• Как правильно управлять финансами своего бизнеса, если вы не специалист в области финансового анализа - Финансовый анализ

    Финансовый менеджмент - финансовые отношения между суъектами, управление финасами на разных уровнях, управление портфелем ценных бумаг, приемы управления движением финансовых ресурсов - вот далеко не полный перечень предмета "Финансовый менеджмент"

    Поговорим о том, что же такое коучинг? Одни считают, что это буржуйский брэнд, другие что прорыв с современном бизнессе. Коучинг - это свод правил для удачного ведения бизнесса, а также умение правильно распоряжаться этими правилами

Глава V. Кассовое планирование и управление наличными средствами

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 

Составление кассовых бюджетов является основным способом планирования оборота наличных средств. Наряду с другими достоинствами оно показывает потребность в увеличении средств, дает возможность определить, какую часть сводных наличных денег инвестировать и на какое время; позволяет заранее определять потребность в кредитах, давая таким образом возможность отделу финансов получать кредит на наиболее выгодных условиях.

Еще совсем недавно было общепринятой практикой держать при себе в любое время большую сумму наличных денег. Идея, казалось, заключалась в том, чтобы держать в кассе как можно больше наличных денег на случай, если они спешно понадобятся. Составление кассовых бюджетов, как понимаем их теперь, практиковалось только горсткой компаний.

В связи с появлением научных методов управления руководство научилось путем тщательного планирования избегать большинства непредвиденных случаев и преодолевать неизбежные критические обстоятельства путем сохранения лишь необходимых для этого наличных средств, способных обезопасить положение компании. Довольно быстро предприниматели поняли, что держать деньги в бездействии убыточно и что пускать деньги в оборот так же важно, как обеспечивать рабочих работой. Это довольно очевидное достижение было только первым шагом на пути к тому, что теперь является одним из необходимых способов управления: планирование оборота наличных средств и составление кассовых бюджетов.

В наши дни никакая работа по составлению бюджетов не может считаться законченной, пока руководство не определит тот эффект, который будут иметь его оперативные планы на кассовое положение компании, и не выяснит, каким образом возможные изменения в кассовом положении в течение бюджетного периода будут влиять на оперативные планы. Применяя в качестве основы прогноз сбыта, производственный бюджет и бюджет по расходам, многие предприятия разрабатывают обоснованные планы регулирования наличных средств, соответствующие их оперативным планам и обеспечивающие достаточные средства для осуществления планов, выраженных в оперативном бюджете.

Подготовка производственного бюджета и соответствующих бюджетов по расходам является дальнейшим развитием «учета затрат» и представляет собой средство определения реальных наметок расходов по каждому виду деятельности, необходимому для выполнения заданий по производству и реализации продукции. Подготовка счетов предполагаемых прибылей и убытков, баланса, прогнозов состояния кассы и кассовых бюджетов часто называется «финансовым счетоводством». Оно служит способом получения общей картины финансового положения компании на любой данный период в будущем, а также определения возможных финансовых потребностей, вытекающих из операций, предусмотренных в бюджете.

Проще говоря, ведение финансового счетоводства — это кассовое планирование.

Что означает кассовое планирование?

Кассовое планирование — это процесс оценки всех источников поступлений и расходов наличных средств в течение определенного периода в будущем. Кассовое планирование часто называют другими терминами: прогнозирование наличных средств или анализ движения наличных средств, финансовое прогнозирование или анализ оборота, составление кассовых или финансовых бюджетов, а также управление наличностью. Иметь наличные средства для уплаты по обязательствам, срок которых наступает, является первой потребностью для того, чтобы продолжать дело.

Сказать, что больше предприятий терпят неудачу из-за отсутствия наличных средств, чем из-за отсутствия прибылей, кажется на первый взгляд парадоксальным. Однако прибыли и наличные средства не обязательно схожи друг с другом.

В ответ на расход наличных средств предприятие, естественно, ожидает получить назад больше; оно должно получать больше, чем расходует для поддержания бизнеса. Но если дела обстоят неблагополучно в отношении нормального движения наличных средств и фирма начинает расходовать больше, чем она получает, финансовый руководитель должен изыскивать добавочные средства для поддержания нормальной работы предприятия. Само существование предприятия зачастую непосредственно зависит от суммы наличных, которую имеет компания и от того, правильно ли используются эти средства.

По существу кассовое планирование и управление наличными средствами помогают финансовому отделу определять наилучший размер ликвидности.

Потребность в оборотном капитале в любое данное время в течение бюджетного периода обусловливается главным образом текущими планами компании, выраженными в прогнозах сбыта, производственном бюджете и в различных бюджетах по расходам. Но эта потребность также находится в зависимости от следующих факторов:

- общих рыночных условий;

- изменений объема сбыта в течение бюджетного периода;

- других изменений, обусловливаемых сезонными факторами в деятельности предприятия;

- производственного цикла предприятия;

- наличия соответствующих материалов и рабочей силы;

- соотношения продажи в кредит и продажи за наличные;

- сезонного или циклического распределения объема продаж в кредит;

- преобладающих условий сбыта;

- политики компании в области кредита и инкассации выручки;

- финансовых возможностей в распоряжении компании;

- предвидимых, но в то же время необычных потребностей в наличных средствах.

На основе анализа и оценки этих условий финансовые руководители стремятся определить минимальный размер оборотного капитала, необходимого для превращения капитала из формы наличных денег в форму товарных запасов, потом в дебиторскую задолженность и обратно в наличные.

Проблема заключается в том, чтобы определить размер оборотного капитала, необходимого для данной компании в разное время бюджетного периода. Часть потребности в оборотном капитале является стабильной, в то время как другие потребности чрезвычайно меняются. Независимо от того, какое количество основных производственных материалов предусмотрено в производственном бюджете на какое-то будущее время, финансовый руководитель должен знать, где найти необходимый оборотный капитал, чтобы обеспечить дополнительную потребность в этих материалах, если первоначальные прогнозы окажутся неверными. Ошибка в прогнозе сбыта может иметь еще большие последствия. Когда увеличивается объем сбыта, компания должна производить больше товаров. Это влечет за собой увеличение объема товарных запасов и размера дебиторской задолженности компании.

Многие так называемые «непредвиденные обстоятельства» на самом деле можно предусмотреть с помощью заранее составленного правильного плана. Например, если срок основного коллективного договора истекает в течение бюджетного периода, руководство с самого начала этого периода должно иметь в виду возможность забастовки.

Планирование движения наличных средств нутом составления кассовых бюджетов

Основным способом планирования финансов или движения наличных средств является составление кассовых бюджетов. Последнее связано в основном с планированием потребностей в оборотном капитале. При выполнении функции управления наличными деньгами финансовый отдел компании стремится также обеспечить наличие оборотного капитала в размере, необходимом для гибкости операций. Оборотным капиталом обычно считается превышение текущих активов над краткосрочными обязательствами, включающими нижеследующие статьи:

Текущие активы:

- наличные деньги в кассе и банковские депозиты;

- счета дебиторов (за минусом резервов по безнадежным долгам);

- другие краткосрочные векселя и акцептованные счета дебиторов (за минусом резервов);

- большая часть товарных запасов (включая сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и различные средства, необходимые для производства).

Краткосрочные обязательства:

- счета, подлежащие уплате кредиторам, и др.;

- векселя к оплате;

- платежи, по которым наступили сроки;

- облигации и другие долгосрочные обязательства, срок оплаты которых наступает в течение одного года;

- дивиденды, подлежащие выплате наличными акционерам.

Сбалансированное положение оборотного капитала является обязательным в силу ряда причин. Текущее ликвидное состояние дает компании возможность своевременно оплачивать счета за основные материалы и рабочую силу, производить расходы, связанные с производственной и сбытовой деятельностью. Это то, что поддерживает деятельность компании, придает ей устойчивое положение. Стабильный характер хозяйственной деятельности увеличивает эффективность производства, уменьшает производственные расходы, поднимает хорошее настроение служащих. Имеющийся в наличии оборотный капитал дает возможность сразу же оплачивать поставщиков компании. Это обычно означает, что компания сможет закупать товары большими партиями и больше пользоваться скидками, предоставляемыми в этих случаях поставщиками, тем самым еще больше увеличивая заработки компании. Кроме этих выгод, текущее ликвидное состояние укрепляет кредитную репутацию компании и фактически гарантирует получение ею кредита, когда это потребуется.

Кроме этих очевидных преимуществ, открывающих дополнительные возможности получения средств для инвестирования и сигнализации о предстоящей нехватке наличных денег для того, чтобы финансовая служба могла обеспечить дополнительные средства путем получения кредита и другими способами, составление кассовых бюджетов дает большое количество менее ощутимых выгод.

Кассовое планирование обеспечивает компанию средствами для развития. Развитие компании и расширение ее деятельности обычно увеличивают поступление наличных денег в компанию. Однако предварительные расходы, которые делают возможным такой рост (например, большие вложения в основные средства), обычно ослабляют на какое-то время кассовую позицию компании до тех пор, пока компания не начнет получать большую прибыль. Тщательно планируя свои расходы, компания может оперировать с намного меньшими суммами наличных денег, высвобождая тем самым больше средств для использования их в расширении финансовых операций.

Надежные прогнозы движения наличных средств часто облегчают получение фирмой кредитов. Такие прогнозы (или бюджеты) дают заранее компании сигнал о необходимости получения займа, тем самым позволяя финансовому отделу выискивать кредиты на наиболее выгодных условиях. Кроме того, компания получает время для планирования своих операций и приспособления их в случае необходимости к потребностям в капитале.

