведение. Выдающийся служащий компании в исследовательской группе является вероятным кандидатом на пост управляющего административными службами. Более того, его деятельность по планированию, и организации безгранична, поскольку, достигнув одного рубежа, он сразу же должен стремиться к достижению другого рубежа.

Для выполнения своей работы сотрудник, отвечающий за административные службы, должен быть новатором и творцом. Маршалл К. Эванс из компании «Вестингаус» ясно выразил эту мысль в заявлении о том, что он ожидает от своего отдела: «Отделу было дано указание как можно больше времени, предпочтительно даже все время, уделять творческой работе, т. е. разработке новых идей, новых методов, новых систем и новых процедур и обеспечению консультаций всем организационным звеньям. Мы считаем, что у нас есть круг функций, которые, естественно, дополняют и восполняют друг друга и выполнение которых само ведет к значительным успехам в развитии искусства руководства».

Основные аспекты работы управляющего по административным вопросам далеко не просты. Масштабы его работы огромны. Согласно определению руководителя, данному ранее, Кроуфорт Г. Гринвольт утверждает, что, вероятно, наилучшей аналогией для работы руководителя является труд дирижера симфонического оркестра, по мановению руки которого около 100 высококвалифицированных и совершенно отличных талантов сливаются в одно усилие большой эффективности. Об управляющем по административным вопросам следует думать как о дирижере, отвечающем за соединение различных и часто очень специальных технических видов деятельности, собранных под одной крышей его управления или отдела.

Сложность работы человека, отвечающего за административные вопросы, подчеркивалась Лионелем Э. Грифитом, помощником контролера корпорации «Интернешэнл латекс» на заседании отдела административных служб АМА в 1960 г. В речи, озаглавленной «Вице-президент (директор) по административным вопросам», он отмечал, что управляющий по административным вопросам отвечает за «множество административных проблем, связанных с руководством специалистами и экспертами и координацией широкой сферы человеческих отношений и обязанностей, которые охватывают вопросы обработки данных и развития каналов информации предприятия», и за создание работоспособного коллектива со своим собственным ритмом работы и внутренней гармонией взаимоотношений, но в то же время ориентирующегося на интересы предприятия в целом». Идеальный вице-президент (директор) по административным вопросам, продолжает Грифит, должен «уметь уловить основную суть в потоке различных беспорядочных и часто противоречивых фактов и мнений».

Управление и руководство являются задачами общими для всех управляющих, так как все они должны сочетать деятельность, за которую отвечают, с целями компании и деятельностью остальных управлений или отделов компании. Однако проблема управляющего по административным вопросам уникальна в двух отношениях — в отношении персонала, работающего в его управлении, и в отношении характера функций своего управления.

«Интеллигенция проникает во все уголки деловой жизни, особенно на административные посты», — заявил высокопоставленный служащий корпорации по изучению общественного мнения, после того как эта корпорация провела обследование под названием «Вызов интеллигенции руководителям корпораций». Молодые работники, способные выдвигать новые идеи, новые методы, новые системы и новую процедуру не только для отдельных подразделений, но и для компании в целом, выходят из рядов людей с хорошим образованием и почти неизменно являются выпускниками колледжей, часто со степенями магистра. Математика и точные науки являются основой подготовки лиц по исследованию операций, системам и процедурам и управлению производством. Объединяя в рабочую группу молодых, талантливых и образованных людей, управляющий административными службами не должен забывать, с кем он имеет дело.

Если управляющий по административным вопросам иногда находит возможным обращаться с одаренным служащим своего аппарата так же, как дирижер симфонического оркестра обращается с примадонной, то это не следует превращать в правило. Он должен помнить, что функции и деятельность, выполняемые под его наблюдением, сами по себе еще не являются конечной целью. «Административные службы никогда не следует рассматривать как самоцель», — заявляет Дж. Уолис из компании «Белл лэборэтриз». «Установление целей, связанных с эффективностью организации служб, а не с эффективностью, обслуживаемой организации, может привести лишь к трудностям». Для эффективного функционирования человек, занимающийся административной работой, должен быть зрелым эмоционально, наделен большим интеллектом и высокоразвитым чувством интеллектуальной любознательности и иметь солидную подготовку. Более того, «черты его характера и ум намного важнее, чем знание им техники управления и наличие профессиональных знаний». Он не может быть квалифицированным в каждом вопросе, относящемся к сфере его деятельности, так же как и дирижер симфонического оркестра не может играть на любом музыкальном инструменте своего оркестра. Он должен руководить и направлять деятельность людей, которые планируют системы и порядок обработки информации. Он не должен быть экспертом по вопросам программирования или специалистом по использованию оборудования для электронной или механической обработки информации.

Короче говоря, вице-президент или управляющий административными службами должен быть человеком, образ которого Ордвей Тед описал следующим образом: «Мы стремимся найти людей: 1) с высоким интеллектом; 2) со способностью к достижению поставленных целей (умением выполнять необходимые задачи); 3) с готовностью принимать на себя ответственность; 4) способных выступать в роли мудрого советчика и консультанта; 5) чувствующих себя уверенно в путанице организационных взаимоотношений и событий.

Мое изучение качеств административного персонала подчеркивает необходимость: 1) большой выдержки, крепких нервов и целеустремленности; 2) логического и рационального мышления в сочетании с умением быстро схватывать суть проблемы и разрешать ее быстрее, чем это может сделать «средний человек»; 3) брать на себя бремя ответственности за руководящие решения и действия; 4) обращаться с людьми искренне, дружественно, приветливо, но решительно; 5) доходчиво передавать мысли устно и письменно.

