• Как правильно управлять финансами своего бизнеса, если вы не специалист в области финансового анализа - Финансовый анализ

    Финансовый менеджмент - финансовые отношения между суъектами, управление финасами на разных уровнях, управление портфелем ценных бумаг, приемы управления движением финансовых ресурсов - вот далеко не полный перечень предмета "Финансовый менеджмент"

    Поговорим о том, что же такое коучинг? Одни считают, что это буржуйский брэнд, другие что прорыв с современном бизнессе. Коучинг - это свод правил для удачного ведения бизнесса, а также умение правильно распоряжаться этими правилами

Глава VIII. Системы и методы хорошего руководства

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 

Количество специалистов и отделов, занимающихся вопросами разработки систем и методов организации работы, под различными названиями и обозначениями увеличивается феноменальными темпами, особенно после второй мировой войны. Выражение системы и методы в настоящее время является прочно вошедшим в обиход термином, обозначающим область деятельности, которая является органической частью коммерческой жизни. Имеется немало доказательств того, что руководители высшего ранга в США видят значимость в термине системы и методы.

Колледжи и университеты, а также коммерческие организации расширили свои учебные планы подготовки специалистов по вопросам разработки систем. Свыше 100 высших учебных заведений имеют учебный курс по системам и методам или тесно связанным с этими предметами вопросам, например «Курс по технической разработке систем» в Академии военно-воздушных сил. С помощью своего «Курса систем и методов» и разнообразных семинаров по техническим и теоретическим вопросам Американская ассоциация по управлению дает как опытному управляющему, так и новичку в этой области возможность изучить искусство и средства научного планирования и анализа.

Что такое системы и методы?

Термин системы и методы определяют просто рак «организованный здравый смысл», а также как «вещи, которые делают специалисты по системам». Будучи полезным в качестве отправной точки, ни одно из этих определений не является в действительности удовлетворительным. Поскольку все люди обладают здравым смыслом, хотя, очевидно, и в различной степени, он не является исключительной принадлежностью специалистов по системам.

Кроме того, область деятельности по разработке систем и методов не является монополией специалистов по системам. Системы и методы представляют собой составную часть работы каждого управляющего независимо от его ранга. Ответственность за системы и методы, применяемые как в отношении себя, так и в отношении своих подчиненных, присуща работе каждого человека, который руководит, управляет и контролирует деятельность подчиненного. Начальники и управляющие на производстве, сталкиваясь с необходимостью выполнения заданий к данному сроку, редко имеют время на изучение систем и методов. Работа теоретически подготовленных и эрудированных специалистов по системам заключается в изучении, измерении и анализе систем и тем самым высвобождает руководителей производства для выполнения других обязанностей.

Терминология систем. Хотя специалист по системам стоит на прочной основе как член руководящей группы, терминология, применяемая для обозначения функций его или отдела, различна в разных компаниях. В некоторых компаниях термины система, процедуры и даже методы употребляются как синонимы. В течение трехлетнего изучения работ по вопросу о системах в различных, отобранных для этой цели компаниях исследователи сталкивались с терминами работа по системам и методам, работа по системам и работа по методам, причем в практике работы изучаемых компаний различий между этими терминами не делалось. При толковании функций систем и методов в своей компании молодой управляющий должен рассматривать применяемую терминологию исходя из практики.

При изучении функций систем и методов, однако, обычно проводится четкое различие в терминах. Ниже даются некоторые определения или идеи, которые помогут выяснить эти понятия и дать рабочие определения.

Роберт А. Могоуан, президент компании «Сэйфуэй Сторс», рассматривает систему как «серию функций, шагов или действий, имеющих целью достижение желаемого результата», а метод — как «детали отдельных действий системы». Джон У. Хаслет, руководитель отдела систем и методов компании «Шэлл Ойл», определяет системы и методы как «анализ политики, форм и оборудования корпорации в целях упрощения и стандартизации конторских операций».

Ричард Ф. Нойшел, директор компании «Маккинси», дает более детальное объяснение терминов:

1) Метод... последовательность канцелярских операций, обычно охватывающих нескольких человек в одном или нескольких подразделениях, применяемых для обеспечения единообразного выполнения повторяющихся коммерческих операций. Метод устанавливается либо в письменной форме, либо в силу привычки:

а) какая работа должна быть выполнена различными участниками;

б) кто участвует в этой работе;

в) когда должны быть осуществлены различные шаги в этом процессе, т. е. их порядок и сроки.

2. Канцелярские методы (или конторские процедуры) представляют собой ручные или механические способы, с помощью которых выполняются отдельные канцелярские операции. Эти способы определяют, какова цель работы и как она выполняется, кто и когда должен ее выполнять. Например, использование курьеров и пневматических труб является способом транспортировки документов...

3. Система — это сеть взаимосвязанных методов, разработанных по общей схеме основной деятельности компании.

Роль систем и методов. Системы и методы играют важную роль в руководстве бизнесом. Каждая повторяющаяся коммерческая операция начинается, осуществляется, контролируется и прекращается определенным методом. Ричард Ф. Нойшел говорит следующее о некоторых видах деятельности, осуществляемых повседневно на промышленном предприятии:

«Именно с помощью методов составления прогнозов и бюджета разрабатываются финансовые и оперативные планы; с помощью методов закупки обеспечивается материальное снабжение; с помощью методов найма и перевода набирается и используется рабочая сила; с помощью методов обработки заказов начинается производственный процесс и отгрузка готовых изделий из запасов; с помощью планирования производства, разработки графиков и сроков отгрузки координируется деятельность людей, использование материалов и машин; с помощью методов учета собирается, суммируется и сводится в отчеты информация, необходимая для контроля затрат, прибылей и имущества».

Остается вопрос: охватывает ли область систем и методов все системы и методы; включает ли она и системы физического труда, относящиеся к фабрике, цеху, ремонтным мастерским, способам (ручным или механическим), которые применяются при изготовлении, конструировании и эксплуатации вещей, а также при обращении с применяемыми частями и материалами, или же она должна ограничиваться системами и методами умственного труда, обычно отождествляемого с конторскими операциями, или, что возможно, более правильно, с административным руководством?

Отмечая, что область систем и методов «очень часто ограничивается как в отношении самой концепции, так и на практике областью умственной работы» независимо от того, выполняется ли она непосредственно в конторе, или в цехах, консультант по системам Вильям А. Гилл дает следующее объяснение:

«Основная причина этого, по-видимому, состоит в том, что начиная с конца XIX в. и особенно в XX в. организация и управление технологическими процессами производства установились довольно хорошо и в обычном представлении ассоциируются с цехом или фабрикой или с тем, что описывается как системы и методы физического труда. С другой стороны, наука о технике организации и управлении предприятием, которая существует значительно меньший период времени, обычно ассоциируется с системами и методами умственного труда... Большой рост интереса к области систем и методов, относящейся к умственному труду, произошел за значительно более короткий промежуток времени, чем это было в сфере физического труда.

Наш опыт на сегодняшний день в масштабах страны в области систем и методов вряд ли достаточен для того, чтобы позволить установить точные границы между их применением в области умственного и физического труда... Однако... разработка и осуществление программ по улучшению систем и методов, независимо от их масштабов и места, занимаемого ими в функциональной структуре организации, вызывают необходимость задумываться и принимать решения по разграничению программ, относящихся к умственному и физическому труду».