Кредиторы часто требуют доказательств того, в какой сумме действительно нуждается компания-заемщик и на какой срок.

Для того чтобы эффективно использовать средства, фирма должна: располагать своевременной и надежной информацией о поступлении расходах наличных средств. Она должна располагать надежными прогнозами будущих денежных поступлений, выплат и остатка наличных денег, чтобы планировать такие расходы, как выплата дивидендов, оплата процентов и погашение основной суммы долга кредиторам. Планирование движения наличных средств и составление кассовых бюджетов всегда ведут к лучшему финансовому контролю; финансовый отдел получает регулярные отчеты по расходам и поступлениям как от финансовых отделов филиалов, так и от оперативных отделов. Это является особенно необходимым в широко децентрализованных организациях, в которых управляющие филиалами имеют полномочия действовать самостоятельно. Наличие своих официальных кассовых бюджетов в таких организациях позволяет центральному финансовому аппарату определять в любое время общую кассовую позицию компании.

Периоды, на которые составляются кассовые бюджеты. Кассовый бюджет фактически является прогнозом поступлений и выплат наличных денег в течение бюджетного периода. Кассовый бюджет, или прогноз, основывается главным образом на прогнозах сбыта, производственном бюджете и на различных бюджетах расходов. Он учитывает возможные изменения в экономике, факторы конкуренции и другие условия. Так как много различных факторов могут влиять на состояние оборотного капитала компании, кассовые бюджеты часто ограничиваются периодами, более короткими, чем те, которые охватываются общим текущим бюджетом. Планы движения наличных средств редко охватывают период более двух лет. Несмотря на то что кассовые бюджеты могут служить в качестве общего руководства при оценке долгосрочных финансовых потребностей, наиболее эффективным средством они являются для определения текущих потребностей в оборотном капитале.

Для того чтобы дать оценку возможных результатов обычного бюджетного периода, а также более точные предположения на короткие периоды, кассовые планы часто составляются на целый год (или на весь бюджетный период) и разбиваются на кварталы и месяцы. Но некоторые фирмы определяют свои кассовые позиции на каждую неделю, а некоторые — даже по дням. Вообще говоря, чем больше децентрализованы операции компаний, тем короче периоды, охватываемые его кассовым бюджетом, и компании, имеющие резко колеблющиеся уровни доходов и расходов, часто составляют на очень короткий период и прогнозы потребностей в оборотном капитале.

Разумеется, не каждая компания имеет потребность в детализированных кассовых бюджетах, доказывающих дневные или недельные поступления и выплаты. Но даже те предприятия, бюджеты которых показывают движение наличных за более длительные периоды, должны по крайней мере рассматривать исполнение бюджетов через довольно короткие промежутки времени.

Расходы компаний можно предсказывать с большой степенью точности, но оценить доходы часто бывает затруднительно. Условия, влияющие как на поступления, так и на платежи, могут резко меняться. Финансовый отдел должен по крайней мере раз в месяц пересматривать кассовый бюджет независимо от величины или вида деятельности компаний.

Делая наметки поступлений и платежей наличных средств на весь бюджетный период, затем уточняя прогнозы каждый месяц или неделю, Финансовый отдел обычно может сказать, когда будет превышение платежей над поступлениями, или наоборот. Если случается, что в каком-либо месяце не хватает наличных денег, то финансовый отдел должен заранее предусмотреть получение кредита для покрытия недостатка средств в этом периоде. Если же предвидится избыток наличных денег когда-то в будущем, финансовый отдел должен спланировать инвестирование этого излишка в соответствующие ценные бумаги или векселя.

Как составляется кассовый бюджет?

Большинство кассовых бюджетов являются простыми прогнозами суммы наличных средств, потребующейся компании для финансирования ее производственных планов в течение определенного периода в будущем. Для разработки такого плана финансовый отдел должен изучить предыдущие финансовые отчеты компании, с тем чтобы сравнить ее настоящее положение с прошлым. Он должен определить и наметить тенденции предыдущего и настоящего финансового положения, чтобы определить финансовое положение компании на три, шесть, десять или двенадцать месяцев вперед. Финансовый отдел должен наметить все поступления и расходы наличных денег на бюджетный период на основе ожидаемого уровня хозяйственной деятельности, предполагаемого темпа оборачиваемости средств и сезонных факторов, могущих оказать влияние на движение наличных. Прогноз движения наличных денег может быть простым или весьма сложным в зависимости от размера компании, ее потребностей, предусмотренных планами и бюджетом, и точки зрения руководства на вопросы составления бюджетов.

Большинство кассовых бюджетов показывают возможный избыток или нехватку наличных денег, позволяя финансовому отделу сбалансировать их движение с целью сохранения уровня оборотного капитала компании. На таблице показан простой кассовый бюджет, охватывающий годичный период. В бюджете сделана оценка доходов и расходов, подразделенных па первые три месяца и на следующие три квартала. В ходе бюджетного периода финансовый отдел может разрабатывать более длительные наметки, показывающие возможные поступления и платежи в каждом месяце второго квартала, затем в каждом месяце третьего квартала и т. д.

 

Январь

Февраль

Март

II кв.

III кв.

IV кв.

Остатки наличных средств (на начало)

40 000

20 000

12 000

6 000

14 000

20 000

Поступления

30 000

60 000

56 000

72 000

81 000

74 000

Минус платежи

50 000

68 000

72 000

44 000

45 000

50 000

Нехватка средств

-

-

-

-

-

-

Требуемый банковский кредит

-

-

10 000

-

-

-

Конечный остаток наличных средств

20 000

12 000

6 000

34 000

50 000

44 000

Средства, которые могут быть инвестированы на стороне

-

-

-

20 000

30 000

19 000

Оставлено для производственных расходов

20 000

12 000

6 000

14 000

20 000

25 000

Заметьте, что кассовое положение компании подвергается серьезной угрозе только в одном месяце; оценка доходов и расходов указывает на возможную нехватку оборотного капитала на сумму 4 тыс. долл. в марте Так как март относительно близок к началу бюджетного периода, оценка может явиться весьма точным предсказанием кассовой позиции компании в этом месяце. В данном случае краткосрочный кредит на сумму 10 тыс. долл., по-видимому, будет достаточным для покрытия дефицита и образования некоторого резерва для удовлетворения потребности в оборотном капитале. А имея в перспективе большие излишки средств в каждом из последующих трех кварталов, фирма не будет иметь трудностей при погашении задолженности в срок или досрочно. Перед такой компанией, собственно, стоит завидная проблема — как наиболее прибыльно инвестировать излишек наличных денег. Кассовый бюджет показывает, как компания планирует инвестировать излишек, который она ожидает получить в последние три квартала, сумму наличных, которую она планирует вложить назад в предприятие, и сумму, которую она предполагает инвестировать на стороне.

Прогнозирование кассовых бюджетов. Ввиду того, что большинство доходов являются результатом сбытовой деятельности, основные наметки поступлений наличных денег исходят из прогнозов сбыта. Обычно прогнозы сбыта, так же, как и бюджет движения наличных денег, разбиваются на недели и месяцы, с тем чтобы заведующий финансами имел ясное представление о том, какой доход ожидается в течение различных отрезков бюджетного периода.

Кредитный фактор. Многие фирмы широко продают товары в кредит. Поэтому кассовый бюджет должен учитывать эти продажи в кредит, с тем чтобы показать реалистичные данные о доходах для каждого промежутка времени в пределах общего бюджетного периода. Полагаясь в основном на предыдущую практику инкассации, финансовый отдел определяет время, необходимое для получения платежей с дебиторов. Обычно прогноз сбыта включает в себя оценку на каждый месяц продажи товаров в кредит и общий объем реализации за месяц. Предположить объем продажи в кредит обычно нетрудно, но составить график поступлений средств за товары, проданные в кредит, нелегко. Может иметь место довольно большой разрыв между продажами и инкассацией. Бывает, что 90% выручки за месячную продажу в кредит инкассации выручки могут разниться весьма сильно. Например, предыдущая практика может показать, что поступления за товары, проданные в определенном месяце, были такие: 5% в первый месяц продажи; 95% во второй месяц; 6% в третий месяц; 2% в четвертый месяц; 1% в пятый и следующие месяцы.

Счет предполагаемых прибылей и убытков и баланс. Кассовый бюджет (см. таблицу), составленный должным образом, показывает, будут ли достаточными ожидаемые ресурсы наличных средств компании для финансирования того объема операций, который она предполагает осуществить.

Кроме кассовых бюджетов, компании часто составляют и другие плановые документы, с тем чтобы показать развитие своего финансового положения. Кассовый бюджет имеет дело лишь с движением наличных денег, с ожидаемыми поступлениями и платежами в течение того же самого периода времени. Он показывает только изменения, относящиеся к наличным средствам. Многие компании также готовят ведомости предполагаемых прибылей и убытков (или ведомости доходов) и плановые балансы на период, охватываемый кассовым бюджетом.

Обычные (или фактические) счета прибылей и убытков и баланс представляют собой бухгалтерскую отчетность об имевших место в прошедшем периоде расходах, показывающую текущее финансовое положение компании. Плановые же финансовые ведомости имеют целью показать ожидаемое финансовое положение через какой-то определенный промежуток времени в будущем — через месяц, квартал или год в зависимости от продолжительности периода кассового бюджета.