В конечном итоге мы говорим об интеллектуальной способности человека, в значительной мере являющейся его внутренним качеством, которому нельзя научиться; о высокой степени целенаправленности; о заражающем других энтузиазме в достижении целей и использовании методов, необходимых для их выполнения; о той целеустремленности, которая и сплачивает других в лояльный коллектив, о неустанной напористости и энтузиазме, которые возникают в результате удовлетворения как мнимых желаний, так и творческого организационного вклада человека в дело, которое он ведет.

Говоря в более широком смысле, нам требуется разносторонний человек, способный обобщать, воспринимать многочисленные, разнообразные факты и находить в них осмысленную директивную сущность. Способность широкого охвата и умение, не размениваясь на мелочи, принимать перспективные решения являются талантом, который иногда важнее всего другого. По-моему, он связан с высокой образованностью, большими знаниями, острой человеческой проницательностью и смелостью встретиться с трудностями лицом к лицу, когда выполнение принятых решений ведет к неопределенным последствиям.

Для того же, кто должен уметь обобщать, широкое общее образование представляет собой желательную подготовку. Необходим полноценный, любознательный, хорошо информированный и обогащенный культурой человек».

Его подчиненные. Как известно, нехватка младших управляющих и тех, кого готовят для их замены, будет преобладать на протяжении 60-х годов в основном в результате медленного роста их числа во время депрессий. Нехватка людей, имеющих достаточную квалификацию для того, чтобы возглавлять такие отделы, как управления административных служб, систем и процедур, обработки информации и техники управления, будет даже еще большей из-за растущего спроса в промышленности на людей с подготовкой и талантом в этих областях.

Комплексный подход к руководству административными службами ставит компанию в благоприятное положение для привлечения и принятия на работу подходящих людей тех категорий, которые трудно найти и удержать на работе.

—В «Бэлл лэборэтриз» «расширение масштабов и поднятие престижа деятельности наших административных служб позволили нам привлечь и удержать более компетентный административный персонал», — заявил Г. Л. Уолис. Он также добавил: «Это улучшило качество нашей работы, что в свою очередь привело к большему уважению и признанию административных служб со стороны обслуживаемых управлений».

— «Мы смогли укомплектовать наши кадры творческими людьми и создать атмосферу, в которой процветают новые идеи и в которой они могут быть осуществлены», — сообщил Маршалл К. Эванс из компании «Вестингаус».

«Новый подход» к административному руководству повлиял на отдел обработки информации компании «Интернешэнл бизнес машине» двояко, согласно заявлению Роберта Г. Холла, директора по администрации в этом отделе2. «Прежде всего он позволяет отбирать из существующих административных групп тех людей, которые могут быть лучше использованы в других сферах деятельности. Во-вторых, наш «новый подход» привлекает людей высокой квалификации, которых мы хотим получить. Успех порождает успех, и этот процесс продолжается.

Лишь за 1 год, например, количество лиц, имеющих высшее образование среди нашего административного персонала (включая канцелярский состав), возросло с 25 до 75%, и мы надеемся увеличить даже этот внушительный процент. Мы смогли привлечь персонал высокой квалификации также из сферы сбыта. Каждый функциональный управляющий в нашей административной организации в настоящее время имел какой-то опыт руководства сбытом, по крайней мере на уровне отраслевой конторы, а во многих случаях и на более высоком уровне...».

На вопрос «Чем Вы интересуетесь, когда ищете младших управляющих?» Генри Н. Бейц из корпорации «Джонс Менвилл» ответил: «Мы смотрим на хорошее образование, предпочтительно с подготовкой в области инженерного дела и коммерческой администрации. Нам нужны в этой области люди, которые обладают инициативой, готовы взять на себя ответственность и имеют способности к руководству для получения результата».

Когда компания «Вестингаус» ищет младших управляющих, к ним предъявляются следующие требования в отношении их характеристик и качеств согласно заявлению вице-президента Эванса: «Мы смотрим прежде всего на личные качества человека, которые как мы считаем, позволят ему внести вклад с помощью новых идей и умения эффективно доводить их до служащих в организации. Мы смотрим на аналитические способности, его честолюбие, умение хорошо говорить и писать. При окончательном анализе мы пытаемся набирать управляющих из числа лиц, которые продемонстрировали способность доводить дело до конца. Мы не имеем каких-либо определенных требований в отношении академической подготовки».

Новый управляющий по административным вопросам — его продвижение по службе. Ни одна из задач, которые выполнялись в «старой» конторе, не может быть названа решающей операцией. Ни одна осуществлявшаяся там деятельность не была столь значима, как планирование и выпуск новой продукции, руководство сбытом или меры по ограничению затрат на рабочую силу и сырье. В связи с этим такая контора, как считают некоторые специалисты в области организации управления, не привлекала лучших людей; в итоге новые руководители компании редко выбирались из числа управляющих контор.

Конечно, имеются исключения. Так, начав в 1916 г. с клерка «Нэшэнл Лид компани», 16-летний Джозеф А. Мартино вырос до генерального. директора. Начав с бухгалтера, Гарольд Бланк стал главой «Селаниз корпорейшен оф Америка». Однако самоучка без образования и подготовки, который поднимается по служебной лестнице благодаря напряженному труду, сильному желанию достичь успеха и большому честолюбию, является вырождающейся фигурой на арене американской промышленности. Сейчас у него очень мало шансов достигнуть вершины.

В статье «Как достичь вершины?» «Dun's Review» пишет: «В романах часто описывается, как блестящий молодой человек, начав свою карьеру с самых низов, добирается до вершины. Действительность, однако, уже в течение многих десятилетий все меньше и меньше соответствует таким традиционным рассказам. Увеличивающаяся сложность ведения дел в настоящее время требует человека, подготовленного для руководства огромными химическими предприятиями, который понимает работу «небольшого черного ящика» электронной аппаратуры или может справляться с проблемами массовой покупательной способности, без решения которых в настоящее время крупное предприятие не может существовать».