Бизнесмен Роберт А. Магоуан также считает, что сфера деятельности, в которую могут сделать свой вклад системы и методы, не ограничивается так называемой конторой: «Необходимость систематического повышения эффективности работы делает отдел разработки систем и методов организации работы не только расчетной палатой для совершенствования практики конторской работы, методов учета и новых методов обработки данных. Он может быть и часто является ключом к проведению в жизнь мероприятия более широкой политики и требований руководства».

Сами специалисты по системам рассматривают свою работу именно в таком более широком смысле и значении. В брошюре «Политика и методы», выпущенной в сентябре 1956 г., Американская ассоциация по вопросам систем и методов (SPA) определяла работу над системами «как вид профессиональной административной работы, связанной с исследованиями, анализом, разработкой, решением проблем и оказанием помощи руководству в следующих областях»: организация анализа и планирования; анализ, упрощение или внедрение оперативных систем и методов; упрощение работы; хронометраж и разработка стимулов к работе обычно в сфере канцелярского или «конторского» труда; составление справочников и инструкций по методам работы; анализ, разработка и контроль форм; руководство отчетностью; планирование и контроль использования помещений и оборудования; анализ и контроль за отчетами, а также оценка, выбор и стандартизация оборудования.

Дерек В. Бекер из отдела конторских систем и методов компании канадских национальных железных дорог объясняет появление специалистов по системам и методам следующим образом: они «были рождены для бизнеса и промышленности, как специалисты в области научных методов решения коммерческих проблем. Они были рождены необходимостью, вызванной растущей сложностью коммерческой деятельности и ее громадным объемом в наше время». Значение научного метода руководства, как отмечает этот автор, непрерывно возрастает.

Ричардом Ф. Нойшелом приводятся три убедительных аргумента в отношении важности и роста интереса к системам и методам. Во-первых, существует постоянный рост размеров и сложности самих коммерческих организаций. Столкнувшись с децентрализацией, диверсификацией и слиянием предприятий, управляющие «стали все больше осознавать роль, которую могут играть в современном руководстве коммерческой деятельностью хорошо продуманные системы и методы. Они пришли к признанию того, что за жалобами клиентов, отсутствием контроля, плохим осуществлением политики, а также за конфликтами между отделами почти обязательно стоят громоздкие, недостаточные или излишние системы и методы».

Отдел систем и методов

Организационный справочник одной из ведущих корпораций перечисляет кратко функции отдела разработки систем и методов следующим образом: 1) выработка политики в отношении обработки данных; 2) разработка методов передачи информации; 3) установление норм канцелярской работы и 4) участие в организационном планировании.

Рис. 39 представляет собой схему организации отдела разработки систем и методов Керфоттского филиала компании «Дженерал пресижен». Размер отдела и объем работы зависят от характера коммерческой деятельности компании. В филиале в Керфотте, который выпускает точные электромеханические инструменты и детали, большой удельный вес занимают специалисты и канцелярские служащие. На предприятиях компании, находящихся в различных местах, работает около 7 тыс. человек.

Руководитель отдела подчинен контролеру. Он является также главой комитета по выработке политики в области систем обработки данных, функции которого будут разъяснены ниже. Деятельность отдела распределена между четырьмя подразделениями, подчиненными управляющему. Среди них есть подразделение, занимающееся общими вопросами улучшения руководства, такими, например, как изучение политики корпорации и отделов, функций организации и всей программы совершенствования канцелярской работы.

В программу совершенствования канцелярской работы входит метод ПЕРТ (программа планирования и контроля). Этот метод был специально разработан в середине 50-х годов для ускорения освоения системы ракеты «Поларис» и ему приписывают сокращение на два года сроков выполнения этой программы. Хотя эта система была предназначена для военных целей, вскоре оказалось, что она вполне применима для коммерческих целей и была принята промышленностью. ПЕРТ в основном включает разработку одновременных и взаимосвязанных программ, сроков выполнения работ по многим компонентам и процессам, входящим в проект и основанным на имеющихся оптимальных расчетах. Полученные факты вводятся в вычислительную машину, которая прослеживает ряд последовательных критических шагов или операций, задержка любой из которых может отодвинуть запланированное завершение работы.

Основы организации. В основе эффективного функционирования систем и методов лежит ряд принципов и составных элементов.

Отдел или управление должны строиться в соответствии с особенностями отдельных компаний. Не только организационная структура, но и подход к их созданию должны увязываться с конкретной обстановкой, существующей в компании. Среди вопросов, которые необходимо рассмотреть, количество и категории служащих, организационная структура компании, вид выпускаемой продукции, методы снабжения и т. д.

С выполнением целей и изменением условий построение, или структура, отдела систем и методов может нуждаться в изменениях. Без таких необходимых изменений деятельность отдела не будет поспевать за развитием компании в целом. Плановики должны предусматривать изменения. Они должны также меньше всего думать о том, как организация отдела выглядит на бумаге, но принимать во внимание, как он выполняет свои функции.

При планировании организации отдела систем следует предусмотреть преемственность персонала, программ и планирования работ. Хотя гибкость имеет исключительное значение, а задачи необходимо всегда увязывать с меняющимися потребностями, не должно быть дерганий, всевозможных расширений и новых программ во время кризиса. Одна из главных задач специалиста по системе состоит в том; чтобы обеспечить высшее руководство информацией и помощью, необходимой для предупреждения кризисов.

Сотрудники этих отделов должны знать точку зрения высшего руководства, т. е. отличительной чертой их подхода должен быть упор на задачи предприятия в целом. «Это, — говорит Ричард Ф. Нойшел, — представляет собой то, что наиболее ясно отличает мужчин от мальчиков». Но в то же время специалист по анализу систем может быть призван и для того, чтобы «ликвидировать пожар» (найти решение для создавшегося положения или обычно небольшой проблемы до того, как она выйдет из-под контроля) или заняться вопросом, который ограничивается или кажется, что ограничивается, только одной стороной коммерческой деятельности предприятия.

Специалист по анализу систем, подходящий к делу с позиций высшего руководства, всегда будет иметь в виду деятельность предприятия в целом. Он постоянно будет задавать себе такие вопросы, как: свойственна ли данная проблема только этой области или она связана с условиями и требованиями других областей деятельности или других отделов; не вызывает ли данное решение возникновения новой проблемы в другом месте? Это связано со следующим вопросом, поскольку место отдела в аппарате компании определяет, по крайней мере частично, подход, которого придерживается специалист по анализу.

Отдел разработки систем и методов является административным подразделением компании, созданным для консультаций, совета и помощи руководству в развитии конкурентоспособности, устойчивого положения и длительной рентабельности компании. Как уже говорилось ранее, все административные подразделения хотят быть на виду у высшего руководства. Отделы разработки систем и методов должны подчиняться и обычно подчиняются руководителю, входящему в высшую иерархию руководства. Для этого имеются основания. Работа этого отдела затрагивает сферу деятельности других подразделений, проникает во все функции корпорации, а специалисты по системам, подобно другим административным работникам, знают, что ореол вице-президента имеет большое значение во взаимоотношениях с лицами, на которых не действуют ни доводы, ни убеждения.

Во многих компаниях вопросы разработки систем и методов включаются в компетенцию финансового подразделения, как это имеет место в Керфоттском филиале. Поскольку многие работы, которыми занимается отдел разработки систем, относятся к финансовой деятельности, подчинение руководителя по системам главному должностному лицу в области финансов является логичным. Это оказалось очень подходящим в компаниях, где должностное лицо, отвечающее за финансовые вопросы, подходит к делу с общих позиций руководства, а не только с точки зрения учета и финансов.