Внешне ведомости о предполагаемых и фактически полученных доходах и балансы, разумеется, похожи друг на друга; цифры же в этих документах различны, потому что счет предполагаемых прибылей и баланс показывают, ожидаемое, а не действительное финансовое положение.

Плановый баланс имеет такую же общую форму, как и отчетный баланс. Единственная разница заключается лишь в том, что его цифры являются оценкой будущих активов, пассивов и капитала. Он дает представление о финансовом положении, которого пока еще не существует, но, которое, как ожидает руководство, будет существовать в результате деятельности компании в течение периода действия кассового бюджета. Предполагаемый баланс основывается на прогнозе сбыта, производственном бюджете, на различных бюджетах расходов, а также на планах дополнительного вложения капитала и на кассовом бюджете. Цель предполагаемого баланса заключается в том, чтобы дать возможность сравнить все активы и пассивы и определить, каково будет финансовое положение компании в конце периода кассового бюджета.

Прогноз движения наличных средств на I квартал 19____г. (в долл.)

 

Январь

Февраль

Март

Предполагаемый сбыт (прогноз сбыта)

70 000

85 000

75 000

Поступления:

 

- продажа за наличные

30 000

40 000

32 500

- счета дебиторов

25 000

30 000

35 000

- векселя к получению

3 000

7 000

3 400

- другие доходы

2 500

5 000

2 100

- продажа ценных бумаг, полученные диви денды и проценты

4 000

9 000

3 000

Итого поступлений:

64 500

91 000

76 000

Платежи:

 

- основные материалы

15 000

17 000

16 000

- основная рабочая сила

9 000

10 000

9 500

- другие производственные расходы

6 500

7 000

6 000

- расходы по реализации

5 000

6 000

5 300

- счета кредиторов

17 000

10 000

11 000

- общие и административные расходы

6 200

6 700

7 000

- увеличение капитала

-

4 000

-

- платежи в погашении долга

-

-

-

- страховые взносы

700

700

100

- уплата налогов

2 900

3 500

4 000

- выплата дивидендов

-

-

6 000

Итого платежей

62 300

64 900

65 800

Кассовая позиция на конец месяца:

 

избыток средств (доходы)

2 200

26 100

10 200

дефицит

-

-

-

потребность в кредите

-

-

-

Предполагаемый баланс показывает, каким образом запланированные на бюджетный период операции компании, вероятно, смогут повлиять на ее финансовое положение; он показывает, каково будет общее финансовое положение компании в конце этого периода. Если компания планирует расширение операций, предполагаемый баланс учитывает способы, с помощью которых компания рассчитывает финансировать это расширение Он показывает, будет ли дешевле обеспечить компанию необходимыми средствами с помощью дополнительного капитала владельцев или путем кредита. Предполагаемый баланс показывает, сможет ли предполагаемая техника финансирования обеспечить твердое финансовое положение компании в конце бюджетного периода.

Предполагаемый баланс

Активы

Текущее положение

Возможное положение в конце периода

Касса

12 000

13 500

Счета дебиторов (за минусом резервов)

8 500

9 000

Векселя к получению

5 000

2 500

Товарные запасы

19 500

21 000

Итого текущих активов

45 000

46 000

Оборудование (за минусом резервов)

21 000

20 000

Здания (за минусом резервов)

119 000

115 500

Земля

50 000

5 000

Итого основных средств

190 000

185 000

Всего активов

235 000

231 500

Пассивы

 

 

Счета кредиторов

17 000

18 500

Векселя к оплате

10 000

5 000

Налоги, подлежащие уплате

8 000

3 000

 

35 000

26 500

Платежи по закладным

40 000

38 000

Облигации, подлежащие погашению

100 000

100 000

Итого долгосрочных обязательств

140 000

138 000

Простые акции

50 000

50 000

Нераспределенная прибыль

10 000

17 000

Итого собственного чистого капитала предприятия

60 000

67 000

Всего пассивов

235 000

231 500

Отчет о движении наличных денег за I квартал

Поступление наличных денег от:

 

- продажи товаров

36 610 долл.

- выпуска облигаций на сумму 50 000 долл.

48 000 долл.

- выпуска простых акций по паритету

25 000 долл.

- продажи инвестиционных ценных бумаг

5 400 долл.

- продажи оборудования

1 150 долл.

Итого

116 600 долл.

Использование наличных средств:

 

- выкуп на 50 000 долл. привилегированных акций с премией

51 000 долл.

- покупка ценных бумаг

20 000 долл.

- уплата исков на порчу товара

8 000 долл.

- выплата дивидендов по простым акциям

7 500 долл.

- взносы в амортизационные фонды

5 000 долл.

- закупки оборудования

4 000 долл.

- ремонт

2 500 долл.

- прочие расходы

800 долл.

Итого

98 800 долл.

Увеличение наличности

долл.

На таблице приведен типичный баланс, предназначенный для того, чтобы показать возможное финансовое положение компании в конце бюджетного периода по сравнению с положением, которое существовало в начале этого периода.

Кроме предполагаемого баланса и счета доходов, многие предприятия используют и другие виды документов и сводок при наметке движения наличных денег. Два из наиболее распространенных и полезных - это анализ движения наличных денег и анализ «откуда-куда».

Анализ движения наличных средств. В качестве средства анализа различий между фактическим и предполагаемым движением наличных денег многие фирмы составляют периодические анализы их движения. Эти анализы показывают увеличение или, наоборот, уменьшение имеющихся наличных денег в течение рассматриваемого периода путем указания источников поступлений и направления наличных денег. Анализ движения наличных денег обычно составляется ближе к концу месяца или квартала и служит в качестве руководства при пересмотре наметок их движения в течение предстоящей части бюджетного периода. Окончательный отчет точно показывает, из каких источников и какая сумма наличных денег поступила в течение только закончившегося периода и как эти деньги были использованы в хозяйстве. Вывод показывает типичный анализ движения наличных денег.

Анализы движения наличных денег могут быть легко обращены в сравнительный документ, показывающий действительное положение наличных в сравнении с предполагавшимся с целью выяснения, лучше или хуже по сравнению с. бюджетными наметками работало предприятие в течение бюджетного периода. На таблице показан такой сравнительный отчет о движении наличных денег.

 

Фактически

Предусмотрено в бюджете

Исполнение - лучше или хуже (—), чем предусмотрено в бюджете

< бюджетного начале в средства>

80 000

80 000

 

 

Ценные бумаги

20 000

20 000

 

Кассовая позиция в начале бюджетного периода

100 000

100 000

 

Поступление наличных средств:

 

 

 

- прибыль после уплаты налогов

40 000

50 000

-10 000

Плюс уплаченные налоги

40 000

50 000

-10 000

Прибыль до уплаты налогов

80 000

100 000

-20 000

Амортизация

26 000

25 000

+1 000

Увеличение кредиторской задолженности

4 000

10 000

-6 000

Увеличение прочих поступлений

2 000

5 000

-3 000

Общая сумма поступления наличных средств

112 000

140 000

-28 000

Расход наличных средств:

 

 

 

- увеличение счетов дебиторов

3 000

-17 000

-20 000

- увеличение товарных запасов

4 000

-20 000

-24 000

- увеличение авансовых платежей

1 000

 

-1 000

Федеральные налоги

38 000

45 000

7 000

Платежи в погашение краткосрочной задолженности

62 000

87 000

25 000

Капитальные затраты

20 000

30 000

10 000

Выплата дивидендов

20 000

25 000

5 000

Общая сумма расхода наличных средств

148 000

150 000

2 000

Превышение расхода наличных средств

-36 000

-10 000

-26 000

Ведомость источников поступления и использования средств. Дополнением к только что объясненному балансу движения наличных денег служит ведомость источников поступления и использования средств. Баланс движения наличных денег показывает источники и применение наличных средств. Ведомость источников поступления и использования средств раскрывает причины, вызвавшие изменения в балансе или в статьях счета доходов (другими словами, изменения собственного чистого капитала предприятия). Чистый собственный капитал предприятия, разумеется, увеличивается при любом увеличении активов или уменьшении обязательств и уменьшается при уменьшении активов или увеличении обязательств.

 

Баланс

I квартал

II квартал

Увеличение

Уменьшение

Активы

 

 

 

 

Текущие активы:

 

 

 

 

- касса

8 000

7 000

 

1 000

- счета дебиторов

11 000

11 500

500

 

- векселя по взысканиию

7 500

6 000

 

1 500

- товарные запасы

6 500

7 500

1 000

 

Общая сумма текущих активов

33 000

32 000

 

1 000

Основные средства:

 

 

 

 

- оборудование

4 000

6 000

2 000

 

Всего активов

37 000

38 000

1 000

 

Пассивы

 

 

 

 

Краткосрочные обязательства:

 

 

 

 

- векселя к платежу

4 500

4 200

 

300

- средства кредиторов

14 500

15 000

500

 

Общая сумма краткосрочных обязательств

19 000

19 200

200

 

- платежи по зпкладным

3 000

2 000

 

1 000

Капитал

 

 

 

 

Акционерный капитал

10 000

10 000

 

 

Балансовая прибыль

5 000

6 800

1 800

 

 

37 000

38 000

 

 

Любое увеличение какой-либо статьи актива происходит лишь при уменьшении другой статьи актива или при увеличении доходов. И, наоборот, уменьшение какой-либо статьи актива указывает на увеличение каких-то других статей актива или уменьшение дохода. Опытный аналитик по финансовым вопросам, исследуя два последовательных баланса, может определить, откуда были получены средства и где они были использованы. Ведомость источников поступления и использования средств не дает больше сведений, чем можно получить посредством сравнения двух последовательных финансовых отчетов; она просто дает ясную картину движения средств, классифицируя их, с тем чтобы показать источники их поступления и как они были использованы компанией. По существу она детализирует изменения в оборотном капитале и дает возможность видеть увеличение или уменьшение капитала от одного отчетного периода к другому.