Запросы американского делового мира в отношении кадров руководителей постоянно изменяются, и человек, который необходим для руководства коммерческим предприятием, меняется и будет меняться. Всего лишь несколько лет назад предприниматель, который основывал свою собственную компанию и становился признанным руководителем промышленности, был центральной фигурой в управленческом мире. С ростом корпораций его место занял гений в области производства — человек, который знал секреты массового производства и умел выпускать товары быстрее и лучше. По мере решения проблем производства внимание переносилось на человека, который мог создавать новые рынки для продукции компании, — специалиста по продаже и сбыту. После второй мировой войны появились два новых претендента на почетное звание высшего руководства — инженеры и научные работники, люди, которые, как замечает Джордж В. Чейн из «Радиокорпорации Америки», могут «создавать новые рынки и оживлять старые новыми продуктами и их улучшением». Однако в настоящее время главной фигурой в корпорации является человек, квалифицированный в вопросах общего руководства.

Для того чтобы узнать, как люди «попадают наверх», «Dun's Review» обследовал 200 крупнейших компаний в американской промышленности. Этот обзор показал, что больше всего людей достигло вершин из числа лиц, ранее занятых общим административным руководством, чем из остальных сфер.

«Как глава мозгового центра своей компании, лицо, отвечающее за административные службы, занимает выгодное положение, дающее ему возможность располагать исчерпывающими сведениями о работе всего внутреннего механизма компании. Ни один участок работы не представляет служащему такой возможности для того, чтобы стать квалифицированным управляющим, т. е. человеком, который должен иметь известные знания по каждой функции предприятия, включая производство, сбыт, финансы и контроль, персонал, научные исследования, секретарские обязанности, юридические и внешние отношения».

Более того, виды услуг оказываемых людьми, занимающимися административным руководством, использование ими всех видов знаний и их методическая работа по достижению поставленных целей — все это делает управление административными службами отличной школой подготовка высших руководителей. Возьмем, например, продвижение людей, которых обычно называют «птенцами гнезда Форда».

В 1945 г. Генри Форд, проводивший тогда пересмотр организационной структуры и управления своей компании, нанял 10 молодых людей в возрасте от 25 до 34 лет. Все они были во время войны членами группы статистического контроля в военно-воздушных силах армии. Их работа состояла в том, чтобы следить за огромным военным производством и потоком продукции военного времени — тип службы, о которой американская промышленность в то время знала очень мало и никогда не пользовалась. Они имели подготовку по праву, экономике и коммерческому делу. Они знали, как достигать цели. Генри Форд II получил телеграмму, в которой говорилось, как вспоминает один из них, «что-то вроде следующего»: «Мы хотим обсудить с Вами вопрос, имеющий значение для организации и управления».

Наиболее известен из этих 10 лиц Роберт С. Макнамара. Ему было 29 лет, когда он начал работать в «Форд мотор компани». В 1946 г. он был контролером, в 1949 г. — помощником главного управляющего отдела Форда; в 1953 г. — вице-президентом и главным управляющим отделом Форда, в 1957 г. — вице-президентом группы отдела автомашин и в 1960 г. — президентом компании — пост, с которого он ушел в отставку, чтобы возглавить самую сложную организацию на земном шаре —Министерство обороны США3.

Два других человека из этих 10 лиц оставили компанию «Форд» для того, чтобы заняться частной коммерческой деятельностью; двое стали руководителями других компаний: Чарльз Б. Торнтон — председателем совета и президентом компании «Литтон Ивдустрис», а Ф. Ч. Райт — вице-президентом отделения «Крозлей» промышленной корпорации «Авко». К концу 15-летнего периода 5 из 10 заняли руководящие посты в компании «Форд»:

Джордж Мур, вице-президент и главный управляющий отделения «Линкольн Меркурий»;

Джеймс О. Райт — вице-президент и руководитель группы отдела легковых и грузовых автомашин;

Арджей Р. Миллер — вице-президент по финансам;

Дж. Эдвард Ланди — вице-президент и контролер;

Чарльз Э. Босворд — директор закупок отделения компании «Форд».

Главная фигура в области руководства завтрашнего дня должна обладать свойствами характера и умом, необходимыми для того, чтобы 1) осуществлять контроль над каждым очень важным аспектом деятельности его корпорации, 2) объединять все эти аспекты в полную и увязанную систему и 3) понимать предприятие как органическое целое, каждое подразделение которого влияет и в свою очередь находится под влиянием любого другого подразделения. В эпоху, когда управляющие мыслят широкими категориями, вспомогательные, а не главные функции во все возрастающем масштабе будут передаваться людям, являющимся функциональными управляющими и только функциональными управляющими, независимо от того, являются они специалистами по производству, сбыту, связям с общественностью и прессой и т. п.

Понятие конторы меняется и вместе с ним меняется концепция высшего руководства в отношении того, чем она должна быть и где ее место в организационной структуре компании. Такая перемена предъявляет новые требования к людям, возглавляющим административные службы главного административного аппарата, и возлагает на них новую и большую ответственность.

Примечания

Революция в административно-канцелярской работе не окончилась, но ее исход ясно предопределен. Современная контора — это штаб руководства, а новый административный руководитель конторы — начальник штаба. Для того чтобы выполнять свои новые обязанности, руководитель конторы должен знать весь механизм своей организации.