В других компаниях вопросами систем и методов занимается сектор, входящий в отдел, возглавляемый в некоторых компаниях вице-президентом, отвечающим за административные или управленческие службы, т. е. руководителем, в сферу обязанностей которого иногда включаются и финансы. В ряде компаний вопросы систем и методов подчинены генеральному директору.

Некоторые компании имеют централизованное подразделение по системам и методам, которое обслуживает всю компанию. Другие включают специалистов по анализу систем в штаты различных отделов. Такие специалисты по системам, включенные в штаты отделов, работают по программам и методам, касающимся только соответствующих отделов, или по программам и методам, которые координируются в общем плане небольшой центральной консультативной группой. Основное преимущество децентрализованной системы состоит в том, что специалист по анализу систем имеет возможность ознакомиться с повседневной деятельностью и операциями в определенном отделе или в определенной области и оперативно уделять внимание возникающим проблемам. Главное преимущество централизованного подразделения состоит в том, что оно разрабатывает проблемы, часто касающиеся деятельности всех подразделений. Однако основной принцип состоит в том, что рассматриваемое подразделение и характер его функций должны определяться индивидуальными нуждами данной компании.

Откуда возникают проекты. Как отмечает Гибз Меерс, работающий с 1956 г. руководителем отдела в филиале компании в Керфотте, проекты, над которыми работает его отдел разработки систем и методов, возникают из четырех источников.

Во-первых, вспыхивают «пожары», которые всегда будет тушить отдел. Случаются какие-то перебои в установленном порядке деятельности или всплывают какие-то новые факторы, выбивающие из колеи увязанную в общем комплексе работы операцию.

Во-вторых, проекты возникают по указаниям руководства, например, в результате разработки новой политики, изменения организационной структуры, появления дополнительной деятельности или больших усилий по сокращению затрат. «Отдел разработки систем в развивающейся компании может ожидать, что часть его усилий будет направлена на выполнение проектов, указанных руководством». Начальник отдела разработки систем, поддерживающий хорошую связь с руководством, «может обычно заранее определять свои потребности, для того чтобы обеспечить выполнение ожидаемой работы необходимыми людьми».

Третьим источником являются предложения отделов. Эти предложения, обычно не носящие характера директив, должны оцениваться, и по ним должны быть даны рекомендации. В Керфоттском филиале это делается не только группой по системам, но и комитетом по выработке политики в области систем обработки данных, как это будет объяснено ниже. «Эти предложения управлений могут иногда создать для неискушенного в системах работника трудности, особенно когда они скрывают попытку получить от отдела разработки систем санкцию на сомнительное изменение или использовать группу разработки систем в качестве орудия борьбы за власть между отделами. Однако некоторые из этих предложений имели большие достоинства и явились началом широких улучшений в операциях всей компании».

Четвертым источником являются собственные идеи отдела разработки систем для обеспечения успеха компании. Каждый специалист по системам думает о том, какой из новых методов, процессов и типов оборудования является перспективным. Вполне вероятно, что он задумал и разработал широкий комплексный план унификации и, возможно, даже общую программу системы для компании. То, что у него в плане, он разбил на разделы и этапы выполнения, повысив тем самым вероятность принятия этого плана руководством. К этому Меерс мог бы добавить, что эта работа выполняется в рабочее время, поскольку разработка одного серьезного проекта, направленного на совершенствование систем, может потребовать от специалистов по анализу систем 6 человеко-месяцев или больше времени.

В Керфоттском филиале функции комитета по выработке политики в области систем обработки данных заключаются в том, что он является координирующим органом между отделом разработки систем и методов, подразделениями, занимающимися обработкой данных, высшим руководством и персоналом оперативных и административных подразделений. Заместителем председателя является заведующий обработкой данных, остальными членами комитета являются контролер, заведующий обработкой данных с помощью электронно-вычислительных машин и ряд других специалистов по анализу отдела разработки систем и методов, а также квалифицированные начальники других отделов. Специалист по анализу, который изучил предложенный проект, дает предварительное заключение, объясняет, как он увязывается с общей системой выполнения операций, каковы по его расчетам будут затраты и как можно распределить его осуществление по времени. Автор проекта имеет возможность объяснить свое предложение — почему оно необходимо и ожидаемые выгоды. Некоторые предложения имеют большие достоинства, в то время как другие назрели или несвоевременны. Если даже автора предложения убедят взять проект обратно, он обычно чувствует себя удовлетворенным тем, что его внимательно выслушали.

Комитет по выработке политики в области систем обработки данных не только рассматривает различные предложения, но и поддерживает усилия по совершенствованию комплексной обработки информации и механизации, когда они могут оказаться полезными для операций компании, а также следит за ходом внедрения одобренных предложений.

Что делают специалисты по системам?

В 1959 г. Ассоциация по системам и методам произвела обследование 1150 компаний, которое показало, что специалисты по системам и методам выполняли следующую работу.

Виды деятельности

Процент компаний, выполнявших эту работу

Составление справочников по работе

84

Контроль форм

83

Упрощение работы

79

Комплексная обработка информации (КОИ)

74

Контроль за оборудованием

61

Руководство учетом

59

Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин (ЭОД)

57

Анализ организационной структуры

52

Планировка размещения

49

Учет работы

49

Организация ревизий

25

Исследование операций

17

Если компания имеет подразделение по разработке систем и методов, это не значит, что сотрудники других отделов не должны ничего знать о работе по системам и методам и заботиться об областях деятельности, которые можно усовершенствовать. Специалисты по анализу систем не могут охватить всех деталей организации и определенных сфер деятельности; например, считают, что некоторые аспекты вопросов об упрощении работы обычно находятся в компетенции персонала соответствующих отделов. В некоторых компаниях оперативные отделы, не имея собственного специального персонала, сами отвечают за осуществление программы и проектов по улучшению руководства; координируется это небольшой центральной консультативной группой.

Ряд перечисленных видов деятельности описан в других главах этой книги, например комплексная обработка информации и обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин — в гл. VI, планировка размещения (конторы)—в гл. VII и исследование операций — в гл. XIII.

Упрощайте работу. В основном существуют два метода или подхода к упрощению канцелярской или конторской работы. Один, определяемый как революционный подход к конторской работе, ведет к разрыву с привычками и традициями в целях создания максимально возможной экономичной системы учета. До введения подобной системы необходимы тщательное изучение и анализ систем специально подготовленными лицами, которые являются экспертами или консультантами по системам и методам. Хотя эти эксперты не игнорируют существующие системы и организацию работы, они изучают их прежде всего для того, чтобы получить точную информацию, необходимую для осуществления коммерческой деятельности, для разработки организационной структуры и политики, а также для установления практики, при которой требующаяся информация поступала бы нужному лицу в нужное время и при наименьших затратах. Фактически отход от привычек и традиций редко бывает полным, поскольку многие компании «удовлетворяются» комплексной обработкой информации или обработкой данных с помощью электронно-вычислительной машины на функциональной основе. Успех такого подхода требует поддержки во всех звеньях руководства и всех сотрудников, но он отличается от простого подхода к упрощению методов работы так же, как всеобъемлющее изучение систем и методов отличается от улучшений по собственному почину, осуществляемых руководителями и рядовыми сотрудниками.

Простой подход к упрощению методов работы также требует изучения организации работы, методов и политики. Его назначение состоит в том, чтобы ликвидировать дублирующуюся, неапробированную или бесполезную информацию, исключить ненужные и улучшить соответствующие операции и последовательность выполнения работы. Этот подход «совершенствует канцелярскую работу постепенно, от случая к случаю; Здесь требуется постоянное искоренение привычных, устаревших методов».