Ведомость источников поступления и использования средств может быть применена для сравнения данных о движении средств, указанных в финансовых отчетах за предыдущие периоды, это поможет составлению предполагаемого баланса. Она же может быть использована для анализа движения средств в различные моменты бюджетного периода, с тем чтобы исправить и уточнить прогнозы на будущее. На таблице показана ведомость источников поступления и использования средств за первые два квартала периода кассового бюджета.

Использование кассового бюджета в процессе управления наличными средствами

Фактические поступления и платежи обычно несколько отличаются от предусмотренных в кассовом бюджете. Различия могут быть вызваны изменением факторов, влияющих на сбыт, непредвиденными изменениями методов производства или его потребностей, а также недостаточным контролем над движением наличных средств. Первые две причины являются естественными и их следует ожидать, но нет никакого оправдания для недостаточного контроля, рассматривающего кассовое планирование компании. Недостаток контроля обычно происходит из-за отсутствия информации и из-за нарушения связи, приводящих к тому, что финансовые руководители не получают сведений о том, что им следует знать о деятельности компании и ее кассовой позиции.

Изменения в оперативных планах влияют, естественно, на кассовую позицию компании, но обычно финансовый отдел может рекомендовать проведение корректирующих мер, если он знает заранее, какие возможны изменения. Например, если кажется, что новый производственный план может вызвать значительную нехватку наличных средств, финансовый отдел может рекомендовать проведение одной из следующих мер, с тем чтобы сохранить оборотный капитал компании в надлежащем состоянии:

- уменьшить прямые издержки1;

- усилить инкассацию счетов дебиторов;

- отложить крупные расходы;

- сократить товарные запасы;

- добиться получения более длинных сроков кредитов от кредиторов и поставщиков;

- изменить производственные планы (в качестве последнего средства).

Эффект, который эти рекомендации могут действительно иметь на кассовую позицию фирмы, естественно, зависит в большой степени от того, когда начнут выполнять принятые решения. Чем быстрее принимается окончательное решение о принятии мер, тем больше их корректирующее воздействие на оборотный капитал. Это обстоятельство требует, чтобы финансовые руководители были всегда в курсе текущей деятельности компании и как можно раньше узнавали об изменениях в планах.

В большинстве компаний финансовый руководитель оценивает и анализирует хозяйственную деятельность, но не может непосредственно ее контролировать или направлять. За фактическое осуществление обычно несут ответственность административные и непосредственные руководители производством операций. Они отвечают за производство в соответствии с бюджетными наметками. Финансовый руководитель ни в коем случае не должен осуществлять «контроль» за проведением операций. Он может рекомендовать изменения в оперативных планах, однако должен делать это с большим тактом. Его организация является наиболее эффективной в отношении контроля и регулирования движения наличных денег в соответствии с изменениями в деятельности и в оперативных планах. Финансовый руководитель обычно следит за производственной деятельностью через посредство регулярных отчетов, составляемых управляющими, производством для других руководителей.

Если финансовый отдел следит за производственной деятельностью с помощью отчетов, составляемых производственными подразделениями, то за финансовым развитием он наблюдает через посредство отчетов, составляемых самим финансовым отделом и связанными с ним административными подразделениями.

Отчет по кассовому бюджету. В качестве средства оценки исполнения бюджета многие фирмы составляют отчеты по кассовым бюджетам на различных стадиях бюджетного периода. Отчет по кассовому бюджету внешне очень похож на сам кассовый бюджет, за исключением того, что в отчете показывается по каждой статье как запланированное, так и фактическое положение дел с наличными средствами. Отчет по кассовому бюджету обычно показывает разницу между предусмотренным в бюджете и фактическим исполнением как в денежном выражении, так и в процентах. Во многих случаях отчет по кассовому бюджету включает в себя пересмотренный проект кассовых операций на последующий месяц или квартал.

Ежедневный отчет о кассовых операциях. Во многих компаниях прочные позиции оборотного капитала являются настолько важными, что высшее руководство информируется ежедневно о текущем кассовом положении. Вице-президент по финансам, казначей и часто даже сам президент получают ежедневную краткую сводку поступлений и платежей, которая составляется на основе записей поступлений и выплат наличных средств. В ежедневном отчете о кассовых операциях указывается кассовая наличность на конец предыдущего дня, движение наличных средств за день и наличность к концу дня. Многим компаниям требуются не ежедневные отчеты о кассовых операциях, а еженедельные или ежемесячные. На таблице показана форма типичного ежедневного отчета о кассовых операциях. С небольшими изменениями она может быть также использована для отчетов о движении наличных средств за неделю или месяц.

Ежедневный отчет о кассовых операциях

август 15, 19….г.

Остаток наличных на 14 августа 19…. г

50000 долл.

Поступления:

 

- продажа за наличные

14 000

- счета дебиторов

12 500

- другие доходы

6 500

Общая сумма поступления

33 000 долл.

Расходы:

 

- оплата товаров и материалов

5 000 долл.

- выплата заработной платы

27 300

- налоги

4 400

- счета кредиторов

13 500

- другие расходы

2 100

Общая сумма расходов

52 300 долл.

Остаток наличных на 15 августа 19….г

30 700 долл.

Остаток наличных на 31 июля 19…. г

22 650

Предполагавшийся остаток наличности на 15 августа 19…. г

30 000

Ожидаемые поступления за 16 августа 19….г

25 000

Ожидаемые расходы за 16 августа 19….г

5 000

Многие компании составляют подробные отчеты, показывающие состояние товарных запасов на конец месяца, квартала или года. Отчеты по анализу товарных запасов часто показывают состояние товарных запасов в текущем периоде по сравнению с их состоянием на конец соответствующего предыдущего периода. Эти отчеты обычно показывают темп оборота товарных запасов и в течение скольких дней остаются на складе имеющиеся там запасы и материалы.

Для того чтобы такой отчет представлял ценность, он должен показывать размеры всех четырех основных видов товарных запасов:

- готовой продукции — изделий, готовых к продаже;

- незавершенного производства — товаров, которые требуют дальнейшей обработки, прежде чем стать готовой продукцией;

- сырья — предметов, которые не подвергались обработке;

- вспомогательных материалов — материалов, которые содействуют ходу производства, но не становятся неотъемлемой частью готовой продукции.

Составляют также ежедневные сводки об остатках средств на счетах в банках, показывающие размер средств, имеющихся на каждом счете фирмы в банке.

Ежедневная сводка об остатках средств на счетах в банке обычно показывает общую сумму средств на всех учетах, а также остатки средств к концу дня на каждом счете. Если остаток средств на счете опускается ниже желаемого уровня, то финансовый отдел может перечислить на него средства с другого счета, чтобы поднять его до соответствующего уровня.

Отчет о счетах дебиторов. Этот отчет (называемый иногда «анализом сроков») раскрывает состояние счетов дебиторов по датам их выставления, показывая возможные суммы наличных средств, которые компания, вероятно, получит от покупателей. Отчет о счетах дебиторов не только позволяет дать оценку влияния их счетов на состояние ликвидности компании, но также дает основу для оценки кредитной политики и практики. Чем выше отношение дебиторской задолженности к сумме товаров, проданных в кредит, тем вероятнее, что дебиторская задолженность включает многие старые счета и счета, которые не смогут быть инкассированы, и, следовательно, тем больше должны быть резервы на покрытие безнадежных ко взысканию долгов. Поэтому финансовый отдел может, исходя из отчетов о счетах дебиторов, определить, являются ли существующие резервы на покрытие безнадежных ко взысканию долгов достаточными и какие следует принять меры для повышения уровня инкассации счетов дебиторов. На ниже показан типичный отчет о счетах дебиторов.

Отчет о счетах дебиторов на 1 мая 19—г.

Срок выставления счетов

Сумма

В процентах к общей сумме

До 30 дней

1 467 391

84,1

От 30 до 60 дней

204 301

11,7

От 60 до 90 дней

60 509

3,5

Более 90 дней

10 103

7,0

1% оказалось невозможным инкассировать

Период инкассации часто значительно колеблется в зависимости от категорий покупателей. Например, более крупные счета часто «оплачиваются немедленно», в то время как более мелкие счета покупателя оплачивают не сразу. Если компания имеет много различных категорий покупателей товаров в кредит, то прогноз сбыта, показывающий вероятную продажу каждой из этих категорий, может оказать большую помощь при определении более точного периода инкассации.

Прогнозирование расходов. Проблема составления наметок расходов является даже еще более сложной, чем оценка предполагаемых доходов; компания может израсходовать деньги большим количеством путей, чем их заработать. Производственный бюджет и другие бюджеты расходов являются отправными пунктами для составления наметок расходов; бюджет закупок наиболее полезен как показатель того, когда будет необходимо произвести платежи; бюджет оплаты прямых затрат труда и административный бюджет являются довольно прочной основой для составления ведомостей на выплату заработной платы. Но финансовый отдел должен всегда иметь тот факт, что все бюджеты являются предположениями. Если случится, что прогнозы сбыта окажутся в том или ином отношении неточными, то в этом случав бюджеты расходов должны быть соответственно пересмотрены; кассовый бюджет всегда будет чувствителен к факторам, которые могут повлиять на прогноз сбыта.