В майском номере журнала «Администрейтив менеджмент» за 1961 г. приветствовался вновь появившийся управляющий административными службами, как «новое название для новой эры» и объявлялось, что журнал отказывается от своего прежнего названия «Оффис менеджмент энд америкэн бизнес», отражая «повышение в рангах и служебном статусе своих подписчиков на журнал». В редакционной статье апрельского номера подробно рассматривались изменения, происходящие в конторе и с «управляющим конторой».

В результате все большего влияния на американские концерны растущего усложнения системы связи и оборудования по обработке информации пересмотрены прежние тенденции к децентрализации в сторону сосредоточения традиционных связей и функций по руководству в центральном административном аппарате. Этот аппарат стал мозговым центром по руководству всей деятельностью компании, исходной точкой рождения всех директив. В этом процессе лицу, ответственному за деятельность конторы, независимо от его ранга передавалось все больше и больше полномочий и расширялся круг его функций, касающихся всей компании.

В небольших компаниях, хотя и не всегда происходят такие резкие изменения, отражение меняющегося положения административной функции имело в значительной мере тот же эффект на повышение обязанностей управляющего.

В настоящее время ответственность лица, ведающего центральным административным аппаратом, не ограничивается зданием и кадрами центральной конторы. Этот руководитель отвечает за всю систему связи — будь то документооборот, арендованные средства связи или перфорированная лента, которая обеспечивает деятельность компании и ее конкурентоспособность. В связи с этим он перешел на совершенно новое положение, которое обеспечивает ему значительно большие масштабы, полномочия и ответственность, чем то, которое он занимал в прошлом.

От управляющего конторой до администратора

Обычно считается, что традиционный управляющий конторой не подходит для новых обязанностей. Бад Сил, вице-президент компании «Шпигель», недавно заявил: «К сожалению, скрепки, резинки и шариковые ручки часто являются символами руководства конторой. Когда управляющие контор откажутся от этих тривиальных атрибутов и заменят их нормами времени, учетом производства и логарифмической линейкой, они более глубоко поймут свой потенциал вкладчика в прибыли промышленности».

Хотя многие улучшения канцелярских операций явились результатом деятельности сознательных руководителей контор, — отмечает Сил,— основной вклад, по-видимому, делают специальные группы персонала, такие как отделения по методам, отделы по организации производства, группы программирования при вычислительных центрах и отделы по системам и процедурам».

В мае 1961 г. Джеймс Р. Тейлор, директор программ по подготовке специалистов высшей школы коммерческой администрации университета Вейн, который был выбран президентом национального бюро по управлению конторами (НОМА), заявил на заседании этого бюро относительно нового управляющего по административным вопросам:

«Место управляющего конторой является идеальной должностью, но управляющий должен расширить свой кругозор. Вместо того чтобы думать лишь о своих текущих делах, управляющий должен параллельно заниматься вопросами сбыта, производства, финансов и закупок». Он должен стать «пятой спицей во всей административной колеснице». Хотя профессор Тейлор также считает, что управляющий конторой вчерашнего дня не готов к выполнению этой обязанности, он отмечает, что растет новое поколение.

НОМА обследует административное руководство. Для того чтобы определить, что произошло с управляющим конторой вчерашнего дня и каково новое поколение сегодняшнего дня, журнал «Администрейтив менеджмент» обследовал около 200 человек, присутствовавших на совещании НОМА в мае 1961 г. в Сен-Луисе. Компании, представленные этими администраторами, были в среднем крупнее американских фирм в целом. Менее 18% обследуемых лиц представляли компании, имеющие 99 и меньше служащих, в то время как 40% приходилось на корпорации, имеющие 1000 человек и более.

«Означает ли это, что компании прогрессивны, потому что они столь велики?» Возможно, — замечает Джон Ален Ри, — но, всего лишь 50 лет назад и такие небольшие организации, как «Дженерал моторе» и «Интернешенл бизнес машинз», были также прогрессивными».

Администраторы теперь занимают должности, как показало обследование НОМА, которые отражают их возросший престиж. Более 1/3 ответивших на вопросы занимают такие должности, как управляющий канцелярскими службами, заведующий общими конторскими службами, управляющий общим сектором, главный управляющий канцелярскими службами, управляющий административными службами и другие аналогичные им.

Управляющий конторой — второе, наиболее часто употребляемое наименование, однако оно приходилось лишь на 1/8 присланных ответов. Почти одинаковое количество (1/10) были либо вице-президентами, либо казначеями, еще 1/10— управляющим персоналом. Вторая треть приславших ответы приходилась на эти группы. На оставшуюся треть приходились такие наименования, как управляющий по продажам, управляющий по учету, контролер, управляющий по системам и процедурам и помощники по персоналу. Численность штата администраторов была выше средней. Хотя более половины из них имели штат менее 25 человек, почти 1/5 руководила более чем 100 служащими. Разбивка по численности представляла следующую картину:

%

Число подчиненных

54

0—24

11

25—49

16

50—99

19

100 и более

Современная контора требует руководителя. Аналогичное обследование было проведено журналом «Модерн оффис просиджерс», который был основан в 1956 г. для освещения самых последних достижений в области административной работы. Из ответов 12 тыс. работников служб управления журнал сделал вывод.

Должностное наименование — управляющий конторой — почти исчезло. Несколько лет назад, когда контора являлась «падчерицей» компании, это наименование было слишком общим. В настоящее время должностные, наименования отражают новое положение в отношении ответственности в конторе — контролер, директор по финансам и службам, главный управляющий, казначей, управляющий по административным вопросам, президент, заведующий учетом, инженер по расчетам и программам, управляющий по системам и процедурам, директор по планированию и процедурам, управляющий по операциям, вице-президент и секретарь.