Программа по упрощению методов работы не является сферой деятельности эксперта и подготовленного специалиста по системам и методам. Столкнувшись с огромным числом запросов по проектам, руководитель отдела разработки систем и методов должен определить очередность выполнения работ. В большинстве компаний он и его отдел должны заниматься прежде всего обследованиями, предпринимаемыми для улучшения общих методов, влияющих на основные работы и межуправленческие функции. Ему просто невозможно заниматься всеми методами, имеющими значение только внутри отделов.

Основным человеком «у руля», ответственным за выполнение программы упрощения методов работы на различных рабочих местах, является непосредственный начальник. Во многих компаниях программы подготовки таких начальников включают изучение способов упрощения методов работы. Эту программу следует проводить людям, способным вдохновлять обучаемых. Обсуждения должны быть частично посвящены текущим проблемам, стоящими перед сотрудниками, подчиненными этим начальникам. Обучающиеся должны получить опыт подготовки и использования схем последовательности выполнения операций и другого материала для анализа. Некоторые компании установили, что разработанная система рассмотрения предложений поощряет рядовых сотрудников вносить предложения, направленные на совершенствование и упрощение методов их работы.

Знание техники выполнения работы необходимо для того, чтобы перейти к более простым методам ее выполнения. Здраво подходите к этой технике выполнения повседневных операций, чтобы найти лучший, более быстрый способ выполнения поставленных задач. Ниже приводится пять этапов, через которые обычно проходит работа по упрощению методов выполнения операций:

— Отберите работу, подлежащую усовершенствованию. Для того чтобы помочь отобрать такую конторскую работу, которая открывала бы пути для достижения лучших результатов, Джон Е. Гердинг, консультант по контролю управления фирмы «Пит, Марвик, Митчел и КО», предлагает получать от каждого сотрудника список тех задач, которые он выполняет. Сведите их на листах распределения работы, затем выясните следующие вопросы: какая работа занимает большую часть времени; имеются ли усилия, которые идут в неправильном направлении; правильно ли используются полученные знания; выполняют ли сотрудники слишком много задач, не связанных с их работой; все ли достаточно загружены работой; равномерно ли распределяется работа.

В некоторых условиях желательно выбирать для совершенствования важную работу, такую, которая связана с большим объемом или трудной техникой выполнения и поэтому дает возможность для значительного её упрощения. Этот отбор делает возможным получать более ощутимые выгоды в результате совершенствования отобранной работы и совершенствовать работу на других участках, что возможно и не поддается измерению. Поддающиеся измерению улучшения имеют большое значение, поскольку показывают руководству результаты совершенствования методов. Все улучшения приносят пользу как руководству, так и персоналу.

— Разделите работу на ряд этапов. Нанесите на схему детали отобранной работы (или работ) или метода с тем, чтобы можно было тщательно изучить все детали. Схема последовательности выполнения операций, содержащая отдельные этапы работы, часто сразу же показывает вещи, которые можно улучшить.

— Подвергните сомнению каждую деталь. Задайте вопрос о каждом аспекте работы с тем, чтобы оспорить каждую деталь:

1. Ч Т О сделано? ЗАЧЕМ сделано?

2. ГДЕ сделано? ПОЧЕМУ сделано именно там? ГДЕ должно быть сделано?

3. КОГДА сделано? ПОЧЕМУ сделано именно тогда? КОГДА должно быть сделано?

4. КТО делает? ПОЧЕМУ делает данное лицо? КТО должен делать?

5. КАК сделано? ПОЧЕМУ сделано таким образом? КАК должно быть сделано?

Сконцентрируйте внимание на фактах, причинах и обоснованиях, а не на мнениях, воздействиях и оправданиях. Если вопросы проверяются по схеме, ничто не ускользнет при выяснении фактов.

— Разработайте лучший метод. Конечный результат разбивки, составления схемы и постановки вопросов должен привести к совершенствованию методов работы, ликвидации ненужных элементов и, возможно, к объединению других. Новый метод, по всей вероятности, следует сопоставить с основными научными принципами движений при рабочих процессах, которые перечисляются ниже.

— Примените этот новый метод. Перед его введением удостоверьтесь, что он эффективен и будет содействовать сокращению затрат. Не упускайте из виду воздействие на другие участки работы, которые либо обеспечивают ввод, либо используют получаемую информацию. Наитруднейшей проблемой может оказаться отношение людей. Если сотрудники, призванные внедрять новый метод, были проинформированы и все было сделано для обеспечения их сотрудничества и понимания, то это значит, что были сделаны первые шаги к созданию творческой обстановки. Не забудьте воздать должное тем, кто помогал. После того как произведены изменения, не допускайте, чтобы полученная в итоге экономия сошла на нет. Продолжайте применение нового метода.

Хотя роль экономии движений в производственном процессе конторы не так важна, как на предприятии, многие операции, например делопроизводство, перелистывание и печатание, представляют собой рабочий процесс, в котором обе руки должны быть использованы по возможности наилучшим образом. Ниже приводятся 20 основных принципов, пригодных для использования канцелярскими работниками:

1. Двигайте руками одновременно — начинайте работать и прекращайте работу одновременно обеими руками.

2. Балансируйте характер движений — применяйте симметричные движения в противоположном направлении.

3. Применяйте вращательные движения кисти — избегайте утомляющих движений верхней части руки.

4. Снимайте напряжение от работы — изменяйте характер движения, снимайте напряжение мышц.

5. Сохраняйте удобное место работы — производите всю работу в пределах дуги движений предплечья.

6. Придерживайтесь кругового хода движений — избегайте резких изменений направления движения.

7. Толкайте, а не носите — это экономит половину времени и усилий.

8. Удерживайте постоянное рабочее место — создавайте рабочие навыки, не допускайте блуждания глаз.

9. Группируйте в целях экономии на подготовке — объединяйте несколько предметов или дней в одну группу.

10. Помните, что ритм и автоматичность сокращают усталость и увеличивают производительность.

11. Помните, что педальные движения ногой облегчают нагрузку на руки при простых повторяющихся операциях.

12. Используйте удерживающие приспособления — это освобождает обе руки для полезных движений;

13. Упорядочите удаление мусора — сбрасывайте его в спусковой же лоб, чтобы сократить хождение.

14. Используйте образцы — определите риск, улучшите контроль за качеством.

15. Сократите расстояние для перевозок — приблизьте работу к месту использования.

16. Заранее подготовьте инструмент, принадлежности, ставя их в определенное положение; отберите их и закрепите; экономьте движения глаз.

17. Предварительно разложите рабочие документы — применяйте раскладочные машины, стеллажи, передаточные устройства.

18. Используйте чувство осязания — экономьте движения глаз. Вырабатывайте хорошие рабочие привычки.

19. Улучшите высоту рабочего места — попытайтесь применять приспособления, дающие возможность работать то сидя, то стоя, проверьте положение тела, когда сидите.

20. Улучшите рабочие условия — проверьте освещение, температуру, запыленность, шум, порядок и рабочее окружение.

Выполнение программы по улучшению систем и методов работы требует обдумывания и принятия решений, касающихся функций и процессов. Это относится ко всем программам независимо от их размеров, масштабов и места в системе организации работы в компании.