Составление кассовых бюджетов является основным способом планирования оборота наличных средств. Наряду с другими достоинствами оно показывает потребность в увеличении средств, дает возможность определить, какую часть сводных наличных денег инвестировать и на какое время; позволяет заранее определять потребность в кредитах, давая таким образом возможность отделу финансов получать кредит на наиболее выгодных условиях.

Еще совсем недавно было общепринятой практикой держать при себе в любое время большую сумму наличных денег. Идея, казалось, заключалась в том, чтобы держать в кассе как можно больше наличных денег на случай, если они спешно понадобятся. Составление кассовых бюджетов, как понимаем их теперь, практиковалось только горсткой компаний.

В связи с появлением научных методов управления руководство научилось путем тщательного планирования избегать большинства непредвиденных случаев и преодолевать неизбежные критические обстоятельства путем сохранения лишь необходимых для этого наличных средств, способных обезопасить положение компании. Довольно быстро предприниматели поняли, что держать деньги в бездействии убыточно и что пускать деньги в оборот так же важно, как обеспечивать рабочих работой. Это довольно очевидное достижение было только первым шагом на пути к тому, что теперь является одним из необходимых способов управления: планирование оборота наличных средств и составление кассовых бюджетов.

В наши дни никакая работа по составлению бюджетов не может считаться законченной, пока руководство не определит тот эффект, который будут иметь его оперативные планы на кассовое положение компании, и не выяснит, каким образом возможные изменения в кассовом положении в течение бюджетного периода будут влиять на оперативные планы. Применяя в качестве основы прогноз сбыта, производственный бюджет и бюджет по расходам, многие предприятия разрабатывают обоснованные планы регулирования наличных средств, соответствующие их оперативным планам и обеспечивающие достаточные средства для осуществления планов, выраженных в оперативном бюджете.

Подготовка производственного бюджета и соответствующих бюджетов по расходам является дальнейшим развитием «учета затрат» и представляет собой средство определения реальных наметок расходов по каждому виду деятельности, необходимому для выполнения заданий по производству и реализации продукции. Подготовка счетов предполагаемых прибылей и убытков, баланса, прогнозов состояния кассы и кассовых бюджетов часто называется «финансовым счетоводством». Оно служит способом получения общей картины финансового положения компании на любой данный период в будущем, а также определения возможных финансовых потребностей, вытекающих из операций, предусмотренных в бюджете.

Проще говоря, ведение финансового счетоводства — это кассовое планирование.

Что означает кассовое планирование?

Кассовое планирование — это процесс оценки всех источников поступлений и расходов наличных средств в течение определенного периода в будущем. Кассовое планирование часто называют другими терминами: прогнозирование наличных средств или анализ движения наличных средств, финансовое прогнозирование или анализ оборота, составление кассовых или финансовых бюджетов, а также управление наличностью. Иметь наличные средства для уплаты по обязательствам, срок которых наступает, является первой потребностью для того, чтобы продолжать дело.

Сказать, что больше предприятий терпят неудачу из-за отсутствия наличных средств, чем из-за отсутствия прибылей, кажется на первый взгляд парадоксальным. Однако прибыли и наличные средства не обязательно схожи друг с другом.

В ответ на расход наличных средств предприятие, естественно, ожидает получить назад больше; оно должно получать больше, чем расходует для поддержания бизнеса. Но если дела обстоят неблагополучно в отношении нормального движения наличных средств и фирма начинает расходовать больше, чем она получает, финансовый руководитель должен изыскивать добавочные средства для поддержания нормальной работы предприятия. Само существование предприятия зачастую непосредственно зависит от суммы наличных, которую имеет компания и от того, правильно ли используются эти средства.

По существу кассовое планирование и управление наличными средствами помогают финансовому отделу определять наилучший размер ликвидности.

Потребность в оборотном капитале в любое данное время в течение бюджетного периода обусловливается главным образом текущими планами компании, выраженными в прогнозах сбыта, производственном бюджете и в различных бюджетах по расходам. Но эта потребность также находится в зависимости от следующих факторов:

- общих рыночных условий;

- изменений объема сбыта в течение бюджетного периода;

- других изменений, обусловливаемых сезонными факторами в деятельности предприятия;

- производственного цикла предприятия;

- наличия соответствующих материалов и рабочей силы;

- соотношения продажи в кредит и продажи за наличные;

- сезонного или циклического распределения объема продаж в кредит;

- преобладающих условий сбыта;

- политики компании в области кредита и инкассации выручки;

- финансовых возможностей в распоряжении компании;

- предвидимых, но в то же время необычных потребностей в наличных средствах.

На основе анализа и оценки этих условий финансовые руководители стремятся определить минимальный размер оборотного капитала, необходимого для превращения капитала из формы наличных денег в форму товарных запасов, потом в дебиторскую задолженность и обратно в наличные.

Проблема заключается в том, чтобы определить размер оборотного капитала, необходимого для данной компании в разное время бюджетного периода. Часть потребности в оборотном капитале является стабильной, в то время как другие потребности чрезвычайно меняются. Независимо от того, какое количество основных производственных материалов предусмотрено в производственном бюджете на какое-то будущее время, финансовый руководитель должен знать, где найти необходимый оборотный капитал, чтобы обеспечить дополнительную потребность в этих материалах, если первоначальные прогнозы окажутся неверными. Ошибка в прогнозе сбыта может иметь еще большие последствия. Когда увеличивается объем сбыта, компания должна производить больше товаров. Это влечет за собой увеличение объема товарных запасов и размера дебиторской задолженности компании.

Многие так называемые «непредвиденные обстоятельства» на самом деле можно предусмотреть с помощью заранее составленного правильного плана. Например, если срок основного коллективного договора истекает в течение бюджетного периода, руководство с самого начала этого периода должно иметь в виду возможность забастовки.

Планирование движения наличных средств нутом составления кассовых бюджетов

Основным способом планирования финансов или движения наличных средств является составление кассовых бюджетов. Последнее связано в основном с планированием потребностей в оборотном капитале. При выполнении функции управления наличными деньгами финансовый отдел компании стремится также обеспечить наличие оборотного капитала в размере, необходимом для гибкости операций. Оборотным капиталом обычно считается превышение текущих активов над краткосрочными обязательствами, включающими нижеследующие статьи:

Текущие активы:

- наличные деньги в кассе и банковские депозиты;

- счета дебиторов (за минусом резервов по безнадежным долгам);

- другие краткосрочные векселя и акцептованные счета дебиторов (за минусом резервов);

- большая часть товарных запасов (включая сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и различные средства, необходимые для производства).

Краткосрочные обязательства:

- счета, подлежащие уплате кредиторам, и др.;

- векселя к оплате;

- платежи, по которым наступили сроки;

- облигации и другие долгосрочные обязательства, срок оплаты которых наступает в течение одного года;

- дивиденды, подлежащие выплате наличными акционерам.

Сбалансированное положение оборотного капитала является обязательным в силу ряда причин. Текущее ликвидное состояние дает компании возможность своевременно оплачивать счета за основные материалы и рабочую силу, производить расходы, связанные с производственной и сбытовой деятельностью. Это то, что поддерживает деятельность компании, придает ей устойчивое положение. Стабильный характер хозяйственной деятельности увеличивает эффективность производства, уменьшает производственные расходы, поднимает хорошее настроение служащих. Имеющийся в наличии оборотный капитал дает возможность сразу же оплачивать поставщиков компании. Это обычно означает, что компания сможет закупать товары большими партиями и больше пользоваться скидками, предоставляемыми в этих случаях поставщиками, тем самым еще больше увеличивая заработки компании. Кроме этих выгод, текущее ликвидное состояние укрепляет кредитную репутацию компании и фактически гарантирует получение ею кредита, когда это потребуется.

Кроме этих очевидных преимуществ, открывающих дополнительные возможности получения средств для инвестирования и сигнализации о предстоящей нехватке наличных денег для того, чтобы финансовая служба могла обеспечить дополнительные средства путем получения кредита и другими способами, составление кассовых бюджетов дает большое количество менее ощутимых выгод.

Кассовое планирование обеспечивает компанию средствами для развития. Развитие компании и расширение ее деятельности обычно увеличивают поступление наличных денег в компанию. Однако предварительные расходы, которые делают возможным такой рост (например, большие вложения в основные средства), обычно ослабляют на какое-то время кассовую позицию компании до тех пор, пока компания не начнет получать большую прибыль. Тщательно планируя свои расходы, компания может оперировать с намного меньшими суммами наличных денег, высвобождая тем самым больше средств для использования их в расширении финансовых операций.

Надежные прогнозы движения наличных средств часто облегчают получение фирмой кредитов. Такие прогнозы (или бюджеты) дают заранее компании сигнал о необходимости получения займа, тем самым позволяя финансовому отделу выискивать кредиты на наиболее выгодных условиях. Кроме того, компания получает время для планирования своих операций и приспособления их в случае необходимости к потребностям в капитале.

Кредиторы часто требуют доказательств того, в какой сумме действительно нуждается компания-заемщик и на какой срок.