Хотя нового руководителя конторы нельзя охарактеризовать одним должностным наименованием или спецификой выполняемой им работы, для них всех существует общий знаменатель независимо от предприятия, с которым они связаны, или размера их компании. Этим знаменателем является «сила и способность, которую они имеют для осуществления тяжелой и требовательной работы». В небольших и средних конторах один руководитель несет всю тяжесть ответственности за контору. В крупных компаниях несколько человек отвечает за определенные области операций конторы: «высший руководитель не может делать всю работу один».

Типичным руководителем согласно обследованию является 44-летний мужчина. Этот новый руководитель конторой работает в своей компании 12 лет, но он не занимает этот пост слишком долго — статистическая медиана составляет в среднем пять с половиной лет.

Обследованием установлено, что когда речь шла о лицах, являвшихся членами «руководящего состава» корпорации, 61% было членами правлений компаний с различной ответственностью, прежде чем они начали руководить административной работой. Такие должности, как помощник заведующего финансовыми вопросами, являлись школой для 62% руководителей по финансовым вопросам и 60% руководителей по административным вопросам. Сферы работы новых руководителей многообразны

—более 50% выбирают банк, обслуживающий компанию, и работают в контакте с ним;

—более 95% отвечают за аренду автомобилей;

—более 75% выбирают «компанию кредитных карточек» 1;

— почти 65% отбирают и покупают счетные машины, 49% отвечают за машины по обработке информации и 97% — за работу центров по обработке информации;

—более 47% осуществляют руководство пенсионными фондами, 68% выбирают компанию для больничного страхования своих служащих, 70% обеспечивают свою компанию полисами по страхованию от увечья и страхованию жизни ее служащих;

—почти 80% нанимают канцелярский персонал, 60% отбирают программы тестов для служащих и 75% организуют наем служащих на временную работу;

—более 90% отвечают за формы, документы, размножение документов и печатание.

Журнал «Модерн оффис просиджерс» отмечает, что имеется «несколько важных оснований», почему роль руководителя конторы сейчас значительнее, чем было в прошлом. «Число конторских служащих, которыми надо руководить, намного больше, чем было раньше, и оно ежедневно растет. Капитальные затраты на конторское оборудование приближаются к затратам на заводское оборудование. Ключ к контролю и сокращению затрат для всех операций компании лежит в конторе, особенно сейчас, когда машины по своевременной обработке информации становятся мостом между конторой и предприятием».

Изменение в распределении ответственности в конторах. Для того чтобы закончить рассмотрение вопроса об ответственности администратора, в обоих обследованиях руководителям контор задавался вопрос о том, кому они подчинены. Журнал «Администрейтив менеджмент» установил, что свыше половины приславших ответы подчинялись президенту, вице-президенту или контролеру. Среди руководителей, обследованных журналом «Модерн оффис просиджерс», немногим больше половины подчинялись членам «руководящего состава» корпорации.

Дальнейшим показателем возросшей ответственности в конторах являются изменения в положении и должностных наименованиях лиц, присутствовавших на трехдневных совещаниях круглого стола, проведенных «Dun's Review» в 1960 г. Все они были «руководителями, связанными с операциями контор».

Из 74 человек, которые присутствовали, несколько человек были консультантами или были связаны с деятельностью консультирующих фирм. Только один из 74 был «управляющим конторой». Список участников включал «управляющего по административно-канцелярским службам» и «главного управляющего отделом административно-канцелярских служб». Оба они служили, в крупных компаниях.

Многие из присутствовавших представляли высшее звено руководства в своих компаниях. Список включал 5 президентов и одного помощника президента, 6 вице-президентов (один из которых был вице-президентом, отвечавшим за деятельность компании, и другой — вице-президентом и контролером). 4 человека были контролерами из управления контролера — 1 руководитель и 3 помощника. Управляющие или директора таких отделов, как отдел по системам, отдел по методам, отдел по службам управления и административным службам, насчитывали 16 человек, 10 из них были либо директорами, либо управляющими по сбыту или продаже и 4 — руководителями по связи с общественностью и прессой.

Профиль административного управляющего

Поскольку нет двух авторов или двух руководителей деловых кругов, которые бы имели единое мнение в отношении того, что представляет собой хороший руководитель, нельзя ожидать точного определения или описания идеального руководителя, отвечающего за административные службы. Трудность усложняется, поскольку эта должность появилась недавно. В речах и статьях говорят и пишут о его отделе, его целях и его ответственности, но очень мало о самом человеке. Тем не менее все-таки можно получить четкое представление о том, какого характера человек будет, вероятно, хорошим вице-президентом, управляющим или директором административных служб.

Человек и работа. Человек должен уметь прежде всего быть руководителем. Отметив, что качества, присущие преуспевающему руководителю, больше чем что-либо другое, не поддается материальной оценке, Крауфорд Г. Гринвольт, президент компании «Дюпон де Немур», заявил следующее о руководителе и его таланте: «Лучшее, что я могу предложить, это сказать, что основное требование к руководителю — его способность создать гармоничное целое из того, что в академическом мире называется различными дисциплинами. Это может звучать странно, но руководитель хорош тогда, когда он может сделать одно гармонично функционирующее целое из людей самых различных профессий, необходимых для деятельности современного бизнеса».

Человек, отвечающий за административные службы, должен уметь понимать, планировать, организовывать и руководить людьми и деятельностью, за которые он отвечает. Масштабы его ответственности различны в разных компаниях, и чем больше компания, тем выше его ответственность и шире сфера деятельности. В компании «с ограниченным подходом» он может отвечать за канцелярские службы, операции по обработке информации машинами, системы и процедуры. В других компаниях масштабы его ответственности могут быть расширены и включать технику управления и науку об управлении (иногда называемую организационным планированием), исследование операций, информацию руководства и системы отчетности и даже недвижимое имущество, персонал, планирование финансов и контроль (гл. II).