В компании, достаточно большой для того, чтобы позволить использование специалистов по системам, такая программа, вероятно, будет строго научной очень централизованной и охватывающей всю деятельность компании. За техническую сторону этой программы должны отвечать подготовленные специалисты. Однако люди во всех звеньях руководства должны ясно понимать, что вопросы совершенствования систем и методов работы являются важной частью процесса руководства, а следовательно, важной частью их работы.

Количество специалистов и отделов, занимающихся вопросами разработки систем и методов организации работы, под различными названиями и обозначениями увеличивается феноменальными темпами, особенно после второй мировой войны. Выражение системы и методы в настоящее время является прочно вошедшим в обиход термином, обозначающим область деятельности, которая является органической частью коммерческой жизни. Имеется немало доказательств того, что руководители высшего ранга в США видят значимость в термине системы и методы.

Колледжи и университеты, а также коммерческие организации расширили свои учебные планы подготовки специалистов по вопросам разработки систем. Свыше 100 высших учебных заведений имеют учебный курс по системам и методам или тесно связанным с этими предметами вопросам, например «Курс по технической разработке систем» в Академии военно-воздушных сил. С помощью своего «Курса систем и методов» и разнообразных семинаров по техническим и теоретическим вопросам Американская ассоциация по управлению дает как опытному управляющему, так и новичку в этой области возможность изучить искусство и средства научного планирования и анализа.

Что такое системы и методы?

Термин системы и методы определяют просто рак «организованный здравый смысл», а также как «вещи, которые делают специалисты по системам». Будучи полезным в качестве отправной точки, ни одно из этих определений не является в действительности удовлетворительным. Поскольку все люди обладают здравым смыслом, хотя, очевидно, и в различной степени, он не является исключительной принадлежностью специалистов по системам.

Кроме того, область деятельности по разработке систем и методов не является монополией специалистов по системам. Системы и методы представляют собой составную часть работы каждого управляющего независимо от его ранга. Ответственность за системы и методы, применяемые как в отношении себя, так и в отношении своих подчиненных, присуща работе каждого человека, который руководит, управляет и контролирует деятельность подчиненного. Начальники и управляющие на производстве, сталкиваясь с необходимостью выполнения заданий к данному сроку, редко имеют время на изучение систем и методов. Работа теоретически подготовленных и эрудированных специалистов по системам заключается в изучении, измерении и анализе систем и тем самым высвобождает руководителей производства для выполнения других обязанностей.

Терминология систем. Хотя специалист по системам стоит на прочной основе как член руководящей группы, терминология, применяемая для обозначения функций его или отдела, различна в разных компаниях. В некоторых компаниях термины система, процедуры и даже методы употребляются как синонимы. В течение трехлетнего изучения работ по вопросу о системах в различных, отобранных для этой цели компаниях исследователи сталкивались с терминами работа по системам и методам, работа по системам и работа по методам, причем в практике работы изучаемых компаний различий между этими терминами не делалось. При толковании функций систем и методов в своей компании молодой управляющий должен рассматривать применяемую терминологию исходя из практики.

При изучении функций систем и методов, однако, обычно проводится четкое различие в терминах. Ниже даются некоторые определения или идеи, которые помогут выяснить эти понятия и дать рабочие определения.

Роберт А. Могоуан, президент компании «Сэйфуэй Сторс», рассматривает систему как «серию функций, шагов или действий, имеющих целью достижение желаемого результата», а метод — как «детали отдельных действий системы». Джон У. Хаслет, руководитель отдела систем и методов компании «Шэлл Ойл», определяет системы и методы как «анализ политики, форм и оборудования корпорации в целях упрощения и стандартизации конторских операций».

Ричард Ф. Нойшел, директор компании «Маккинси», дает более детальное объяснение терминов:

1) Метод... последовательность канцелярских операций, обычно охватывающих нескольких человек в одном или нескольких подразделениях, применяемых для обеспечения единообразного выполнения повторяющихся коммерческих операций. Метод устанавливается либо в письменной форме, либо в силу привычки:

а) какая работа должна быть выполнена различными участниками;

б) кто участвует в этой работе;

в) когда должны быть осуществлены различные шаги в этом процессе, т. е. их порядок и сроки.

2. Канцелярские методы (или конторские процедуры) представляют собой ручные или механические способы, с помощью которых выполняются отдельные канцелярские операции. Эти способы определяют, какова цель работы и как она выполняется, кто и когда должен ее выполнять. Например, использование курьеров и пневматических труб является способом транспортировки документов...

3. Система — это сеть взаимосвязанных методов, разработанных по общей схеме основной деятельности компании.

Роль систем и методов. Системы и методы играют важную роль в руководстве бизнесом. Каждая повторяющаяся коммерческая операция начинается, осуществляется, контролируется и прекращается определенным методом. Ричард Ф. Нойшел говорит следующее о некоторых видах деятельности, осуществляемых повседневно на промышленном предприятии:

«Именно с помощью методов составления прогнозов и бюджета разрабатываются финансовые и оперативные планы; с помощью методов закупки обеспечивается материальное снабжение; с помощью методов найма и перевода набирается и используется рабочая сила; с помощью методов обработки заказов начинается производственный процесс и отгрузка готовых изделий из запасов; с помощью планирования производства, разработки графиков и сроков отгрузки координируется деятельность людей, использование материалов и машин; с помощью методов учета собирается, суммируется и сводится в отчеты информация, необходимая для контроля затрат, прибылей и имущества».

Остается вопрос: охватывает ли область систем и методов все системы и методы; включает ли она и системы физического труда, относящиеся к фабрике, цеху, ремонтным мастерским, способам (ручным или механическим), которые применяются при изготовлении, конструировании и эксплуатации вещей, а также при обращении с применяемыми частями и материалами, или же она должна ограничиваться системами и методами умственного труда, обычно отождествляемого с конторскими операциями, или, что возможно, более правильно, с административным руководством?

Отмечая, что область систем и методов «очень часто ограничивается как в отношении самой концепции, так и на практике областью умственной работы» независимо от того, выполняется ли она непосредственно в конторе, или в цехах, консультант по системам Вильям А. Гилл дает следующее объяснение:

«Основная причина этого, по-видимому, состоит в том, что начиная с конца XIX в. и особенно в XX в. организация и управление технологическими процессами производства установились довольно хорошо и в обычном представлении ассоциируются с цехом или фабрикой или с тем, что описывается как системы и методы физического труда. С другой стороны, наука о технике организации и управлении предприятием, которая существует значительно меньший период времени, обычно ассоциируется с системами и методами умственного труда... Большой рост интереса к области систем и методов, относящейся к умственному труду, произошел за значительно более короткий промежуток времени, чем это было в сфере физического труда.

Наш опыт на сегодняшний день в масштабах страны в области систем и методов вряд ли достаточен для того, чтобы позволить установить точные границы между их применением в области умственного и физического труда... Однако... разработка и осуществление программ по улучшению систем и методов, независимо от их масштабов и места, занимаемого ими в функциональной структуре организации, вызывают необходимость задумываться и принимать решения по разграничению программ, относящихся к умственному и физическому труду».

Бизнесмен Роберт А. Магоуан также считает, что сфера деятельности, в которую могут сделать свой вклад системы и методы, не ограничивается так называемой конторой: «Необходимость систематического повышения эффективности работы делает отдел разработки систем и методов организации работы не только расчетной палатой для совершенствования практики конторской работы, методов учета и новых методов обработки данных. Он может быть и часто является ключом к проведению в жизнь мероприятия более широкой политики и требований руководства».