Для того чтобы эффективно использовать средства, фирма должна: располагать своевременной и надежной информацией о поступлении расходах наличных средств. Она должна располагать надежными прогнозами будущих денежных поступлений, выплат и остатка наличных денег, чтобы планировать такие расходы, как выплата дивидендов, оплата процентов и погашение основной суммы долга кредиторам. Планирование движения наличных средств и составление кассовых бюджетов всегда ведут к лучшему финансовому контролю; финансовый отдел получает регулярные отчеты по расходам и поступлениям как от финансовых отделов филиалов, так и от оперативных отделов. Это является особенно необходимым в широко децентрализованных организациях, в которых управляющие филиалами имеют полномочия действовать самостоятельно. Наличие своих официальных кассовых бюджетов в таких организациях позволяет центральному финансовому аппарату определять в любое время общую кассовую позицию компании.

Периоды, на которые составляются кассовые бюджеты. Кассовый бюджет фактически является прогнозом поступлений и выплат наличных денег в течение бюджетного периода. Кассовый бюджет, или прогноз, основывается главным образом на прогнозах сбыта, производственном бюджете и на различных бюджетах расходов. Он учитывает возможные изменения в экономике, факторы конкуренции и другие условия. Так как много различных факторов могут влиять на состояние оборотного капитала компании, кассовые бюджеты часто ограничиваются периодами, более короткими, чем те, которые охватываются общим текущим бюджетом. Планы движения наличных средств редко охватывают период более двух лет. Несмотря на то что кассовые бюджеты могут служить в качестве общего руководства при оценке долгосрочных финансовых потребностей, наиболее эффективным средством они являются для определения текущих потребностей в оборотном капитале.

Для того чтобы дать оценку возможных результатов обычного бюджетного периода, а также более точные предположения на короткие периоды, кассовые планы часто составляются на целый год (или на весь бюджетный период) и разбиваются на кварталы и месяцы. Но некоторые фирмы определяют свои кассовые позиции на каждую неделю, а некоторые — даже по дням. Вообще говоря, чем больше децентрализованы операции компаний, тем короче периоды, охватываемые его кассовым бюджетом, и компании, имеющие резко колеблющиеся уровни доходов и расходов, часто составляют на очень короткий период и прогнозы потребностей в оборотном капитале.

Разумеется, не каждая компания имеет потребность в детализированных кассовых бюджетах, доказывающих дневные или недельные поступления и выплаты. Но даже те предприятия, бюджеты которых показывают движение наличных за более длительные периоды, должны по крайней мере рассматривать исполнение бюджетов через довольно короткие промежутки времени.

Расходы компаний можно предсказывать с большой степенью точности, но оценить доходы часто бывает затруднительно. Условия, влияющие как на поступления, так и на платежи, могут резко меняться. Финансовый отдел должен по крайней мере раз в месяц пересматривать кассовый бюджет независимо от величины или вида деятельности компаний.

Делая наметки поступлений и платежей наличных средств на весь бюджетный период, затем уточняя прогнозы каждый месяц или неделю, Финансовый отдел обычно может сказать, когда будет превышение платежей над поступлениями, или наоборот. Если случается, что в каком-либо месяце не хватает наличных денег, то финансовый отдел должен заранее предусмотреть получение кредита для покрытия недостатка средств в этом периоде. Если же предвидится избыток наличных денег когда-то в будущем, финансовый отдел должен спланировать инвестирование этого излишка в соответствующие ценные бумаги или векселя.

Как составляется кассовый бюджет?

Большинство кассовых бюджетов являются простыми прогнозами суммы наличных средств, потребующейся компании для финансирования ее производственных планов в течение определенного периода в будущем. Для разработки такого плана финансовый отдел должен изучить предыдущие финансовые отчеты компании, с тем чтобы сравнить ее настоящее положение с прошлым. Он должен определить и наметить тенденции предыдущего и настоящего финансового положения, чтобы определить финансовое положение компании на три, шесть, десять или двенадцать месяцев вперед. Финансовый отдел должен наметить все поступления и расходы наличных денег на бюджетный период на основе ожидаемого уровня хозяйственной деятельности, предполагаемого темпа оборачиваемости средств и сезонных факторов, могущих оказать влияние на движение наличных. Прогноз движения наличных денег может быть простым или весьма сложным в зависимости от размера компании, ее потребностей, предусмотренных планами и бюджетом, и точки зрения руководства на вопросы составления бюджетов.

Большинство кассовых бюджетов показывают возможный избыток или нехватку наличных денег, позволяя финансовому отделу сбалансировать их движение с целью сохранения уровня оборотного капитала компании. На таблице показан простой кассовый бюджет, охватывающий годичный период. В бюджете сделана оценка доходов и расходов, подразделенных па первые три месяца и на следующие три квартала. В ходе бюджетного периода финансовый отдел может разрабатывать более длительные наметки, показывающие возможные поступления и платежи в каждом месяце второго квартала, затем в каждом месяце третьего квартала и т. д.

 

Январь

Февраль

Март

II кв.

III кв.

IV кв.

Остатки наличных средств (на начало)

40 000

20 000

12 000

6 000

14 000

20 000

Поступления

30 000

60 000

56 000

72 000

81 000

74 000

Минус платежи

50 000

68 000

72 000

44 000

45 000

50 000

Нехватка средств

-

-

-

-

-

-

Требуемый банковский кредит

-

-

10 000

-

-

-

Конечный остаток наличных средств

20 000

12 000

6 000

34 000

50 000

44 000

Средства, которые могут быть инвестированы на стороне

-

-

-

20 000

30 000

19 000

Оставлено для производственных расходов

20 000

12 000

6 000

14 000

20 000

25 000

Заметьте, что кассовое положение компании подвергается серьезной угрозе только в одном месяце; оценка доходов и расходов указывает на возможную нехватку оборотного капитала на сумму 4 тыс. долл. в марте Так как март относительно близок к началу бюджетного периода, оценка может явиться весьма точным предсказанием кассовой позиции компании в этом месяце. В данном случае краткосрочный кредит на сумму 10 тыс. долл., по-видимому, будет достаточным для покрытия дефицита и образования некоторого резерва для удовлетворения потребности в оборотном капитале. А имея в перспективе большие излишки средств в каждом из последующих трех кварталов, фирма не будет иметь трудностей при погашении задолженности в срок или досрочно. Перед такой компанией, собственно, стоит завидная проблема — как наиболее прибыльно инвестировать излишек наличных денег. Кассовый бюджет показывает, как компания планирует инвестировать излишек, который она ожидает получить в последние три квартала, сумму наличных, которую она планирует вложить назад в предприятие, и сумму, которую она предполагает инвестировать на стороне.

Прогнозирование кассовых бюджетов. Ввиду того, что большинство доходов являются результатом сбытовой деятельности, основные наметки поступлений наличных денег исходят из прогнозов сбыта. Обычно прогнозы сбыта, так же, как и бюджет движения наличных денег, разбиваются на недели и месяцы, с тем чтобы заведующий финансами имел ясное представление о том, какой доход ожидается в течение различных отрезков бюджетного периода.

Кредитный фактор. Многие фирмы широко продают товары в кредит. Поэтому кассовый бюджет должен учитывать эти продажи в кредит, с тем чтобы показать реалистичные данные о доходах для каждого промежутка времени в пределах общего бюджетного периода. Полагаясь в основном на предыдущую практику инкассации, финансовый отдел определяет время, необходимое для получения платежей с дебиторов. Обычно прогноз сбыта включает в себя оценку на каждый месяц продажи товаров в кредит и общий объем реализации за месяц. Предположить объем продажи в кредит обычно нетрудно, но составить график поступлений средств за товары, проданные в кредит, нелегко. Может иметь место довольно большой разрыв между продажами и инкассацией. Бывает, что 90% выручки за месячную продажу в кредит инкассации выручки могут разниться весьма сильно. Например, предыдущая практика может показать, что поступления за товары, проданные в определенном месяце, были такие: 5% в первый месяц продажи; 95% во второй месяц; 6% в третий месяц; 2% в четвертый месяц; 1% в пятый и следующие месяцы.

Счет предполагаемых прибылей и убытков и баланс. Кассовый бюджет (см. таблицу), составленный должным образом, показывает, будут ли достаточными ожидаемые ресурсы наличных средств компании для финансирования того объема операций, который она предполагает осуществить.

Кроме кассовых бюджетов, компании часто составляют и другие плановые документы, с тем чтобы показать развитие своего финансового положения. Кассовый бюджет имеет дело лишь с движением наличных денег, с ожидаемыми поступлениями и платежами в течение того же самого периода времени. Он показывает только изменения, относящиеся к наличным средствам. Многие компании также готовят ведомости предполагаемых прибылей и убытков (или ведомости доходов) и плановые балансы на период, охватываемый кассовым бюджетом.

Обычные (или фактические) счета прибылей и убытков и баланс представляют собой бухгалтерскую отчетность об имевших место в прошедшем периоде расходах, показывающую текущее финансовое положение компании. Плановые же финансовые ведомости имеют целью показать ожидаемое финансовое положение через какой-то определенный промежуток времени в будущем — через месяц, квартал или год в зависимости от продолжительности периода кассового бюджета.

Внешне ведомости о предполагаемых и фактически полученных доходах и балансы, разумеется, похожи друг на друга; цифры же в этих документах различны, потому что счет предполагаемых прибылей и баланс показывают, ожидаемое, а не действительное финансовое положение.