Его деятельность по планированию и организации часто, если не обычно, начинается до организации нового управления или отдела. Многие руководители административных служб в свое время были членами групп планирования и исследований, без которых реорганизация была бы полностью неэффективна. Внешние консультанты оставляют свои знания при себе, когда покидают предприятие. Служащие компании, входящие в исследовательские группы, должны передать свои технические знания и навыки для того, чтобы провести в жизнь нововведение. Выдающийся служащий компании в исследовательской группе является вероятным кандидатом на пост управляющего административными службами. Более того, его деятельность по планированию, и организации безгранична, поскольку, достигнув одного рубежа, он сразу же должен стремиться к достижению другого рубежа.

Для выполнения своей работы сотрудник, отвечающий за административные службы, должен быть новатором и творцом. Маршалл К. Эванс из компании «Вестингаус» ясно выразил эту мысль в заявлении о том, что он ожидает от своего отдела: «Отделу было дано указание как можно больше времени, предпочтительно даже все время, уделять творческой работе, т. е. разработке новых идей, новых методов, новых систем и новых процедур и обеспечению консультаций всем организационным звеньям. Мы считаем, что у нас есть круг функций, которые, естественно, дополняют и восполняют друг друга и выполнение которых само ведет к значительным успехам в развитии искусства руководства».

Основные аспекты работы управляющего по административным вопросам далеко не просты. Масштабы его работы огромны. Согласно определению руководителя, данному ранее, Кроуфорт Г. Гринвольт утверждает, что, вероятно, наилучшей аналогией для работы руководителя является труд дирижера симфонического оркестра, по мановению руки которого около 100 высококвалифицированных и совершенно отличных талантов сливаются в одно усилие большой эффективности. Об управляющем по административным вопросам следует думать как о дирижере, отвечающем за соединение различных и часто очень специальных технических видов деятельности, собранных под одной крышей его управления или отдела.

Сложность работы человека, отвечающего за административные вопросы, подчеркивалась Лионелем Э. Грифитом, помощником контролера корпорации «Интернешэнл латекс» на заседании отдела административных служб АМА в 1960 г. В речи, озаглавленной «Вице-президент (директор) по административным вопросам», он отмечал, что управляющий по административным вопросам отвечает за «множество административных проблем, связанных с руководством специалистами и экспертами и координацией широкой сферы человеческих отношений и обязанностей, которые охватывают вопросы обработки данных и развития каналов информации предприятия», и за создание работоспособного коллектива со своим собственным ритмом работы и внутренней гармонией взаимоотношений, но в то же время ориентирующегося на интересы предприятия в целом». Идеальный вице-президент (директор) по административным вопросам, продолжает Грифит, должен «уметь уловить основную суть в потоке различных беспорядочных и часто противоречивых фактов и мнений».

Управление и руководство являются задачами общими для всех управляющих, так как все они должны сочетать деятельность, за которую отвечают, с целями компании и деятельностью остальных управлений или отделов компании. Однако проблема управляющего по административным вопросам уникальна в двух отношениях — в отношении персонала, работающего в его управлении, и в отношении характера функций своего управления.

«Интеллигенция проникает во все уголки деловой жизни, особенно на административные посты», — заявил высокопоставленный служащий корпорации по изучению общественного мнения, после того как эта корпорация провела обследование под названием «Вызов интеллигенции руководителям корпораций». Молодые работники, способные выдвигать новые идеи, новые методы, новые системы и новую процедуру не только для отдельных подразделений, но и для компании в целом, выходят из рядов людей с хорошим образованием и почти неизменно являются выпускниками колледжей, часто со степенями магистра. Математика и точные науки являются основой подготовки лиц по исследованию операций, системам и процедурам и управлению производством. Объединяя в рабочую группу молодых, талантливых и образованных людей, управляющий административными службами не должен забывать, с кем он имеет дело.

Если управляющий по административным вопросам иногда находит возможным обращаться с одаренным служащим своего аппарата так же, как дирижер симфонического оркестра обращается с примадонной, то это не следует превращать в правило. Он должен помнить, что функции и деятельность, выполняемые под его наблюдением, сами по себе еще не являются конечной целью. «Административные службы никогда не следует рассматривать как самоцель», — заявляет Дж. Уолис из компании «Белл лэборэтриз». «Установление целей, связанных с эффективностью организации служб, а не с эффективностью, обслуживаемой организации, может привести лишь к трудностям». Для эффективного функционирования человек, занимающийся административной работой, должен быть зрелым эмоционально, наделен большим интеллектом и высокоразвитым чувством интеллектуальной любознательности и иметь солидную подготовку. Более того, «черты его характера и ум намного важнее, чем знание им техники управления и наличие профессиональных знаний». Он не может быть квалифицированным в каждом вопросе, относящемся к сфере его деятельности, так же как и дирижер симфонического оркестра не может играть на любом музыкальном инструменте своего оркестра. Он должен руководить и направлять деятельность людей, которые планируют системы и порядок обработки информации. Он не должен быть экспертом по вопросам программирования или специалистом по использованию оборудования для электронной или механической обработки информации.

Короче говоря, вице-президент или управляющий административными службами должен быть человеком, образ которого Ордвей Тед описал следующим образом: «Мы стремимся найти людей: 1) с высоким интеллектом; 2) со способностью к достижению поставленных целей (умением выполнять необходимые задачи); 3) с готовностью принимать на себя ответственность; 4) способных выступать в роли мудрого советчика и консультанта; 5) чувствующих себя уверенно в путанице организационных взаимоотношений и событий.