Сами специалисты по системам рассматривают свою работу именно в таком более широком смысле и значении. В брошюре «Политика и методы», выпущенной в сентябре 1956 г., Американская ассоциация по вопросам систем и методов (SPA) определяла работу над системами «как вид профессиональной административной работы, связанной с исследованиями, анализом, разработкой, решением проблем и оказанием помощи руководству в следующих областях»: организация анализа и планирования; анализ, упрощение или внедрение оперативных систем и методов; упрощение работы; хронометраж и разработка стимулов к работе обычно в сфере канцелярского или «конторского» труда; составление справочников и инструкций по методам работы; анализ, разработка и контроль форм; руководство отчетностью; планирование и контроль использования помещений и оборудования; анализ и контроль за отчетами, а также оценка, выбор и стандартизация оборудования.

Дерек В. Бекер из отдела конторских систем и методов компании канадских национальных железных дорог объясняет появление специалистов по системам и методам следующим образом: они «были рождены для бизнеса и промышленности, как специалисты в области научных методов решения коммерческих проблем. Они были рождены необходимостью, вызванной растущей сложностью коммерческой деятельности и ее громадным объемом в наше время». Значение научного метода руководства, как отмечает этот автор, непрерывно возрастает.

Ричардом Ф. Нойшелом приводятся три убедительных аргумента в отношении важности и роста интереса к системам и методам. Во-первых, существует постоянный рост размеров и сложности самих коммерческих организаций. Столкнувшись с децентрализацией, диверсификацией и слиянием предприятий, управляющие «стали все больше осознавать роль, которую могут играть в современном руководстве коммерческой деятельностью хорошо продуманные системы и методы. Они пришли к признанию того, что за жалобами клиентов, отсутствием контроля, плохим осуществлением политики, а также за конфликтами между отделами почти обязательно стоят громоздкие, недостаточные или излишние системы и методы».

Отдел систем и методов

Организационный справочник одной из ведущих корпораций перечисляет кратко функции отдела разработки систем и методов следующим образом: 1) выработка политики в отношении обработки данных; 2) разработка методов передачи информации; 3) установление норм канцелярской работы и 4) участие в организационном планировании.

Рис. 39 представляет собой схему организации отдела разработки систем и методов Керфоттского филиала компании «Дженерал пресижен». Размер отдела и объем работы зависят от характера коммерческой деятельности компании. В филиале в Керфотте, который выпускает точные электромеханические инструменты и детали, большой удельный вес занимают специалисты и канцелярские служащие. На предприятиях компании, находящихся в различных местах, работает около 7 тыс. человек.

Руководитель отдела подчинен контролеру. Он является также главой комитета по выработке политики в области систем обработки данных, функции которого будут разъяснены ниже. Деятельность отдела распределена между четырьмя подразделениями, подчиненными управляющему. Среди них есть подразделение, занимающееся общими вопросами улучшения руководства, такими, например, как изучение политики корпорации и отделов, функций организации и всей программы совершенствования канцелярской работы.

В программу совершенствования канцелярской работы входит метод ПЕРТ (программа планирования и контроля). Этот метод был специально разработан в середине 50-х годов для ускорения освоения системы ракеты «Поларис» и ему приписывают сокращение на два года сроков выполнения этой программы. Хотя эта система была предназначена для военных целей, вскоре оказалось, что она вполне применима для коммерческих целей и была принята промышленностью. ПЕРТ в основном включает разработку одновременных и взаимосвязанных программ, сроков выполнения работ по многим компонентам и процессам, входящим в проект и основанным на имеющихся оптимальных расчетах. Полученные факты вводятся в вычислительную машину, которая прослеживает ряд последовательных критических шагов или операций, задержка любой из которых может отодвинуть запланированное завершение работы.

Основы организации. В основе эффективного функционирования систем и методов лежит ряд принципов и составных элементов.

Отдел или управление должны строиться в соответствии с особенностями отдельных компаний. Не только организационная структура, но и подход к их созданию должны увязываться с конкретной обстановкой, существующей в компании. Среди вопросов, которые необходимо рассмотреть, количество и категории служащих, организационная структура компании, вид выпускаемой продукции, методы снабжения и т. д.

С выполнением целей и изменением условий построение, или структура, отдела систем и методов может нуждаться в изменениях. Без таких необходимых изменений деятельность отдела не будет поспевать за развитием компании в целом. Плановики должны предусматривать изменения. Они должны также меньше всего думать о том, как организация отдела выглядит на бумаге, но принимать во внимание, как он выполняет свои функции.

При планировании организации отдела систем следует предусмотреть преемственность персонала, программ и планирования работ. Хотя гибкость имеет исключительное значение, а задачи необходимо всегда увязывать с меняющимися потребностями, не должно быть дерганий, всевозможных расширений и новых программ во время кризиса. Одна из главных задач специалиста по системе состоит в том; чтобы обеспечить высшее руководство информацией и помощью, необходимой для предупреждения кризисов.

Сотрудники этих отделов должны знать точку зрения высшего руководства, т. е. отличительной чертой их подхода должен быть упор на задачи предприятия в целом. «Это, — говорит Ричард Ф. Нойшел, — представляет собой то, что наиболее ясно отличает мужчин от мальчиков». Но в то же время специалист по анализу систем может быть призван и для того, чтобы «ликвидировать пожар» (найти решение для создавшегося положения или обычно небольшой проблемы до того, как она выйдет из-под контроля) или заняться вопросом, который ограничивается или кажется, что ограничивается, только одной стороной коммерческой деятельности предприятия.

Специалист по анализу систем, подходящий к делу с позиций высшего руководства, всегда будет иметь в виду деятельность предприятия в целом. Он постоянно будет задавать себе такие вопросы, как: свойственна ли данная проблема только этой области или она связана с условиями и требованиями других областей деятельности или других отделов; не вызывает ли данное решение возникновения новой проблемы в другом месте? Это связано со следующим вопросом, поскольку место отдела в аппарате компании определяет, по крайней мере частично, подход, которого придерживается специалист по анализу.

Отдел разработки систем и методов является административным подразделением компании, созданным для консультаций, совета и помощи руководству в развитии конкурентоспособности, устойчивого положения и длительной рентабельности компании. Как уже говорилось ранее, все административные подразделения хотят быть на виду у высшего руководства. Отделы разработки систем и методов должны подчиняться и обычно подчиняются руководителю, входящему в высшую иерархию руководства. Для этого имеются основания. Работа этого отдела затрагивает сферу деятельности других подразделений, проникает во все функции корпорации, а специалисты по системам, подобно другим административным работникам, знают, что ореол вице-президента имеет большое значение во взаимоотношениях с лицами, на которых не действуют ни доводы, ни убеждения.

Во многих компаниях вопросы разработки систем и методов включаются в компетенцию финансового подразделения, как это имеет место в Керфоттском филиале. Поскольку многие работы, которыми занимается отдел разработки систем, относятся к финансовой деятельности, подчинение руководителя по системам главному должностному лицу в области финансов является логичным. Это оказалось очень подходящим в компаниях, где должностное лицо, отвечающее за финансовые вопросы, подходит к делу с общих позиций руководства, а не только с точки зрения учета и финансов.

В других компаниях вопросами систем и методов занимается сектор, входящий в отдел, возглавляемый в некоторых компаниях вице-президентом, отвечающим за административные или управленческие службы, т. е. руководителем, в сферу обязанностей которого иногда включаются и финансы. В ряде компаний вопросы систем и методов подчинены генеральному директору.