Плановый баланс имеет такую же общую форму, как и отчетный баланс. Единственная разница заключается лишь в том, что его цифры являются оценкой будущих активов, пассивов и капитала. Он дает представление о финансовом положении, которого пока еще не существует, но, которое, как ожидает руководство, будет существовать в результате деятельности компании в течение периода действия кассового бюджета. Предполагаемый баланс основывается на прогнозе сбыта, производственном бюджете, на различных бюджетах расходов, а также на планах дополнительного вложения капитала и на кассовом бюджете. Цель предполагаемого баланса заключается в том, чтобы дать возможность сравнить все активы и пассивы и определить, каково будет финансовое положение компании в конце периода кассового бюджета.

Прогноз движения наличных средств на I квартал 19____г. (в долл.)

 

Январь

Февраль

Март

Предполагаемый сбыт (прогноз сбыта)

70 000

85 000

75 000

Поступления:

 

- продажа за наличные

30 000

40 000

32 500

- счета дебиторов

25 000

30 000

35 000

- векселя к получению

3 000

7 000

3 400

- другие доходы

2 500

5 000

2 100

- продажа ценных бумаг, полученные диви денды и проценты

4 000

9 000

3 000

Итого поступлений:

64 500

91 000

76 000

Платежи:

 

- основные материалы

15 000

17 000

16 000

- основная рабочая сила

9 000

10 000

9 500

- другие производственные расходы

6 500

7 000

6 000

- расходы по реализации

5 000

6 000

5 300

- счета кредиторов

17 000

10 000

11 000

- общие и административные расходы

6 200

6 700

7 000

- увеличение капитала

-

4 000

-

- платежи в погашении долга

-

-

-

- страховые взносы

700

700

100

- уплата налогов

2 900

3 500

4 000

- выплата дивидендов

-

-

6 000

Итого платежей

62 300

64 900

65 800

Кассовая позиция на конец месяца:

 

избыток средств (доходы)

2 200

26 100

10 200

дефицит

-

-

-

потребность в кредите

-

-

-

Предполагаемый баланс показывает, каким образом запланированные на бюджетный период операции компании, вероятно, смогут повлиять на ее финансовое положение; он показывает, каково будет общее финансовое положение компании в конце этого периода. Если компания планирует расширение операций, предполагаемый баланс учитывает способы, с помощью которых компания рассчитывает финансировать это расширение Он показывает, будет ли дешевле обеспечить компанию необходимыми средствами с помощью дополнительного капитала владельцев или путем кредита. Предполагаемый баланс показывает, сможет ли предполагаемая техника финансирования обеспечить твердое финансовое положение компании в конце бюджетного периода.

Предполагаемый баланс

Активы

Текущее положение

Возможное положение в конце периода

Касса

12 000

13 500

Счета дебиторов (за минусом резервов)

8 500

9 000

Векселя к получению

5 000

2 500

Товарные запасы

19 500

21 000

Итого текущих активов

45 000

46 000

Оборудование (за минусом резервов)

21 000

20 000

Здания (за минусом резервов)

119 000

115 500

Земля

50 000

5 000

Итого основных средств

190 000

185 000

Всего активов

235 000

231 500

Пассивы

 

 

Счета кредиторов

17 000

18 500

Векселя к оплате

10 000

5 000

Налоги, подлежащие уплате

8 000

3 000

 

35 000

26 500

Платежи по закладным

40 000

38 000

Облигации, подлежащие погашению

100 000

100 000

Итого долгосрочных обязательств

140 000

138 000

Простые акции

50 000

50 000

Нераспределенная прибыль

10 000

17 000

Итого собственного чистого капитала предприятия

60 000

67 000

Всего пассивов

235 000

231 500

Отчет о движении наличных денег за I квартал

Поступление наличных денег от:

 

- продажи товаров

36 610 долл.

- выпуска облигаций на сумму 50 000 долл.

48 000 долл.

- выпуска простых акций по паритету

25 000 долл.

- продажи инвестиционных ценных бумаг

5 400 долл.

- продажи оборудования

1 150 долл.

Итого

116 600 долл.

Использование наличных средств:

 

- выкуп на 50 000 долл. привилегированных акций с премией

51 000 долл.

- покупка ценных бумаг

20 000 долл.

- уплата исков на порчу товара

8 000 долл.

- выплата дивидендов по простым акциям

7 500 долл.

- взносы в амортизационные фонды

5 000 долл.

- закупки оборудования

4 000 долл.

- ремонт

2 500 долл.

- прочие расходы

800 долл.

Итого

98 800 долл.

Увеличение наличности

долл.

На таблице приведен типичный баланс, предназначенный для того, чтобы показать возможное финансовое положение компании в конце бюджетного периода по сравнению с положением, которое существовало в начале этого периода.

Кроме предполагаемого баланса и счета доходов, многие предприятия используют и другие виды документов и сводок при наметке движения наличных денег. Два из наиболее распространенных и полезных - это анализ движения наличных денег и анализ «откуда-куда».

Анализ движения наличных средств. В качестве средства анализа различий между фактическим и предполагаемым движением наличных денег многие фирмы составляют периодические анализы их движения. Эти анализы показывают увеличение или, наоборот, уменьшение имеющихся наличных денег в течение рассматриваемого периода путем указания источников поступлений и направления наличных денег. Анализ движения наличных денег обычно составляется ближе к концу месяца или квартала и служит в качестве руководства при пересмотре наметок их движения в течение предстоящей части бюджетного периода. Окончательный отчет точно показывает, из каких источников и какая сумма наличных денег поступила в течение только закончившегося периода и как эти деньги были использованы в хозяйстве. Вывод показывает типичный анализ движения наличных денег.

Анализы движения наличных денег могут быть легко обращены в сравнительный документ, показывающий действительное положение наличных в сравнении с предполагавшимся с целью выяснения, лучше или хуже по сравнению с. бюджетными наметками работало предприятие в течение бюджетного периода. На таблице показан такой сравнительный отчет о движении наличных денег.

 

Фактически

Предусмотрено в бюджете

Исполнение - лучше или хуже (—), чем предусмотрено в бюджете

< бюджетного начале в средства>

80 000

80 000

 

 

Ценные бумаги

20 000

20 000

 

Кассовая позиция в начале бюджетного периода

100 000

100 000

 

Поступление наличных средств:

 

 

 

- прибыль после уплаты налогов

40 000

50 000

-10 000

Плюс уплаченные налоги

40 000

50 000

-10 000

Прибыль до уплаты налогов

80 000

100 000

-20 000

Амортизация

26 000

25 000

+1 000

Увеличение кредиторской задолженности

4 000

10 000

-6 000

Увеличение прочих поступлений

2 000

5 000

-3 000

Общая сумма поступления наличных средств

112 000

140 000

-28 000

Расход наличных средств:

 

 

 

- увеличение счетов дебиторов

3 000

-17 000

-20 000

- увеличение товарных запасов

4 000

-20 000

-24 000

- увеличение авансовых платежей

1 000

 

-1 000

Федеральные налоги

38 000

45 000

7 000

Платежи в погашение краткосрочной задолженности

62 000

87 000

25 000

Капитальные затраты

20 000

30 000

10 000

Выплата дивидендов

20 000

25 000

5 000

Общая сумма расхода наличных средств

148 000

150 000

2 000

Превышение расхода наличных средств

-36 000

-10 000

-26 000

Ведомость источников поступления и использования средств. Дополнением к только что объясненному балансу движения наличных денег служит ведомость источников поступления и использования средств. Баланс движения наличных денег показывает источники и применение наличных средств. Ведомость источников поступления и использования средств раскрывает причины, вызвавшие изменения в балансе или в статьях счета доходов (другими словами, изменения собственного чистого капитала предприятия). Чистый собственный капитал предприятия, разумеется, увеличивается при любом увеличении активов или уменьшении обязательств и уменьшается при уменьшении активов или увеличении обязательств.

 

Баланс

I квартал

II квартал

Увеличение

Уменьшение

Активы

 

 

 

 

Текущие активы:

 

 

 

 

- касса

8 000

7 000

 

1 000

- счета дебиторов

11 000

11 500

500

 

- векселя по взысканиию

7 500

6 000

 

1 500

- товарные запасы

6 500

7 500

1 000

 

Общая сумма текущих активов

33 000

32 000

 

1 000

Основные средства:

 

 

 

 

- оборудование

4 000

6 000

2 000

 

Всего активов

37 000

38 000

1 000

 

Пассивы

 

 

 

 

Краткосрочные обязательства:

 

 

 

 

- векселя к платежу

4 500

4 200

 

300

- средства кредиторов

14 500

15 000

500

 

Общая сумма краткосрочных обязательств

19 000

19 200

200

 

- платежи по зпкладным

3 000

2 000

 

1 000

Капитал

 

 

 

 

Акционерный капитал

10 000

10 000

 

 

Балансовая прибыль

5 000

6 800

1 800

 

 

37 000

38 000

 

 

Любое увеличение какой-либо статьи актива происходит лишь при уменьшении другой статьи актива или при увеличении доходов. И, наоборот, уменьшение какой-либо статьи актива указывает на увеличение каких-то других статей актива или уменьшение дохода. Опытный аналитик по финансовым вопросам, исследуя два последовательных баланса, может определить, откуда были получены средства и где они были использованы. Ведомость источников поступления и использования средств не дает больше сведений, чем можно получить посредством сравнения двух последовательных финансовых отчетов; она просто дает ясную картину движения средств, классифицируя их, с тем чтобы показать источники их поступления и как они были использованы компанией. По существу она детализирует изменения в оборотном капитале и дает возможность видеть увеличение или уменьшение капитала от одного отчетного периода к другому.