Мое изучение качеств административного персонала подчеркивает необходимость: 1) большой выдержки, крепких нервов и целеустремленности; 2) логического и рационального мышления в сочетании с умением быстро схватывать суть проблемы и разрешать ее быстрее, чем это может сделать «средний человек»; 3) брать на себя бремя ответственности за руководящие решения и действия; 4) обращаться с людьми искренне, дружественно, приветливо, но решительно; 5) доходчиво передавать мысли устно и письменно.

В конечном итоге мы говорим об интеллектуальной способности человека, в значительной мере являющейся его внутренним качеством, которому нельзя научиться; о высокой степени целенаправленности; о заражающем других энтузиазме в достижении целей и использовании методов, необходимых для их выполнения; о той целеустремленности, которая и сплачивает других в лояльный коллектив, о неустанной напористости и энтузиазме, которые возникают в результате удовлетворения как мнимых желаний, так и творческого организационного вклада человека в дело, которое он ведет.

Говоря в более широком смысле, нам требуется разносторонний человек, способный обобщать, воспринимать многочисленные, разнообразные факты и находить в них осмысленную директивную сущность. Способность широкого охвата и умение, не размениваясь на мелочи, принимать перспективные решения являются талантом, который иногда важнее всего другого. По-моему, он связан с высокой образованностью, большими знаниями, острой человеческой проницательностью и смелостью встретиться с трудностями лицом к лицу, когда выполнение принятых решений ведет к неопределенным последствиям.

Для того же, кто должен уметь обобщать, широкое общее образование представляет собой желательную подготовку. Необходим полноценный, любознательный, хорошо информированный и обогащенный культурой человек».

Его подчиненные. Как известно, нехватка младших управляющих и тех, кого готовят для их замены, будет преобладать на протяжении 60-х годов в основном в результате медленного роста их числа во время депрессий. Нехватка людей, имеющих достаточную квалификацию для того, чтобы возглавлять такие отделы, как управления административных служб, систем и процедур, обработки информации и техники управления, будет даже еще большей из-за растущего спроса в промышленности на людей с подготовкой и талантом в этих областях.

Комплексный подход к руководству административными службами ставит компанию в благоприятное положение для привлечения и принятия на работу подходящих людей тех категорий, которые трудно найти и удержать на работе.

—В «Бэлл лэборэтриз» «расширение масштабов и поднятие престижа деятельности наших административных служб позволили нам привлечь и удержать более компетентный административный персонал», — заявил Г. Л. Уолис. Он также добавил: «Это улучшило качество нашей работы, что в свою очередь привело к большему уважению и признанию административных служб со стороны обслуживаемых управлений».

— «Мы смогли укомплектовать наши кадры творческими людьми и создать атмосферу, в которой процветают новые идеи и в которой они могут быть осуществлены», — сообщил Маршалл К. Эванс из компании «Вестингаус».

«Новый подход» к административному руководству повлиял на отдел обработки информации компании «Интернешэнл бизнес машине» двояко, согласно заявлению Роберта Г. Холла, директора по администрации в этом отделе2. «Прежде всего он позволяет отбирать из существующих административных групп тех людей, которые могут быть лучше использованы в других сферах деятельности. Во-вторых, наш «новый подход» привлекает людей высокой квалификации, которых мы хотим получить. Успех порождает успех, и этот процесс продолжается.

Лишь за 1 год, например, количество лиц, имеющих высшее образование среди нашего административного персонала (включая канцелярский состав), возросло с 25 до 75%, и мы надеемся увеличить даже этот внушительный процент. Мы смогли привлечь персонал высокой квалификации также из сферы сбыта. Каждый функциональный управляющий в нашей административной организации в настоящее время имел какой-то опыт руководства сбытом, по крайней мере на уровне отраслевой конторы, а во многих случаях и на более высоком уровне...».

На вопрос «Чем Вы интересуетесь, когда ищете младших управляющих?» Генри Н. Бейц из корпорации «Джонс Менвилл» ответил: «Мы смотрим на хорошее образование, предпочтительно с подготовкой в области инженерного дела и коммерческой администрации. Нам нужны в этой области люди, которые обладают инициативой, готовы взять на себя ответственность и имеют способности к руководству для получения результата».

Когда компания «Вестингаус» ищет младших управляющих, к ним предъявляются следующие требования в отношении их характеристик и качеств согласно заявлению вице-президента Эванса: «Мы смотрим прежде всего на личные качества человека, которые как мы считаем, позволят ему внести вклад с помощью новых идей и умения эффективно доводить их до служащих в организации. Мы смотрим на аналитические способности, его честолюбие, умение хорошо говорить и писать. При окончательном анализе мы пытаемся набирать управляющих из числа лиц, которые продемонстрировали способность доводить дело до конца. Мы не имеем каких-либо определенных требований в отношении академической подготовки».

Новый управляющий по административным вопросам — его продвижение по службе. Ни одна из задач, которые выполнялись в «старой» конторе, не может быть названа решающей операцией. Ни одна осуществлявшаяся там деятельность не была столь значима, как планирование и выпуск новой продукции, руководство сбытом или меры по ограничению затрат на рабочую силу и сырье. В связи с этим такая контора, как считают некоторые специалисты в области организации управления, не привлекала лучших людей; в итоге новые руководители компании редко выбирались из числа управляющих контор.

Конечно, имеются исключения. Так, начав в 1916 г. с клерка «Нэшэнл Лид компани», 16-летний Джозеф А. Мартино вырос до генерального. директора. Начав с бухгалтера, Гарольд Бланк стал главой «Селаниз корпорейшен оф Америка». Однако самоучка без образования и подготовки, который поднимается по служебной лестнице благодаря напряженному труду, сильному желанию достичь успеха и большому честолюбию, является вырождающейся фигурой на арене американской промышленности. Сейчас у него очень мало шансов достигнуть вершины.