Некоторые компании имеют централизованное подразделение по системам и методам, которое обслуживает всю компанию. Другие включают специалистов по анализу систем в штаты различных отделов. Такие специалисты по системам, включенные в штаты отделов, работают по программам и методам, касающимся только соответствующих отделов, или по программам и методам, которые координируются в общем плане небольшой центральной консультативной группой. Основное преимущество децентрализованной системы состоит в том, что специалист по анализу систем имеет возможность ознакомиться с повседневной деятельностью и операциями в определенном отделе или в определенной области и оперативно уделять внимание возникающим проблемам. Главное преимущество централизованного подразделения состоит в том, что оно разрабатывает проблемы, часто касающиеся деятельности всех подразделений. Однако основной принцип состоит в том, что рассматриваемое подразделение и характер его функций должны определяться индивидуальными нуждами данной компании.

Откуда возникают проекты. Как отмечает Гибз Меерс, работающий с 1956 г. руководителем отдела в филиале компании в Керфотте, проекты, над которыми работает его отдел разработки систем и методов, возникают из четырех источников.

Во-первых, вспыхивают «пожары», которые всегда будет тушить отдел. Случаются какие-то перебои в установленном порядке деятельности или всплывают какие-то новые факторы, выбивающие из колеи увязанную в общем комплексе работы операцию.

Во-вторых, проекты возникают по указаниям руководства, например, в результате разработки новой политики, изменения организационной структуры, появления дополнительной деятельности или больших усилий по сокращению затрат. «Отдел разработки систем в развивающейся компании может ожидать, что часть его усилий будет направлена на выполнение проектов, указанных руководством». Начальник отдела разработки систем, поддерживающий хорошую связь с руководством, «может обычно заранее определять свои потребности, для того чтобы обеспечить выполнение ожидаемой работы необходимыми людьми».

Третьим источником являются предложения отделов. Эти предложения, обычно не носящие характера директив, должны оцениваться, и по ним должны быть даны рекомендации. В Керфоттском филиале это делается не только группой по системам, но и комитетом по выработке политики в области систем обработки данных, как это будет объяснено ниже. «Эти предложения управлений могут иногда создать для неискушенного в системах работника трудности, особенно когда они скрывают попытку получить от отдела разработки систем санкцию на сомнительное изменение или использовать группу разработки систем в качестве орудия борьбы за власть между отделами. Однако некоторые из этих предложений имели большие достоинства и явились началом широких улучшений в операциях всей компании».

Четвертым источником являются собственные идеи отдела разработки систем для обеспечения успеха компании. Каждый специалист по системам думает о том, какой из новых методов, процессов и типов оборудования является перспективным. Вполне вероятно, что он задумал и разработал широкий комплексный план унификации и, возможно, даже общую программу системы для компании. То, что у него в плане, он разбил на разделы и этапы выполнения, повысив тем самым вероятность принятия этого плана руководством. К этому Меерс мог бы добавить, что эта работа выполняется в рабочее время, поскольку разработка одного серьезного проекта, направленного на совершенствование систем, может потребовать от специалистов по анализу систем 6 человеко-месяцев или больше времени.

В Керфоттском филиале функции комитета по выработке политики в области систем обработки данных заключаются в том, что он является координирующим органом между отделом разработки систем и методов, подразделениями, занимающимися обработкой данных, высшим руководством и персоналом оперативных и административных подразделений. Заместителем председателя является заведующий обработкой данных, остальными членами комитета являются контролер, заведующий обработкой данных с помощью электронно-вычислительных машин и ряд других специалистов по анализу отдела разработки систем и методов, а также квалифицированные начальники других отделов. Специалист по анализу, который изучил предложенный проект, дает предварительное заключение, объясняет, как он увязывается с общей системой выполнения операций, каковы по его расчетам будут затраты и как можно распределить его осуществление по времени. Автор проекта имеет возможность объяснить свое предложение — почему оно необходимо и ожидаемые выгоды. Некоторые предложения имеют большие достоинства, в то время как другие назрели или несвоевременны. Если даже автора предложения убедят взять проект обратно, он обычно чувствует себя удовлетворенным тем, что его внимательно выслушали.

Комитет по выработке политики в области систем обработки данных не только рассматривает различные предложения, но и поддерживает усилия по совершенствованию комплексной обработки информации и механизации, когда они могут оказаться полезными для операций компании, а также следит за ходом внедрения одобренных предложений.

Что делают специалисты по системам?

В 1959 г. Ассоциация по системам и методам произвела обследование 1150 компаний, которое показало, что специалисты по системам и методам выполняли следующую работу.

Виды деятельности

Процент компаний, выполнявших эту работу

Составление справочников по работе

84

Контроль форм

83

Упрощение работы

79

Комплексная обработка информации (КОИ)

74

Контроль за оборудованием

61

Руководство учетом

59

Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин (ЭОД)

57

Анализ организационной структуры

52

Планировка размещения

49

Учет работы

49

Организация ревизий

25

Исследование операций

17

Если компания имеет подразделение по разработке систем и методов, это не значит, что сотрудники других отделов не должны ничего знать о работе по системам и методам и заботиться об областях деятельности, которые можно усовершенствовать. Специалисты по анализу систем не могут охватить всех деталей организации и определенных сфер деятельности; например, считают, что некоторые аспекты вопросов об упрощении работы обычно находятся в компетенции персонала соответствующих отделов. В некоторых компаниях оперативные отделы, не имея собственного специального персонала, сами отвечают за осуществление программы и проектов по улучшению руководства; координируется это небольшой центральной консультативной группой.

Ряд перечисленных видов деятельности описан в других главах этой книги, например комплексная обработка информации и обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин — в гл. VI, планировка размещения (конторы)—в гл. VII и исследование операций — в гл. XIII.

Упрощайте работу. В основном существуют два метода или подхода к упрощению канцелярской или конторской работы. Один, определяемый как революционный подход к конторской работе, ведет к разрыву с привычками и традициями в целях создания максимально возможной экономичной системы учета. До введения подобной системы необходимы тщательное изучение и анализ систем специально подготовленными лицами, которые являются экспертами или консультантами по системам и методам. Хотя эти эксперты не игнорируют существующие системы и организацию работы, они изучают их прежде всего для того, чтобы получить точную информацию, необходимую для осуществления коммерческой деятельности, для разработки организационной структуры и политики, а также для установления практики, при которой требующаяся информация поступала бы нужному лицу в нужное время и при наименьших затратах. Фактически отход от привычек и традиций редко бывает полным, поскольку многие компании «удовлетворяются» комплексной обработкой информации или обработкой данных с помощью электронно-вычислительной машины на функциональной основе. Успех такого подхода требует поддержки во всех звеньях руководства и всех сотрудников, но он отличается от простого подхода к упрощению методов работы так же, как всеобъемлющее изучение систем и методов отличается от улучшений по собственному почину, осуществляемых руководителями и рядовыми сотрудниками.

Простой подход к упрощению методов работы также требует изучения организации работы, методов и политики. Его назначение состоит в том, чтобы ликвидировать дублирующуюся, неапробированную или бесполезную информацию, исключить ненужные и улучшить соответствующие операции и последовательность выполнения работы. Этот подход «совершенствует канцелярскую работу постепенно, от случая к случаю; Здесь требуется постоянное искоренение привычных, устаревших методов».