Ведомость источников поступления и использования средств может быть применена для сравнения данных о движении средств, указанных в финансовых отчетах за предыдущие периоды, это поможет составлению предполагаемого баланса. Она же может быть использована для анализа движения средств в различные моменты бюджетного периода, с тем чтобы исправить и уточнить прогнозы на будущее. На таблице показана ведомость источников поступления и использования средств за первые два квартала периода кассового бюджета.

Использование кассового бюджета в процессе управления наличными средствами

Фактические поступления и платежи обычно несколько отличаются от предусмотренных в кассовом бюджете. Различия могут быть вызваны изменением факторов, влияющих на сбыт, непредвиденными изменениями методов производства или его потребностей, а также недостаточным контролем над движением наличных средств. Первые две причины являются естественными и их следует ожидать, но нет никакого оправдания для недостаточного контроля, рассматривающего кассовое планирование компании. Недостаток контроля обычно происходит из-за отсутствия информации и из-за нарушения связи, приводящих к тому, что финансовые руководители не получают сведений о том, что им следует знать о деятельности компании и ее кассовой позиции.

Изменения в оперативных планах влияют, естественно, на кассовую позицию компании, но обычно финансовый отдел может рекомендовать проведение корректирующих мер, если он знает заранее, какие возможны изменения. Например, если кажется, что новый производственный план может вызвать значительную нехватку наличных средств, финансовый отдел может рекомендовать проведение одной из следующих мер, с тем чтобы сохранить оборотный капитал компании в надлежащем состоянии:

- уменьшить прямые издержки1;

- усилить инкассацию счетов дебиторов;

- отложить крупные расходы;

- сократить товарные запасы;

- добиться получения более длинных сроков кредитов от кредиторов и поставщиков;

- изменить производственные планы (в качестве последнего средства).

Эффект, который эти рекомендации могут действительно иметь на кассовую позицию фирмы, естественно, зависит в большой степени от того, когда начнут выполнять принятые решения. Чем быстрее принимается окончательное решение о принятии мер, тем больше их корректирующее воздействие на оборотный капитал. Это обстоятельство требует, чтобы финансовые руководители были всегда в курсе текущей деятельности компании и как можно раньше узнавали об изменениях в планах.

В большинстве компаний финансовый руководитель оценивает и анализирует хозяйственную деятельность, но не может непосредственно ее контролировать или направлять. За фактическое осуществление обычно несут ответственность административные и непосредственные руководители производством операций. Они отвечают за производство в соответствии с бюджетными наметками. Финансовый руководитель ни в коем случае не должен осуществлять «контроль» за проведением операций. Он может рекомендовать изменения в оперативных планах, однако должен делать это с большим тактом. Его организация является наиболее эффективной в отношении контроля и регулирования движения наличных денег в соответствии с изменениями в деятельности и в оперативных планах. Финансовый руководитель обычно следит за производственной деятельностью через посредство регулярных отчетов, составляемых управляющими, производством для других руководителей.

Если финансовый отдел следит за производственной деятельностью с помощью отчетов, составляемых производственными подразделениями, то за финансовым развитием он наблюдает через посредство отчетов, составляемых самим финансовым отделом и связанными с ним административными подразделениями.

Отчет по кассовому бюджету. В качестве средства оценки исполнения бюджета многие фирмы составляют отчеты по кассовым бюджетам на различных стадиях бюджетного периода. Отчет по кассовому бюджету внешне очень похож на сам кассовый бюджет, за исключением того, что в отчете показывается по каждой статье как запланированное, так и фактическое положение дел с наличными средствами. Отчет по кассовому бюджету обычно показывает разницу между предусмотренным в бюджете и фактическим исполнением как в денежном выражении, так и в процентах. Во многих случаях отчет по кассовому бюджету включает в себя пересмотренный проект кассовых операций на последующий месяц или квартал.

Ежедневный отчет о кассовых операциях. Во многих компаниях прочные позиции оборотного капитала являются настолько важными, что высшее руководство информируется ежедневно о текущем кассовом положении. Вице-президент по финансам, казначей и часто даже сам президент получают ежедневную краткую сводку поступлений и платежей, которая составляется на основе записей поступлений и выплат наличных средств. В ежедневном отчете о кассовых операциях указывается кассовая наличность на конец предыдущего дня, движение наличных средств за день и наличность к концу дня. Многим компаниям требуются не ежедневные отчеты о кассовых операциях, а еженедельные или ежемесячные. На таблице показана форма типичного ежедневного отчета о кассовых операциях. С небольшими изменениями она может быть также использована для отчетов о движении наличных средств за неделю или месяц.

Ежедневный отчет о кассовых операциях

август 15, 19….г.

Остаток наличных на 14 августа 19…. г

50000 долл.

Поступления:

 

- продажа за наличные

14 000

- счета дебиторов

12 500

- другие доходы

6 500

Общая сумма поступления

33 000 долл.

Расходы:

 

- оплата товаров и материалов

5 000 долл.

- выплата заработной платы

27 300

- налоги

4 400

- счета кредиторов

13 500

- другие расходы

2 100

Общая сумма расходов

52 300 долл.

Остаток наличных на 15 августа 19….г

30 700 долл.

Остаток наличных на 31 июля 19…. г

22 650

Предполагавшийся остаток наличности на 15 августа 19…. г

30 000

Ожидаемые поступления за 16 августа 19….г

25 000

Ожидаемые расходы за 16 августа 19….г

5 000

Многие компании составляют подробные отчеты, показывающие состояние товарных запасов на конец месяца, квартала или года. Отчеты по анализу товарных запасов часто показывают состояние товарных запасов в текущем периоде по сравнению с их состоянием на конец соответствующего предыдущего периода. Эти отчеты обычно показывают темп оборота товарных запасов и в течение скольких дней остаются на складе имеющиеся там запасы и материалы.

Для того чтобы такой отчет представлял ценность, он должен показывать размеры всех четырех основных видов товарных запасов:

- готовой продукции — изделий, готовых к продаже;

- незавершенного производства — товаров, которые требуют дальнейшей обработки, прежде чем стать готовой продукцией;

- сырья — предметов, которые не подвергались обработке;

- вспомогательных материалов — материалов, которые содействуют ходу производства, но не становятся неотъемлемой частью готовой продукции.

Составляют также ежедневные сводки об остатках средств на счетах в банках, показывающие размер средств, имеющихся на каждом счете фирмы в банке.

Ежедневная сводка об остатках средств на счетах в банке обычно показывает общую сумму средств на всех учетах, а также остатки средств к концу дня на каждом счете. Если остаток средств на счете опускается ниже желаемого уровня, то финансовый отдел может перечислить на него средства с другого счета, чтобы поднять его до соответствующего уровня.

Отчет о счетах дебиторов. Этот отчет (называемый иногда «анализом сроков») раскрывает состояние счетов дебиторов по датам их выставления, показывая возможные суммы наличных средств, которые компания, вероятно, получит от покупателей. Отчет о счетах дебиторов не только позволяет дать оценку влияния их счетов на состояние ликвидности компании, но также дает основу для оценки кредитной политики и практики. Чем выше отношение дебиторской задолженности к сумме товаров, проданных в кредит, тем вероятнее, что дебиторская задолженность включает многие старые счета и счета, которые не смогут быть инкассированы, и, следовательно, тем больше должны быть резервы на покрытие безнадежных ко взысканию долгов. Поэтому финансовый отдел может, исходя из отчетов о счетах дебиторов, определить, являются ли существующие резервы на покрытие безнадежных ко взысканию долгов достаточными и какие следует принять меры для повышения уровня инкассации счетов дебиторов. На ниже показан типичный отчет о счетах дебиторов.

Отчет о счетах дебиторов на 1 мая 19—г.

Срок выставления счетов

Сумма

В процентах к общей сумме

До 30 дней

1 467 391

84,1

От 30 до 60 дней

204 301

11,7

От 60 до 90 дней

60 509

3,5

Более 90 дней

10 103

7,0

1% оказалось невозможным инкассировать

Период инкассации часто значительно колеблется в зависимости от категорий покупателей. Например, более крупные счета часто «оплачиваются немедленно», в то время как более мелкие счета покупателя оплачивают не сразу. Если компания имеет много различных категорий покупателей товаров в кредит, то прогноз сбыта, показывающий вероятную продажу каждой из этих категорий, может оказать большую помощь при определении более точного периода инкассации.

Прогнозирование расходов. Проблема составления наметок расходов является даже еще более сложной, чем оценка предполагаемых доходов; компания может израсходовать деньги большим количеством путей, чем их заработать. Производственный бюджет и другие бюджеты расходов являются отправными пунктами для составления наметок расходов; бюджет закупок наиболее полезен как показатель того, когда будет необходимо произвести платежи; бюджет оплаты прямых затрат труда и административный бюджет являются довольно прочной основой для составления ведомостей на выплату заработной платы. Но финансовый отдел должен всегда иметь тот факт, что все бюджеты являются предположениями. Если случится, что прогнозы сбыта окажутся в том или ином отношении неточными, то в этом случав бюджеты расходов должны быть соответственно пересмотрены; кассовый бюджет всегда будет чувствителен к факторам, которые могут повлиять на прогноз сбыта.