В статье «Как достичь вершины?» «Dun's Review» пишет: «В романах часто описывается, как блестящий молодой человек, начав свою карьеру с самых низов, добирается до вершины. Действительность, однако, уже в течение многих десятилетий все меньше и меньше соответствует таким традиционным рассказам. Увеличивающаяся сложность ведения дел в настоящее время требует человека, подготовленного для руководства огромными химическими предприятиями, который понимает работу «небольшого черного ящика» электронной аппаратуры или может справляться с проблемами массовой покупательной способности, без решения которых в настоящее время крупное предприятие не может существовать».

Запросы американского делового мира в отношении кадров руководителей постоянно изменяются, и человек, который необходим для руководства коммерческим предприятием, меняется и будет меняться. Всего лишь несколько лет назад предприниматель, который основывал свою собственную компанию и становился признанным руководителем промышленности, был центральной фигурой в управленческом мире. С ростом корпораций его место занял гений в области производства — человек, который знал секреты массового производства и умел выпускать товары быстрее и лучше. По мере решения проблем производства внимание переносилось на человека, который мог создавать новые рынки для продукции компании, — специалиста по продаже и сбыту. После второй мировой войны появились два новых претендента на почетное звание высшего руководства — инженеры и научные работники, люди, которые, как замечает Джордж В. Чейн из «Радиокорпорации Америки», могут «создавать новые рынки и оживлять старые новыми продуктами и их улучшением». Однако в настоящее время главной фигурой в корпорации является человек, квалифицированный в вопросах общего руководства.

Для того чтобы узнать, как люди «попадают наверх», «Dun's Review» обследовал 200 крупнейших компаний в американской промышленности. Этот обзор показал, что больше всего людей достигло вершин из числа лиц, ранее занятых общим административным руководством, чем из остальных сфер.

«Как глава мозгового центра своей компании, лицо, отвечающее за административные службы, занимает выгодное положение, дающее ему возможность располагать исчерпывающими сведениями о работе всего внутреннего механизма компании. Ни один участок работы не представляет служащему такой возможности для того, чтобы стать квалифицированным управляющим, т. е. человеком, который должен иметь известные знания по каждой функции предприятия, включая производство, сбыт, финансы и контроль, персонал, научные исследования, секретарские обязанности, юридические и внешние отношения».

Более того, виды услуг оказываемых людьми, занимающимися административным руководством, использование ими всех видов знаний и их методическая работа по достижению поставленных целей — все это делает управление административными службами отличной школой подготовка высших руководителей. Возьмем, например, продвижение людей, которых обычно называют «птенцами гнезда Форда».

В 1945 г. Генри Форд, проводивший тогда пересмотр организационной структуры и управления своей компании, нанял 10 молодых людей в возрасте от 25 до 34 лет. Все они были во время войны членами группы статистического контроля в военно-воздушных силах армии. Их работа состояла в том, чтобы следить за огромным военным производством и потоком продукции военного времени — тип службы, о которой американская промышленность в то время знала очень мало и никогда не пользовалась. Они имели подготовку по праву, экономике и коммерческому делу. Они знали, как достигать цели. Генри Форд II получил телеграмму, в которой говорилось, как вспоминает один из них, «что-то вроде следующего»: «Мы хотим обсудить с Вами вопрос, имеющий значение для организации и управления».

Наиболее известен из этих 10 лиц Роберт С. Макнамара. Ему было 29 лет, когда он начал работать в «Форд мотор компани». В 1946 г. он был контролером, в 1949 г. — помощником главного управляющего отдела Форда; в 1953 г. — вице-президентом и главным управляющим отделом Форда, в 1957 г. — вице-президентом группы отдела автомашин и в 1960 г. — президентом компании — пост, с которого он ушел в отставку, чтобы возглавить самую сложную организацию на земном шаре —Министерство обороны США3.

Два других человека из этих 10 лиц оставили компанию «Форд» для того, чтобы заняться частной коммерческой деятельностью; двое стали руководителями других компаний: Чарльз Б. Торнтон — председателем совета и президентом компании «Литтон Ивдустрис», а Ф. Ч. Райт — вице-президентом отделения «Крозлей» промышленной корпорации «Авко». К концу 15-летнего периода 5 из 10 заняли руководящие посты в компании «Форд»:

Джордж Мур, вице-президент и главный управляющий отделения «Линкольн Меркурий»;

Джеймс О. Райт — вице-президент и руководитель группы отдела легковых и грузовых автомашин;

Арджей Р. Миллер — вице-президент по финансам;

Дж. Эдвард Ланди — вице-президент и контролер;

Чарльз Э. Босворд — директор закупок отделения компании «Форд».

Главная фигура в области руководства завтрашнего дня должна обладать свойствами характера и умом, необходимыми для того, чтобы 1) осуществлять контроль над каждым очень важным аспектом деятельности его корпорации, 2) объединять все эти аспекты в полную и увязанную систему и 3) понимать предприятие как органическое целое, каждое подразделение которого влияет и в свою очередь находится под влиянием любого другого подразделения. В эпоху, когда управляющие мыслят широкими категориями, вспомогательные, а не главные функции во все возрастающем масштабе будут передаваться людям, являющимся функциональными управляющими и только функциональными управляющими, независимо от того, являются они специалистами по производству, сбыту, связям с общественностью и прессой и т. п.

Понятие конторы меняется и вместе с ним меняется концепция высшего руководства в отношении того, чем она должна быть и где ее место в организационной структуре компании. Такая перемена предъявляет новые требования к людям, возглавляющим административные службы главного административного аппарата, и возлагает на них новую и большую ответственность.

Примечания