Программа по упрощению методов работы не является сферой деятельности эксперта и подготовленного специалиста по системам и методам. Столкнувшись с огромным числом запросов по проектам, руководитель отдела разработки систем и методов должен определить очередность выполнения работ. В большинстве компаний он и его отдел должны заниматься прежде всего обследованиями, предпринимаемыми для улучшения общих методов, влияющих на основные работы и межуправленческие функции. Ему просто невозможно заниматься всеми методами, имеющими значение только внутри отделов.

Основным человеком «у руля», ответственным за выполнение программы упрощения методов работы на различных рабочих местах, является непосредственный начальник. Во многих компаниях программы подготовки таких начальников включают изучение способов упрощения методов работы. Эту программу следует проводить людям, способным вдохновлять обучаемых. Обсуждения должны быть частично посвящены текущим проблемам, стоящими перед сотрудниками, подчиненными этим начальникам. Обучающиеся должны получить опыт подготовки и использования схем последовательности выполнения операций и другого материала для анализа. Некоторые компании установили, что разработанная система рассмотрения предложений поощряет рядовых сотрудников вносить предложения, направленные на совершенствование и упрощение методов их работы.

Знание техники выполнения работы необходимо для того, чтобы перейти к более простым методам ее выполнения. Здраво подходите к этой технике выполнения повседневных операций, чтобы найти лучший, более быстрый способ выполнения поставленных задач. Ниже приводится пять этапов, через которые обычно проходит работа по упрощению методов выполнения операций:

— Отберите работу, подлежащую усовершенствованию. Для того чтобы помочь отобрать такую конторскую работу, которая открывала бы пути для достижения лучших результатов, Джон Е. Гердинг, консультант по контролю управления фирмы «Пит, Марвик, Митчел и КО», предлагает получать от каждого сотрудника список тех задач, которые он выполняет. Сведите их на листах распределения работы, затем выясните следующие вопросы: какая работа занимает большую часть времени; имеются ли усилия, которые идут в неправильном направлении; правильно ли используются полученные знания; выполняют ли сотрудники слишком много задач, не связанных с их работой; все ли достаточно загружены работой; равномерно ли распределяется работа.

В некоторых условиях желательно выбирать для совершенствования важную работу, такую, которая связана с большим объемом или трудной техникой выполнения и поэтому дает возможность для значительного её упрощения. Этот отбор делает возможным получать более ощутимые выгоды в результате совершенствования отобранной работы и совершенствовать работу на других участках, что возможно и не поддается измерению. Поддающиеся измерению улучшения имеют большое значение, поскольку показывают руководству результаты совершенствования методов. Все улучшения приносят пользу как руководству, так и персоналу.

— Разделите работу на ряд этапов. Нанесите на схему детали отобранной работы (или работ) или метода с тем, чтобы можно было тщательно изучить все детали. Схема последовательности выполнения операций, содержащая отдельные этапы работы, часто сразу же показывает вещи, которые можно улучшить.

— Подвергните сомнению каждую деталь. Задайте вопрос о каждом аспекте работы с тем, чтобы оспорить каждую деталь:

1. Ч Т О сделано? ЗАЧЕМ сделано?

2. ГДЕ сделано? ПОЧЕМУ сделано именно там? ГДЕ должно быть сделано?

3. КОГДА сделано? ПОЧЕМУ сделано именно тогда? КОГДА должно быть сделано?

4. КТО делает? ПОЧЕМУ делает данное лицо? КТО должен делать?

5. КАК сделано? ПОЧЕМУ сделано таким образом? КАК должно быть сделано?

Сконцентрируйте внимание на фактах, причинах и обоснованиях, а не на мнениях, воздействиях и оправданиях. Если вопросы проверяются по схеме, ничто не ускользнет при выяснении фактов.

— Разработайте лучший метод. Конечный результат разбивки, составления схемы и постановки вопросов должен привести к совершенствованию методов работы, ликвидации ненужных элементов и, возможно, к объединению других. Новый метод, по всей вероятности, следует сопоставить с основными научными принципами движений при рабочих процессах, которые перечисляются ниже.

— Примените этот новый метод. Перед его введением удостоверьтесь, что он эффективен и будет содействовать сокращению затрат. Не упускайте из виду воздействие на другие участки работы, которые либо обеспечивают ввод, либо используют получаемую информацию. Наитруднейшей проблемой может оказаться отношение людей. Если сотрудники, призванные внедрять новый метод, были проинформированы и все было сделано для обеспечения их сотрудничества и понимания, то это значит, что были сделаны первые шаги к созданию творческой обстановки. Не забудьте воздать должное тем, кто помогал. После того как произведены изменения, не допускайте, чтобы полученная в итоге экономия сошла на нет. Продолжайте применение нового метода.

Хотя роль экономии движений в производственном процессе конторы не так важна, как на предприятии, многие операции, например делопроизводство, перелистывание и печатание, представляют собой рабочий процесс, в котором обе руки должны быть использованы по возможности наилучшим образом. Ниже приводятся 20 основных принципов, пригодных для использования канцелярскими работниками:

1. Двигайте руками одновременно — начинайте работать и прекращайте работу одновременно обеими руками.

2. Балансируйте характер движений — применяйте симметричные движения в противоположном направлении.

3. Применяйте вращательные движения кисти — избегайте утомляющих движений верхней части руки.

4. Снимайте напряжение от работы — изменяйте характер движения, снимайте напряжение мышц.

5. Сохраняйте удобное место работы — производите всю работу в пределах дуги движений предплечья.

6. Придерживайтесь кругового хода движений — избегайте резких изменений направления движения.

7. Толкайте, а не носите — это экономит половину времени и усилий.

8. Удерживайте постоянное рабочее место — создавайте рабочие навыки, не допускайте блуждания глаз.

9. Группируйте в целях экономии на подготовке — объединяйте несколько предметов или дней в одну группу.

10. Помните, что ритм и автоматичность сокращают усталость и увеличивают производительность.

11. Помните, что педальные движения ногой облегчают нагрузку на руки при простых повторяющихся операциях.

12. Используйте удерживающие приспособления — это освобождает обе руки для полезных движений;

13. Упорядочите удаление мусора — сбрасывайте его в спусковой же лоб, чтобы сократить хождение.

14. Используйте образцы — определите риск, улучшите контроль за качеством.

15. Сократите расстояние для перевозок — приблизьте работу к месту использования.

16. Заранее подготовьте инструмент, принадлежности, ставя их в определенное положение; отберите их и закрепите; экономьте движения глаз.

17. Предварительно разложите рабочие документы — применяйте раскладочные машины, стеллажи, передаточные устройства.

18. Используйте чувство осязания — экономьте движения глаз. Вырабатывайте хорошие рабочие привычки.

19. Улучшите высоту рабочего места — попытайтесь применять приспособления, дающие возможность работать то сидя, то стоя, проверьте положение тела, когда сидите.

20. Улучшите рабочие условия — проверьте освещение, температуру, запыленность, шум, порядок и рабочее окружение.

Выполнение программы по улучшению систем и методов работы требует обдумывания и принятия решений, касающихся функций и процессов. Это относится ко всем программам независимо от их размеров, масштабов и места в системе организации работы в компании.

В компании, достаточно большой для того, чтобы позволить использование специалистов по системам, такая программа, вероятно, будет строго научной очень централизованной и охватывающей всю деятельность компании. За техническую сторону этой программы должны отвечать подготовленные специалисты. Однако люди во всех звеньях руководства должны ясно понимать, что вопросы совершенствования систем и методов работы являются важной частью процесса руководства, а следовательно, важной частью их работы.